Бухгалтерский учет движения денежных средств

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендии, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера -5 дней).

В рассматриваемой нами организацией касса не имеет специального помещения. Работу кассира выполняет главный бухгалтер.

Основные документы  по учету кассовых операций:

• договор о полной индивидуальной ответственности кассира;  (Приложение 1)
• приходный кассовый ордер (форма № КО-1); (Приложение 2)
• расходный кассовый ордер (форма № КО-2); (Приложение 3), (Приложение 4)
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3); (Приложение 14)
• расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49); (Приложение 5)
• платежная ведомость (форма № Т-53); (Приложение 6)
• кассовая заявка (форма № 408027);
• карточка депонента; (Приложение 7)
• авансовый отчет (форма № АО-1); (Приложение 8)
• доверенность (формы № М-2 и М-2а); (Приложение 9), (Приложение 10)
• объявление на взнос наличными (форма № 0402001);
• кассовая книга (форма № КО-4);
• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
• отчет кассира;
• справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);
• книга учета выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5);(В рассматриваемой нами организацией не ведется.)
• препроводительная ведомость к сумке с денежной выручкой (форма №0402006 );
• акт о проверке денежных средств кассы (форма № КМ-9);
• акт инвентаризации денежных средств в кассе (форма № ИНВ-15);
• инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16);
• кредитная карточка.

          Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные - руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

          Приходные кассовые ордера (Приложение 2) должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная цифрами и прописью, с выделением в том числе НДС; основание; подписи главного бухгалтера и кассира.

   Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (Приложение 3). Обязательными реквизитами расчетного кассового ордера (Приложение 4) являются: номер и дата составления документа; наименование организации; корреспондирующие счета; сумма цифрами и прописью; наименование юридического и физического лица, которому выданы денежные средства; основание выдачи денег; наименование и реквизиты документа, удовлетворяющего личность получателя, его подпись, а также подписи руководителя, главного бухгалтера и кассира.

 Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную  плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным (Приложение 6) или расчетно-платежным ведомостям (Приложение 5), подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность(Приложение 9, Приложение 10) остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Для учета  денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздатчикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплаченных Документов оформляются подписями.

По истечении  установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью (Приложение 5). Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №  »

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Для выдачи депонированной суммы заполняется  карточка депонента (Приложение 7).

Депонированные суммы  сдают в банк и на сданные суммы  составляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в  машинограмме «Вкладной лист журнала  регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

        Предприятие обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и описывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операции за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира. Если бухгалтерский учет ведется на персональном компьютере, то в конце финансового года кассовая книга и отчет кассира выводятся на бумажный носитель. Затем кассовая книга брошюруется в хронологическом порядке, шнуруется и опечатывается.

     Предприятия, реализующие товары населению, оформляют продажу через контрольную кассовую технику (ККТ) и фиксируют эти продажи дополнительно в журналах кассиров-операционистов данных машин.

В ЗАО «ПОТИСС» кассовую книгу ведут автоматизированным способом, при этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» (Приложение 12). Одновременно формируется машинограмма «Отчет кассира» (Приложение 13). Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера.

    Главной особенностью ведения и заполнения кассовых документов является то, что помарки в них не допускаются. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнутой одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью предприятия.

Хозяйственные операции по счёту «Касса» за 01.01.07 – 15.01.07 (Приложение 15)

Также обязательной процедурой является инвентаризация кассы. Она проводится в соответствии с приказом №49 Минфина РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций. Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.  
Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

• при смене кассира 
• при выявлении недостач и хищений
• перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях  сроки проведения инвентаризации устанавливает  руководитель организации в Приказе  о проведении инвентаризации, также  в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители  руководства, бухгалтерии, службы аудита). 
Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.  
По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки: 
Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка 
Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи 
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира

Бланками строгой отчетности являются: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

До начала проверки наличия  денежных средств и других ценностей  в кассе кассир составляет последний  кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные  документы, имеющиеся в кассе, которые  должны соответствовать типовым  унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым  осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким  ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.