Информационная база управленческого учета

Управленческий  учет в рамках дивизиональной структуры  замыкается в основном на внутрифирменных  подразделениях и подготовке специализированной информации для стратегического  менеджмента. Достоинством такой системы  управления является ее существенно  большая демократичность и ответственность  за принимаемые решения.[9, с 52]

При матричной системе управления функциональные подразделения наделяются максимумом прав и ответственности. Конечные производственные и сбытовые подразделения выступают  в качестве центров прибыли, функциональные отделы и промежуточные производственные подразделений рассматриваются как центы затрат, а каждый проект капитальных вложений учитывается  как центр инвестиций. Менеджеры  соответствующих подразделений  осуществляют контроль издержек и качества выполняемых работ, эффективности  использования трудовых, материальных и денежных ресурсов и, кроме того, контролируют расходы на содержание собственных отделов и служб.

При централизованной организации управленческого  учета и линейно-функциональной системе управления данные учета формируются и поступают прежде всего в службу контроллинга, производственную или управленческую бухгалтерию, которые  сообщают функциональным подразделениям лишь об отклонениях от нормального хода выполнения или работы по экономическим критериям, т.е. прежде всего по осуществленным затратам и полученным результатам. Специализированная служба занимается анализом информации управленческого учета, разрабатывает рекомендации и проекты решения по результатам такого анализа [6, с 62].

Одним из важных этапов организации бухгалтерского управленческого учета на предприятии  является выбор варианта ведения  учета на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управленческий учёт как информационная база в принятии управленческих решений на предприятиях

2.1. Информационная база управления учета

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования.

Цель  управленческого учета – обеспечить менеджеров информацией. К информации такого рода предъявляются иные требования, чем к информации, предназначенной  для внешних пользователей:

1. Адресность (конкретным адресатам в соответствии с их уровнем подготовленности и иерархии);
2. Оперативность (должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение);
3. Достаточность (в достаточном объеме для принятия на соответствующем уровне управленческого решения; не должно быть избыточной информации и отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу сведения);
4. Аналитичность (должна содержать данные текущего экспресс-анализа и предлагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами);
5. Гибкость и инициативность (должна обеспечиваться вся полнота информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций);
6. Полезность (привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия);
7. Достаточная экономичность (затраты по подготовке информации не должны быть больше экономического эффекта от ее использования).

В управленческом учете может быть использована неколичественная информация (слухи, результаты социальных опросов и т.п.) и количественная, которая в свою очередь может быть учетной и неучетной, т.е. документально обоснованной и нет. Для принятия оперативных управленческих решений может использоваться полная и неполная информация об объекте исследования.

В управленческом учете учетная информация занимает 20% - 30%; остальные – экономический  анализ (в финансовом учете соотношение 40% - 60%). Информация управленческого учета носит конфиденциальный характер[5, с. 59]. 

Задача  управленческого учета - полное отражение  всех хозяйственных операций предприятия, включая те, которые не отражаются в бухгалтерском учете, и предоставление руководству предприятия оперативного доступа к этой информации.

В управленческом учете, как правило, содержатся дополнительные данные обо  всех операциях, необходимые для  эффективного управления предприятием. Это позволяет быстро анализировать отдельные аспекты деятельности предприятия для принятия управленческих решений.

Управленческий  учет не регламентирован какими-либо правовыми актами и преследует только внутренние цели предприятия. Как следствие, учетная политика и план счетов управленческого  учета формируются предприятием таким образом, чтобы при минимуме затрат на ведение учета получить все необходимые руководству  данные. Тем не менее, при ведении  управленческого учета целесообразно  основывать учетную политику на МСФО или другом хорошо описанном и  удобном для предприятия стандарте  учета.

Управленческий  учет предназначен для оперативного доступа к информации при принятии управленческих решений. Система управленческого  учета - это, в первую очередь, рабочий  инструмент руководителя и только потом - бухгалтера.

Одна  из важных возможностей системы управленческого  учета - быстрый доступ к полным данным за несколько лет, а также сравнительный  анализ текущих результатов и  результатов прошлых периодов.

Разделение  бухгалтерского учета на финансовый и управленческий достаточно распространено. В основе классификации - несколько  ключевых положений.[7, с. 125]

Пользователи  информации, предоставляемой  учетом. Любая форма учета нужна для того, чтобы получить определенный объем информации в той или иной форме. Руководство предприятия заинтересовано в своевременных, кратких и понятных отчетах о стоимости их вложений, динамике общих финансовых показателей предприятия, текущих объемах прибыли. Налоговые службы хотят иметь сведения о начисленных налоговых платежах, правильности их начисления, в конце концов, об их уплате. Кредиторы хотят иметь доступ к информации о способности предприятия выполнить взятые на себя финансовые обязательства. Менеджеры помимо почти всего перечисленного нуждаются в информации, способной помочь им в принятии решений, контроле и регулировании управленческой деятельности. К такой информации, например, можно отнести продажные цены, уровень наценки, затраты на производство, спрос, рентабельность товаров, выпускаемых их предприятием и так далее.

Одной из возможностей для разделения пользователей  может быть их деление на внутренних и внешних, то есть пользователей  на предприятии, где проводится учет, и не входящих в состав данной организации. Таким образом, управленческий учет имеет целью обеспечить информацией  внутренних пользователей, а финансовый - внешних.[4, с. 18]

Точность  информации. Часто данные, предоставляемые управленческим учетом, должны быть выданы быстро, и вполне официально допускаются определенные погрешности в отчетах. Некоторые решения просто не могут откладываться до получения информации в полном объеме, и приблизительной информации вполне достаточно для их принятия.

Финансовые  отчеты, напротив, обязательно должны быть точными, поскольку от этого  зависит не только имидж предприятия, но в некоторых случаях и его благополучие. Таким образом, управленческий учет носит более приближенный характер, чем финансовый.

Масштабы  учета. В финансовом учете объектом учета является обычно вся организация. В фокусе же управленческого учета находятся, как правило, небольшие участки или сферы деятельности предприятия, например отдельные виды продукции, показатели разных зон или видов сбыта, поскольку именно на этих уровнях принимаются управленческие решения.[2, с. 58]

Принципы  учета. Внешние пользователи финансового учета требуют, чтобы отчеты были составлены на основе общепринятых норм учета, как правило, установленных законодательно. А в аспектах учета, используемых только внутри предприятия, можно выбрать те правила и процедуры учета, обработки и предоставления информации, которые наиболее приемлемы и полезны для принятия решений, не заботясь о соответствии их общепринятым нормам или юридическим требованиям.

Временная соотнесенность информации. Финансовые отчеты предоставляют информацию о произведенных хозяйственных операциях и свершившихся фактах. Управленческий учет включает в сферу интересов также прогнозы. Многие решения обращены к будущим событиям, поэтому управленцы нуждаются в предполагаемых показателях.

Периодичность. Детализированные финансовые отчеты составляются и предоставляются в определенные сроки, чаще всего ежеквартально или ежегодно. Информация же управленческого учета запрашивается администрацией так часто, насколько это необходимо: ежедневно, еженедельно, в некоторых случаях - ежечасно. [4, с. 43]

Таким образом, для реализации оптимального финансового управления предприятием целесообразно выделять центры формирования затрат с делением затрат на условно-постоянные (косвенные) и переменные (прямые). 

Механизм  формирования центров затрат для  управления себестоимостью на предприятии  позволит решить следующие задачи управления:

• получение оперативной информации по затратам каждого центра и его структурных единиц;
• анализ затрат в разрезе каждого центра;
• составление бюджета расходов на предприятии и прогнозирование затрат по центрам;
• получение оперативной информации для управления стоимостью, расчета объема продаж с заданной прибылью;
• согласование и увязка задач производства, управления и маркетинга на долгосрочной и краткосрочной основе;
• создание информационной базы для принятия управленческих решений по стратегии и тактике работы предприятия в условиях рынка. [3, с. 34]

2.2. Формирование информации в деятельности предприятия в целях принятия решений по закупкам

Процесс принятия управленческого решения о закупках товаров в России, а также в зарубежных странах включает в себя пять основных этапов.

Начальная фаза разработки управленческого решения связана с формулировкой проблемы, побуждающей фирму приобретать тот или иной товар: исчерпание производственных запасов; выход из строя оборудования по причине физического или морального износа; изменения в структуре и объемах материалопотребления по причине изменения параметров производственной программы.

На втором этапе происходит распределение компетенции между участниками "закупочного центра". Здесь, в зависимости от типа покупки, функция разработки решения закрепляется за соответствующим действующим лицом. Принцип распределения полномочий предполагает обязательный учет типа закупки. Общее правило состоит в том, что обычные покупки входят в компетенцию службы снабжения, разовые - производственно-технологической и инженерной службы, а уникальные относятся к компетенции руководителя.

Предметом третьего этапа разработки решения о закупке является анализ внутренних резервов предприятия и исследование внешней информации о конъюнктуре рынка соответствующего товара. Внутренние резервы фирмы в некоторых случаях позволяют решить проблему, сформулированную на первом этапе различными способами. Так, например, отдельные вопросы связаны с ремонтом вышедших из строя изделий, который в данном случае рассматривается, как альтернатива закупке нового оборудования.

В случае, когда необходимость приобретения товара признается безусловной, участники "закупочного центра" приступают к исследованию коммерческой информации. Источниками ее служат:

- представители фирм-продавцов (изготовителей и посредников);

- технический персонал  своей фирмы и других фирм;

- коммерческое руководство  и персонал служб закупок других  фирм;

- рекламные материалы  и статьи в прессе;

- специальные торговые  и промышленные каталоги товаров;

- торгово-промышленные  ассоциации (палаты и т.п.);

- перечни фирм изготовителей  и посредников.

Из приведенных выше источников информации особого внимания заслуживают на российских предприятиях представители по сбыту (продажам) фирм изготовителей и посредников. Их информация поступает к покупателю в наиболее полном виде и обычно без искажений, так как "сбытовик" более всего заинтересован в убеждении покупателя и может значительно пострадать, вводя клиента в заблуждение. В целом вся информация обязательно тестируется на достоверность и оценивается по стоимости и доступности. С целью снижения затрат по сбору коммерческих данных и облегчения доступа к ним некоторые продавцы объединяются в торгово-промышленные палаты. Для членов таких общественных организаций вся информация становится бесплатной, а, так как в основном она предоставляется этими же фирмами, то каждая из них стремится обеспечить максимальную достоверность сведений.

В процессе анализа информации о состоянии рынка важная роль отводится оценке вариантов закупки. Примерный перечень оценочных критериев, которыми при этом пользуются покупатели, включает в себя две группы характеристик. Первая из них концентрирует внимание на поставщике, вторая – на товаре. В основе выбора лежит принцип экономической целесообразности заключения сделки.

Общий перечень оценочных критериев выглядит следующим образом.

Характеристики фирмы-поставщика.

• Общая репутация поставщика товара.

• Финансовое положение поставщика.