Методика аудиторской проверки учета кассовых операций

Аудитору лучше всего сразу  после прибытия на место проверки провести инвентаризацию рублевых и  валютных остатков, ценных бумаг и  бланков строгой отчетности. Тогда  это будет внезапная ревизия  кассы с полным полистным пересчетом  всех денег и других наличных ценностей. Она производится в присутствии  кассира и главного бухгалтера предприятия. В случае отсутствия кого либо из них  (болен, в отпуске), касса опечатывается аудитором, чтобы не оставалось возможности покрытия недостачи денежной наличности, если таковая имела место.

     Результаты  ревизии оформляются специальным  актом, который подписывается  аудитором, кассиром и главным  бухгалтером. [12; с 25].

     В ходе проверки  операций с денежной наличностью  и ценными бумагами, хранящимися  в кассе, аудитор устанавливает,  соблюдаются ли сроки обычных  инвентаризаций кассы на предприятии,  которые предусмотрены руководством. Во всех случаях такие инвентаризации  должны проводится при смене кассира.

     Сопоставляя  балансовые данные по статье  «Касса» с главной книгой, журналом-ордером  по этому счету и кассовой  книгой, проверяющий анализирует соблюдение порядка ведения записей в кассовой книге и выполнение требований к ней. С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись на предприятии автоматизированным способом. Одна из целей аудиторского контроля – убедится в документальной обоснованности записей в кассовой книге. Они должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами. Последние бухгалтерия должна записывать в журнале регистрации ордеров, что, к сожалению, соблюдается не всюду. Отсутствие регистрации ордеров создает возможность для злоупотребления путем последующего уничтожения незарегистрированных документов. Часто именно таким способом возникают «неучтенные» деньги у представителей теневой экономики.

     Для подтверждения  полноты и своевременности оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, можно применить метод взаимного контроля, сравнивая суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Обе они должны совпадать. В случае расхождения делается сопоставление сумм по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости можно проверить непосредственно в банке.

     Самым внимательным  образом следует контролировать  полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Здесь недостаточно оприходования наличных денег, полученных из банка, сверять только с корешками чеков, их необходимо сопоставлять также и с выписками банка. Если обнаруживаются следы подчисток, исправлений, имеет место расхождения остатков, то аудитору нужно получить в банке копию выписки из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки. [11; с 233].

     Списание денег  в расход сверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам.  При этом полезно обращать  внимание на четкое оформление  документов. В частности, убедиться,  имеются ли расписки получателей,  погашены ли они штампом «Оплачено»  с указанием даты, нет ли на  них следов подчисток и исправлений. [11; с 234]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Нарушения учета операций  по кассе

Все нарушения учёта операций по кассе принято классифицировать в зависимости от формы вины ответственных  лиц и их должностного положения. Обычно различают такие виды нарушений, как прямое хищение, виновное неоприходование поступивших средств с последующим их присвоением, хищения денежных средств, маскируемого расписками должностных лиц, излишнее списание денежных средств, присвоение сумм, начисленным третьим лицам, расчёты наличными средствами в нарушение положений об их максимально допустимой величине и ошибки в учётных регистрах. Данная классификация имеет большое практическое значение, так как позволяет аудитору  применить процедуру, наилучшим образом подходящую для каждого конкретного случая нарушений.

 Рассмотрим эти процедуры  более подробно. [5; с 398]

1.Прямое хищение средств с предприятия помогает выявить инвентаризация наличных средств в кассе. Хищение может осуществлять как при помощи так называемых маскировочных приёмов (подписи и визы бухгалтерских работников, руководителей предприятия и их заместителей), так и без них. Обнаружению хищения денежных средств, маскируемого расписками должностных лиц и работников бухгалтерии, способствует проверка наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица, проверки наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя предприятия или уполномоченного лица; проверки наличия на расходных кассовых документах расписок получателей денег и устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившим этот факт своей распиской.

2.Факт неоприходования средств с последующим их присвоением устанавливается путём проверки чековой книжки организации на полноту содержащихся в ней данных и проверки полноты оприходования денежных средств в кассу предприятия, полученных из банка по чеку. Частными случаями виновного неоприходования является неоприходование и присвоение денежных сумм, поступивших от физических и юридических лиц по приходным ордерам и неоприходование денежных сумм, поступивших от юридических лиц по доверенностям. Данные факты могут быть подтверждены проверкой своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, а также проверки соответствия приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров и проверки правильности оприходования сумм по доверенностям.

3.Излишнее списание  денежных средств может быть установлено в ходе таких процедур, как проверка итогов кассовых отчетов, проверка полноты первичных приходных и расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира, проверка соответствия данных аналитического  и синтетического учета по расчетам с персоналом, проверка совпадения расходных кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации.

4.Для выявления  случаев присвоения сумм, законно  начисленных третьим организациям, аудитор применяет проверки соответствия  платежных реестров депонированным  суммам, проверки полноты и своевременности  сдачи в банк депонированных  сумм, проверки полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет, проверки соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов и проверки соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм.

5. ошибки и случаи  некорректного учёта кассовых  операций можно установить с помощью проверки соответствия совершённой бухгалтером записи, зафиксированной на первичных кассовых документах, фактическим информационным данным, содержащимся в журнале-ордере № 1 “Касса”.

     Контроль кассовых операций будет эффективным  лишь тогда, когда их подвергают многостороннему анализу. Выделим для этих целей ряд наиболее важных вопросов:

• использованы ли по своему целевому назначению полученные из банка на зарплату деньги, командировки и хозяйственные нужды, соответствуют ли остатки лимиту, установленному банком,
• насколько своевременно возвращаются в банк остатки денежных средств по не выданной заработной плате, сдается ли в банк выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории и другие поступления в кассу,
• нет ли случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенности,
• как подписываются расходные кассовые документы: только одним руководителем, только главным бухгалтером или на них стоят обе подписи,
• имеются ли случаи, когда руководитель и главный бухгалтер подписали незаполненные чеки и выдали их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке
• хранятся ли чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или  в нарушение действующего порядка хранятся непосредственно у кассира,
• есть ли и какова подлинность подписей должностных лиц и получателей денег на кассовых ордерах и других денежных документах,
• правильно ли корреспондируют счета бухгалтерского учета по кассовым документам,
• своевременно ли производятся депонирование невыплаченных сумм.  [5; с 406]

     Перечисленные формы  злоупотреблений не носят исчерпывающего  характера. Не может считаться  полностью решенным и вопрос  о методах раскрытия их. В каждом  конкретном случае требуется  учет обстановки работы и инициативный  подход ревизора к решению  возникающих проблем. 

 

3. Нормативно-правовое обеспечение и методика аудита кассовых операций

   Ведение учета кассовых операций, а также проведение аудиторской проверки осуществляется в соответствии с нормативными документами.

Основные объекты и  понятия, такие как синтетический  и аналитический учет, требования по оформлению первичных документов, находят отражение в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ [1]. В соответствии с законом все  хозяйственные операции, проводимые организацией должны оформляться первичными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет на предприятии.

 На основании Плана  счетов бухгалтерского учета  и его инструкции, учет должен  вестись в организациях всех  форм собственности, ведущих учет  методом двойной записи. В Плане  счетов приведены наименования  и номера синтетических счетов (счетов первого порядка) и  субсчетов (счетов второго порядка). На основе Плана счетов бухгалтерского  учета организация утверждает  рабочий план счетов бухгалтерского  учета, содержащий полный перечень  синтетических и аналитических  счетов, необходимых для ведения  бухгалтерского учета.

 В ходе проверки  кассовых операций аудитор должен  удостовериться в соблюдении  следующих законодательных и  нормативных актов: [8; с 394-395]

Таблица 1

№ п/п	Наименование документа	Кем, когда утвержден	Краткая характеристика
1	Закон РФ № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных расчетов с населением»	Президентом РФ Ельциным Б.Н. 18.06.93г. (ред. от 30.12.2001г.)	«Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций…»
2	Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации»  (ПБУ 4/99)	Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 06.07.99г. № 43н	«Настоящее Положение  устанавливает состав, содержание и  методические основы формирования бухгалтерской отчетности….»
3	Приказ Министерства финансов Российской Федерации  N 49                «Методические указания по     инвентаризации имущества и финансовых обязательств»	13 июня 1995 г. МИНФИН РФ Заместитель Министра С.Д.Шаталов	« Настоящие Методические указания устанавливают порядок  проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств…»
4	Письмо Центрального  банка России № 40 «Порядок ведения  кассовых операций в РФ»	Решением Совета директоров Центрального Банка России 22.09.93г.	Глава IV Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины « В сроки, установленные руководителем предприятия…»
5	Приложение к Приказу  ГНС РФ № ВГ-3-14 «Порядок регистрации  контрольно-кассовых машин в налоговых  органах»	22.06.95г. Государственная  налоговая служба  Российской  Федерации	« Настоящий Порядок регистрации  контрольно-кассовых машин в налоговых  органах (далее - Порядок) разработан в  соответствии с …»
6	Приложение к письму ГНС  РФ № НИ-6-07/152 «Методические рекомендации по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»	05.05.94г. Государственная  налоговая служба  Российской  Федерации	«Настоящие Методические рекомендации разработаны с целью  оказания помощи налоговым органам  в осуществлении контроля за…»
7	Постановление МФ РФ № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»	30.08.93г. Заместитель министра  финансов Российской Федерации П.В. Черноморд	«При денежных расчетах с  покупателями (клиентами) применяются  два типа кассовых машин…»
8	Указание ЦБ РФ № 1050-у  «Об установлении предельного размера  расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»	14.11.2001 г. ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РФ Председатель Банка России В.В.Геращенко	« Руководствуясь решением Совета директоров Банка России от 6 ноября 2001 г. (протокол N 25), установить в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей…»
9	Альбом унифицированных         форм первичной учетной документации по учету кассовых операций	Утверждено Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.98г.	«Альбом унифицированных  форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании…»
10	Альбом унифинцированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин	Утверждены Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132	«В настоящий альбом включены унифицированные формы первичной  учетной документации по учету денежных расчетов с населением …»

 

Аудиторы постоянно работают над тем, чтобы максимально сократить  время проверки, не снижая при этом ее качества, и, следовательно, не увеличивая аудиторский предпринимательский  риск.

Одним из наиболее эффективных  путей решения проблемы является выработка четкой методики проверки каждого раздела или участка  бухгалтерского учета Задача состоит  в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных  процедур (сами процедуры должны быть разработаны). При проведении проверки достаточно запросить у клиента  определенный набор документов и  учетных регистров и, следуя заранее  описанной процедуре, осуществлять проверку. [14; с 23]

Методики по различным  разделам учета должны разрабатываться  по единой схеме. Для проверки каждого  раздела бухгалтерского учета составляется методика, которая должна включать в себя:

1. Перечень основных нормативных  документов включает законы, положения  по бухгалтерскому учету, методические  указания, инструкции ГНС и др., которыми должен руководствоваться  аудитор при проверке соответствующего  раздела учета.

2. Описание альтернативных  учетных решений, выбор которых  предоставлен экономическому субъекту  Законом о бухгалтерском учете,  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности, отражаемых в учетной  политике. Предполагает описание  различных вариантов таких решений,  что позволит аудитору при  необходимости сравнить их с  вариантом, применяемым клиентом, и выполнить необходимый анализ  или дать рекомендации по улучшению  ведения учета.

3. Первичные документы  по разделу учета. Перечень первичных документов приводится по каждому разделу учету, что позволяет аудитору сделать вывод о состоянии этапа регистрации в первичном учете (применяются ли типовые формы первичных документов, как оформлены документы и др.).

4. Регистры синтетического  и аналитического учета и отчетность  представляют их описание для  соответствующих форм счетоводства (журнально-ордерный, мемориально-ордерный, журнальной формы, журнал-главная,  упрощенной и др.)  Наличие перечня  регистров позволяет аудитору  определить их соответствие у  клиента общепринятым и при  необходимости сделать соответствующие  рекомендации.

5. Классификатор возможных  нарушений содержит наиболее  часто встречающиеся нарушения  по соответствующим разделам  учета. Так, например, для аудиторской  проверки кассовых операций можно  предположить следующую классификацию  нарушений: прямое хищение, присвоение  поступивших денежных средств,  излишнее списание денег по  кассе и др.;