Механизмы учета денежных средств в программе "1С:ПРЕДПРИЯТИЕ"

Быстрое заполнение табличной части документа

Для быстрого ввода новых  документов используется механизм ввода на основании. При вводе на основании все возможные реквизиты нового документа будут автоматически заполнены на основании уже введенного документа.

Табличную часть  документа можно быстро заполнить с помощью подбора значений из справочника. При оформлении реализации пользователь может видеть количество и цену запрашиваемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Автоматическая  подстановка счетов учета 

При заполнении документов предусмотрено автоматическое заполнение:

счетов учета номенклатуры,

счетов расчетов с контрагентами.

Благодаря возможности автоматической подстановки значений в документы, можно разделить работу по учету движения товарно-материальных ценностей и расчетов с контрагентами между бухгалтерами и другими сотрудниками организации. Бухгалтеры осуществляют общее методическое руководство и контроль. Другие сотрудники, например сотрудники отдела материально-технического снабжения, вводят и заполняют документы. При этом проводки и прочие учетные записи формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами.

Для пользователей "1С:Бухгалтерии 8", которые не являются бухгалтерами, можно отключить отображение счетов в формах документах.

Пользователи, которым при  оформлении операций неудобно автоматически заполнять счета учета, могут быстро выбрать счет учета непосредственно в документе. Например, для выбора счета "41.01" достаточно набрать в поле выбора счета "4101".

Типовая операция предназначена  для облегчения ввода повторяющихся  операций. Типовая операция представляет собой шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок по бухгалтерскому и налоговому учету.

Пользователи могут создавать шаблоны типовых операций самостоятельно.

Иногда бухгалтеру может потребоваться ввести проводки в информационную базу вручную. На этот случай в конфигурации предусмотрен ручной ввод проводок. Этот способ отличается большой трудоемкостью, поэтому не рекомендуется к применению. При частом ручном вводе повторяющихся операций имеет смысл обратиться к альтернативам - использовать подходящий документ конфигурации или воспользоваться типовыми операциями.

 

2.2. Учет операций  с денежными средствами

Касса

Для регистрации  поступления наличных денежных средств  в кассу организации предназначен документ «Приходный кассовый ордер»: меню «Касса» – «Приходный кассовый ордер» или меню «Касса» – «Кассовые документы» (рисунок 1).

 

Рис.1. Приходный кассовый ордер

Этим документом отражаются следующие виды хозяйственных  операций:

Оплата от покупателя.

Оплата поставщику. Операция предназначена для отражения  денежных расчетов с поставщиком. Договор надо выбрать тот, в котором установлен вид «с поставщиком», «с комитентом» или «с комиссионером». При проведении документа будет определено состояние расчетов по договору и поступившая сумма автоматически разделится на аванс и оплату.

Возврат денежных средств покупателю. Данная операция используется при регистрации возврата денежных средств покупателю. Договор необходимо выбрать тот, у которого установлен вид «с покупателем», «с комитентом» или «с комиссионером».

Выдача денежных средств подотчетнику. Используется для регистрации выдачи наличных денежных средств под отчет.

Выплата заработной платы по ведомостям. Предназначена  для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы. В реквизитах платежа необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации», по которому выдаются денежные средства.

Выплата заработной платы работнику. Предназначена  для отражения расхода денежных средств на выдачу заработной платы  конкретному работнику. При этом в реквизитах платежа также необходимо указать документ вида «Зарплата к выплате организации».

Взнос наличными  в банк. Для регистрации взноса наличных средств па расчетный счет организации в коммерческом банке.

Расчеты по кредитам и займам с контрагентами. Для  отражения расхода наличных денежных средств по кредитам и займам. Выбираемый договор должен иметь вид «прочее».

Инкассация  денежных средств. Для регистрации  сдачи розничной выручки торговой точки на инкассацию.

Выплата депонированной заработной платы. Для отражения  выплаты депонированной зарплаты работникам. В реквизитах платежа указывается список работников и платежные ведомости, по которым была задепонирована зарплата.

Прочий расход денежных средств. В других случаях  используется операция «Прочий расход денежных средств».

Документ «Расходный кассовый ордер» можно распечатать в бумажном виде (унифицированная форма КО-2).

Для печати кассового  чека на возврат в документе «Расходный кассовый ордер» предназначена кнопка «Чек». При нажатии па кнопку «Чек»  программа запросит о проведении документа и при положительном ответе распечатает кассовый чек на ККМ.

Денежные расчеты  с подотчетными лицами отражаются описанными выше документами («Расходный кассовый ордер» и «Приходный кассовый ордер») с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.

При возврате задолженности (документ «Приходный кассовый ордер») дополнительно указывается документ, по которому были выданы денежные средства подотчетному лицу.

Другой способ погашения задолженности подотчетного лица – с помощью документа «Авансовый отчет» (меню «Касса» – «Авансовый отчет»).

В документе  «Авансовый отчет» на закладке «Авансы» указываются документы, по которым  выдавались денежные средства и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается. На остальных закладках определяется назначение потраченных подотчетным лицом сумм.

Данные, указанные  в разных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые  будут значиться и проводках  в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На закладке «Товары» указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника «номенклатура». При подстановке пользователем той или иной номенклатурной позиции из справочника «номенклатура» система автоматически вносит соответствующие счета для бухгалтерского и налогового учета номенклатуры и учета НДС по умолчанию.

Считается, что  перечисленные ТМЦ поступают  на склад, указанный в поле «склад»  в верхней части формы документа.

При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и  сумма НДС рассчитываются автоматически. Для того чтобы предприятие смогло принять сумму НДС к вычету, подотчетное лицо должно получить от продавца счет-фактуру. Сведения о полученных счетах-фактурах также указываются в записях табличной части закладки «Товары».

Если поступила  возвратная тара, то заполняется закладка «Тара». Возвратная тара представляет собой вид ТМЦ, требующий обособленного бухгалтерского учета.

Если подотчетное  лицо расплатилось с контрагентом, то в документе «Авансовый отчет» заполняется закладка «Оплата». На этой закладке указывается контрагент (выбирается из справочника «контрагенты») и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию.

При покупке товаров или оплате услуг подотчетным лицом можно заполнить закладку «прочее» и тем самым отнести стоимость услуг или товаров, например, на затраты предприятия.

В соответствующих  полях формы документа «Авансовый отчет» можно указать количество приложенных к авансовому отчету документов и общее число листов в них.

По кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму  авансового отчета (унифицированную  форму АО-1).

Для оформления доверенности подотчетному лицу на получение  материальных ценностей удобно использовать документ «Доверенность» (меню «Покупка» – «Доверенность»). Данный документ не отражается в бухгалтерском и налоговом учете.

В «1С: Бухгалтерии 8» кассовая книга является отчетной формой, в  которой отражаются все движения наличных денежных средств (меню «Касса» – «Кассовая книга»).

Пользователь  может распечатать бумажную отчетную форму, содержащую вкладные листы кассовой книги и отчеты кассира, для выбранной  организации и для произвольного  периода времени.

Действующий «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» обязывает кассира делать это ежедневно, поэтому кассиру организации правильно действовать следующим образом. В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает из «1С: Бухгалтерии 8» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу). Оба листа с приложением денежных документов кассир отдаст главному (старшему) бухгалтеру, тот подписывает вкладной лист и возвращает его кассиру. Собранные вкладные листы кассовой книги кассир подшивает в кассовую книгу в течение отчетного периода.

Важной особенностью кассовой книги является то, что  она строится единой для рублевых и валютных кассовых ордеров. В кассовую книгу также попадают записи о  переоценке наличных валютных средств.

Если в организации  ведется касса в валюте, то остатки  на начало и на конец будут показаны развернуто но каждой валюте.

Отчет «Журнал  регистрации кассовых документов» (меню «Касса» – «Журнал регистрации  кассовых документов») предназначен для формирования унифицированной формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Данный отчет формируется по организации, выбранной в настройках отчета за указанный период. Отчет формируется на основании всех записанных (кроме помеченных па удаление) кассовых документов (рисунок 2).

Для формирования отчета можно воспользоваться кнопкой  «Журнал регистрации» в журнале  кассовых документов (меню «Касса»  «Кассовые документы»).

 

Рис.2. Кассовые документы

Если кассовый документ оформлен в валюте, в графу «Сумма, руб. коп.» выводится сумма документа, пересчитанная в рубли по курсу на дату документа, отдельной строкой выводится валютная сумма, а в графе «Примечание» – валюта документа.

Если установлен флажок «Группировать по датам» то документы в отчете группируются по дням. Дополнительно выводятся итоговые суммы оборотов по документам на каждую дату.

На закладке «Журнал документов» выводится  непосредственно сам журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (по форме КО-3).

На закладке «Обложка» выводится обложка  журнала регистрации кассовых документов (по форме КО-3).

Банк

Сведения о  банковских счетах организаций хранятся в справочнике «Банковские счета». Для каждой организации определяется свой список банковских счетов. Ввод банковского счета можно произвести из списка организаций (меню «Предприятие» – «Организации») – для этого нужно выделить в списке соответствующую организации), нажать на кнопку «Перейти» формы списка и выбрать пункт меню «Банковские счета».

Откроется список банковских счетов организации, в который  можно добавить новый расчетный  счет организации.

В информационную базу вводятся следующие сведения о  банковском счете:

Вид счета. Вид  счета (расчетный, ссудный, депозитный или иной счет) указывается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.

Валюта. Валюта, в которой открыт расчетный счет. Может быть выбрана любая валюта, зафиксированная в справочнике  «Валюты».

Номер счета  – вводится номер счета в банке. При этом контролируется количество введенных символов: если длина номера счета отличается от 20 знаков, показывается предупреждающая надпись;

Банк. Из справочника  «Банки» (меню «Банк» – «Банки») выбирается наименование банка, в котором открыт банковский счет.

Банк – корреспондент (для непрямых расчетов) – в случае непрямых расчетов из справочника «Банки» выбирается наименование корреспондирующего банка.

Наименование. Заполняется наименованием расчетного счета юридического или физического  лица, которое будет выдаваться в различных списках и диалогах, когда требуется выбрать расчетный счет. При выборе банка в форме нового расчетного счета программа предложит наименование счета, которое будет содержать вид счета и название банка. Наименование банка может быть изменено пользователем.