Общие принципы организации и ведения учета с использованием автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета

1.3) К нормативной информацииотносятся нормы и нормативы, рассчитываемые при решении задач конструкторско-технологической подготовки производства. К ним относятся, например, подетальные нормы расхода материальных ресурсов, подетально-пооперационные нормы трудовых затрат. Кроме того, к этой информации относятся такие данные, как тарифные ставки, оклады, ставки отчислений во внебюджетные фонды от заработной платы, ставки налогообложения, адресные и банковские данные контрагентов предприятия и многие другие подобные данные, которые активно используются при решении задач учета. Значительный удельный вес нормативной информации приходится на задачи управленческого учета.

1.4) Аналитическая информациявозникает в процессе оценки показателей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия. На ее основе вырабатываются управленческие решения.

2) По отношению к информационной системе бухгалтерского учетаинформация подразделяется на входную и выходную.

2.1) Входнаяинформация по источникам поступления разделяется на внутреннюю и внешнюю информацию экономического объекта. Внутренняявключает первичную информацию, полученную в ходе повседневного оперативного учета при регистрации фактов производственно-хозяйственной деятельности, а также информацию других функциональных систем предприятия, например плановую, нормативную и разного рода справочную информацию.

2.2) Внешняя— информация о внешней среде, например различные директивы вышестоящей организации, информация от поставщиков и покупателей, информация банка, информация о ценах на продукцию на рынках сбыта и т.д. Если внешняя информация часто имеет вероятностный характер, она бывает противоречива, неполна и неточна, то внутренняя информация должна отличаться полнотой, точностью, достоверностью и своевременностью. Особо следует выделить информацию, содержащуюся в законодательных доку ментах, нормативных актах, инструкциях по бухгалтерскому учету. Такая информация не подлежит обработке, но бухгалтер руководствуется ею в своей работе, на нее опираются при разработке алгоритмов решения задач в АИС-БУ.

3) По отношению к процессам обработкивходная информация подразделяется на обрабатываемуюи необрабытываемую, т.е. ту, которая проходит «транзитом» через информационную систему учета, не используется и не обрабатывается ею, но содержится в поступающих документах. Такая информация встречается, как правило, в документах, которые используются не только бухгалтерией, но и другими функциональными службами.

4) Важным классификационным  признаком является стабильность соответствиис которым выделяется постоянная (условно-постоянная) и переменная информация.

4.1) Постоянная информацияне изменяется и многократно используется в течение длительного времени. Она может быть справочной, нормативной и плановой. Выделение ее важно для организации различных справочников, используемых при решении учетных задач, формировании первичных документов и отчетов.

4.2) Переменная информацияотражает количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Так, каждый зарегистрированный факт хозяйственной деятельности относится к переменной информации. Учетная информация должна соответствовать некоторым требованиям. Она должна быть достоверной и полной, актуальной и своевременной, достаточной и полезной. Первичная информация должна быть документально подтвержденной и юридически правильно оформленной. Последнее относится и к результатной выходной информации, представляемой в виде отчетов. Особые требования предъявляются к информации бухгалтерской отчетности, так как она используется многочисленными внешними и внутренними пользователями при принятии особо важных решений. Международными стандартами к этой информации предъявляются такие требования, как уместность (возможность оказывать влияние на экономические решения), понятность (доступность для понимания экономически подготовленными лицами), надежность (предполагает исключение существенных ошибок), сопоставимость (возможность сравнения с данными предшествующих периодов, либо данными аналогичных экономических субъектов).

1.3. Автоматизированное  рабочее место бухгалтера

Центральным звеном АИС-БУ являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии и учетных  работников низовых подразделений  предприятия — мест возникновения  первичной информации.

Автоматизированное  рабочее место бухгалтера (АРМ  бухгалтера) — это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью  АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

Компьютеры позволяют  решить и проблему автоматизации  документирования хозяйственных операций на основе создания АРМ служб первичного (оперативного) учета — АРМ СПУ. АРМ работника первичного учета  обеспечивает автоматизацию регистрации  всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию  в форме документов на машинных носителях. АРМ бухгалтера помимо персональной ЭВМ включает четыре основные компоненты:

• комплекс программ для обработки учетной информации;
• обучающую систему (гипертекстовую систему документации для пользователя; интегрированную систему подсказок; систему закладок, указателей и справок; систему примеров, систему контроля и обнаружения ошибок);
• сервисные средства настройки АРМ (алгоритмов расчетов, бухгалтерских и технологических параметров, устройств — принтера, модема, сканера, эргономики экранных форм и т.д.) и эксплуатации АРМ (классификаторы, генератор отчетных форм, администратор баз данных, инструментарий приема/передачи данных по каналам связи, копирования и сохранности данных, мониторинг — контроль за работой конкретных пользователей, часы, калькулятор);
• методическую и правовую поддержку АРМ.

АРМ в бухгалтерии могут  функционировать автономно или  в составе компьютерной сети. При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей. Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждое АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а вместе они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

1.4. Компьютерная  форма бухгалтерского учета

Компьютерный учет строится на тех же методических принципах, что и ручной учет — в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и другими нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета. Тем самым обеспечивается единство бухгалтерского учета вне зависимости от используемой формы. Несмотря на это компьютерный учет имеет свои специфические особенности, связанные технологией регистрации, накопления и обработки учетных данных и формированием бухгалтерской отчетности. Именно это позволяет говорить о компьютерной форме учета как особой форме счетоводства.

Существуют следующие  фундаментальные различия компьютерной и ручных форм учета.

1) Однократная  регистрация первичной информации.В ручном учете доминирует принцип многократной регистрации учетных данных (не путать с принципом двойной записи), когда бухгалтер заносит один и тот же показатель в разные журналы, книги, ведомости с разным уровнем обобщения показателей и способом их группировки. Такой подход категорически противоречит принципам построения компьютерных технологий, предполагающих такую организацию информационной системы, при которой любые данные вводятся однократно, но многократно используются за счет возможности автоматизации процедур преобразования и группирования их компьютером в соответствии с указаниями пользователя.

2) Унифицированный  способ обобщения учетной информации.В компьютерной форме учета счет является универсальным и достаточным регистром для обобщения учетной информации, позволяющим отказаться от каких-либо других накопительных регистров. Все остальные учетные регистры, присущие ручному учету, формируются программой автоматически на основе используемых в данной системе автоматизации моделей системы счетов, системы записей на счетах, аналитического учета, учетного цикла, технологии получения и способов представления выходной информации. Таким образом, функции ручного переноса хозяйственных операций из одного регистра в другой в целях накопления и систематизации бухгалтерских записей отпадают. Старые формы регистров заменяются новыми. Изменяется материальная основа, структура, форма учетных регистров. Они становятся более компактными и удобными для обзора на экране монитора, при печати. Вводится технология работы с интерактивными регистрами-отчетами.

3) Неограниченнаяаналитичность учета. При компьютерной форме учета отсутствуют принципиальные ограничения на возможность получения любой аналитической информации, в любом разрезе, с любой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Это обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных быстродействующими ЭВМ и хранения информации всех учетных периодов в единой, интегрированной базе данных. Конечно, данное свойство реализуется лишь потенциально и существенно зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при создании конкретной компьютерной системы. Однако уже сейчас гибкость получения аналитической информации в большинстве серьезных автоматизированных систем намного выше, чем при использовании ручных форм учета, в которых аналитические группировки предопределены самой формой.

4) Встроенные бухгалтерские  знания.В компьютерную форму учета встраиваются правила формирования тех или иных проводок по хозяйственным ситуациям, т.е. форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бухгалтерскими знаниями, которые определяют учетную политику предприятия. Это автоматизирует наиболее творческую процедуру реконструкции данных о хозяйственных операциях, отраженных в первичных документах, в бухгалтерские записи, а также гарантирует единообразие отображения однотипных операций. Кроме того, работа по идентификации большинства хозяйственных операций может быть передана менее квалифицированному учетному персоналу. Высококвалифицированные работники (главный бухгалтер, его заместитель или старший бухгалтер) контролируют этот процесс, а также принимают непосредственное участие в адаптации базы бухгалтерских знаний к специфике предприятия.

5) Автоматизация  регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода. Возможность по запросу рассчитать итоги оборотов и сальдо по счетам, выполнить процедуры закрытия отчетного периода, формировать внутренние отчеты и внешнюю отчетность, позволяют бухгалтеру в каждый момент времени контролировать важнейшие финансовые показатели работы предприятия, а также моделировать финансовые результаты в зависимости от варианта проведения той или иной хозяйственной операции.

6) Повышение достоверности  учетных данных.При обработке и обобщении учетных данных арифметические ошибки исключаются, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов. Ошибки могут появиться только при вводе данных или неверной технологии эксплуатации компьютерной системы. Однако внесение исправлений в исходные данные в рамках отчетного периода не представляет сложности, так как все данные отчетного периода доступны для исправления, а итоги могут быть пересчитаны в любой момент. Ограничения накладываются только на полномочия лиц, выполняющих эти корректировки.

7) Возможность  параллельного ведения учета  в нескольких различных стандартах.При использовании компьютерной формы бухгалтерского учета на базе одних и тех же однократно вводимых данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам: одной системы в соответствии с заявленной учетной политикой для составления внешней отчетности, а других — для целей внутреннего анализа хозяйственной деятельности.

2. Классификация автоматизированных  информационных систем бухгалтерского  учета. Подходы к классификации АИС-БУ

Известны два подхода  к классификации программного обеспечения  бухгалтерского учета. Это применение развернутых (многофакторных) и интегральных классификаций.

2.1. Развернутая (многофакторная) классификацияпрограммных средств АИС-БУ выделяет набор признаков, которые отражают отдельные стороны построения, адаптации и продвижения программных продуктов АИС-БУ. Это позволяет рассмотреть системы в разных аспектах, выявить их различия и сгруппировать в разрезе каждого выделенного признака. Набор таких признаков может быть достаточно велик, и чем их больше, тем более полным и разносторонним будет представление о системе автоматизации учета. Поэтому ниже выделены базовые признаки, в соответствии с которыми и проведена классификация программного обеспечения бухгалтерского учета. Детализированная классификация, учитывающая и раскрывающая все многообразие свойств, присущих программам, необходима не только разработчикам и исследователям программных средств, но, прежде всего, потенциальным пользователям-бухгалтерам. Именно эта классификация позволяет бухгалтеру понять концептуальные различия в построении программ, оценить их потребительские свойства и правильно определиться при их выборе.