Общие принципы организации и ведения учета с использованием автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета

 

Оглавление

 

Введение 3

1. Понятие автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета 7

1.1. Автоматизированная  информационная система бухгалтерского  учета в управлении экономическим  объектом 7

1.2. Структура  учетной информации 12

1.3. Автоматизированное  рабочее место бухгалтера 16

1.4. Компьютерная  форма бухгалтерского учета 19

2. Классификация автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета. Подходы к классификации АИС-БУ 23

2.1. Развернутая  (многофакторная) классификация 23

2.2. Интегральная  классификация АИС-БУ 29

3. Общие принципы организации и ведения учета с использованием автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета 33

3.1. Основные  виды объектов конфигурации 33

Заключение 42

Список используемой литературы 46

 

 

Введение

 

Любой экономический объект, под которым будем понимать предприятие, организацию, фирму, производственно-хозяйственная  и финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, является сложной, динамичной и управляемой системой.

Система – это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единой цели/целей.

Экономический объект, как  управляемая система включает объект и субъект управления. 
Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Целенаправленное воздействие  на объект управления, ведущее к  изменению, либо сохранению его состояния  обеспечивается управлением. Основными  функциями управления экономическим  объектом являются планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Выполнение функций управления возлагается на аппарат управления, включающий службы и отделы, выполняющие  отдельные функции: плановый отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, отдел  сбыта, снабжения и т.д. Совокупность взаимосвязанных органов, выполняющих  частные функции управления, определяет организационную структуру системы  управления. 
В системе управления экономическим объектом выделяются стратегический, тактический (функциональный) и оперативный уровни.

На стратегическом уровне вырабатываются решения, направленные на достижение целей долгосрочного  характера. Здесь определяются цели и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На этом уровне функция учета отсутствует. На тактическом (функциональном) уровне разрабатываются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и контролируется ход их выполнения. Значительная часть контрольных функций реализуется с помощью бухгалтерского учета, который использует данные оперативного (первичного) учета, группируя и обобщая их в требуемых разрезах. Применяя свои методы группировки и обобщения к данным оперативного учета, осуществляет свои функции статистический учет. Значительное место здесь отводится функциям и задачам анализа и регулирования. На оперативном уровне реализуются функции оперативного учета, позволяющего собрать первичную информацию обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Именно эта информация передается на следующий уровень и используется бухгалтерским учетом. 
Управление базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом управления экономического объекта, а также между ним и внешней средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и обратную связь в системе управления.

Система управления, на основе информации о состоянии экономического объекта и информации, поступающей  из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь). 
В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления и она на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и вновь воздействует на объект управления (обратная связь).

В процессе управления необходимая  информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в  этом процессе рассматривается и  как предмет (исходная информация) и  как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется  в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности. 
Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять процедуры информационного процесса.

Информация, взаимосвязанная  совокупность средств и методов  ее обработки и персонал, реализующий  информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система1.

Процедуры информационного  процесса могут выполняться в  ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических  средств. Компьютеры и соответствующее  программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими  работниками без использования  технических средств переработки  информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляются специальными методами с помощью  технических средств, без или  при минимальном вмешательстве  человека.

 

1. Понятие автоматизированных  информационных систем бухгалтерского  учета

1.1. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета в управлении экономическим объектом

 

Любой экономический объект — предприятие, организация, фирма, производственно-хозяйственная и  финансовая деятельность которых является объектом познания и отражения бухгалтерского учета, — представляет собой сложную, динамичную и управляемую систему.

Система — это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единой цели/целей.

Экономический объект, как  управляемая система, включает объект и субъект управления.

Объектом управления экономического объекта является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей, и располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект, или система управления, экономического объекта формирует цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Управление базируется на информации. В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Для организации и реализации информационного процесса необходимы соответствующие средства и методы обработки информации, а также  персонал, способный выполнять процедуры  информационного процесса.

Информация, взаимосвязанная  совокупность средств и методов  ее обработки и персонал, реализующий  информационный процесс, образуют информационную систему (ИС). Ее назначением является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Экономическая информационная система (ЭИС) имеет дело, прежде всего, с экономической информацией. Любому экономическому объекту присуща экономическая информационная система.

Процедуры информационного  процесса могут выполняться в  ИС вручную и с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и организационно-технических  средств. Компьютеры и соответствующее  программное обеспечение радикально изменяют методы и технологию обработки  информации. Поэтому различают неавтоматизированные и автоматизированные информационные системы.

В неавтоматизированных ИС все операции по обработке информации выполняются самими управленческими работниками без использования технических средств переработки информации. В автоматизированных ИС (АИС) значительная часть рутинных операций информационного процесса осуществляется специальными методами с помощью технических средств, без или при минимальном вмешательстве человека.

Автоматизированная  информационная система (АИС) — это система, в которой информационный процесс управления автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки результатной информации пользователю-специалисту для выполнения возложенных на него функций управления.

Отметим, что в современном  понятии термин «информационные  системы» подразумевает автоматизацию  информационных процессов. Поэтому  оба термина используются как  равноправные. Но следует помнить  о том, что информационные системы  могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации.

Одно из важнейших мест в информационных системах предприятий  занимает функция бухгалтерского учета. Для выполнения в полном объеме функций  бухгалтерского учета в управлении предприятием и для составления  отчетности, предоставляемой внешним  пользователям, необходимо осуществлять сбор, регистрацию, передачу, накопление, хранение и обработку учетных  данных. Для реализации этого информационного  процесса требуются соответствующие  формы организации работы, технические  средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все это и составляет автоматизированную информационную систему бухгалтерского учета, которая является неотъемлемой частью АИС предприятия.

Автоматизированная  информационная система бухгалтерского учета (АИС-БУ) — это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплекс вычислительных, коммуникационных и других технических средств, в целях получения и доставки информации, необходимой специалистам-бухгалтерам для выполнения функций управленческого и финансового учета.

По сравнению с определением АИС, здесь ограничивается предметная область, в качестве которой выступает  бухгалтерский учет как функция  управления предприятием.

АИС-БУ как составная часть  АИС содержит три основные компоненты:

• информацию как предмет и продукт труда;
• средства, методы и способы переработки информации;
• персонал, который реализует информационный процесс учета, используя имеющиеся средства обработки информации.

Для АИС-БУ характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявления отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же время информация о фактических затратах на производство в целом поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо отметить, что задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как правило, используют первичную информацию оперативного учета.

Внешние информационные связи  АИС-БУ проявляются в использовании  данных информационных систем других подразделений предприятия, а также  внешних организаций. Информационные связи АИС-БУ сложны и они должны быть тщательно изучены и описаны  уже на стадии разработки системы.

Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель АИС-БУ.

 

1.2. Структура учетной  информации

 

В настоящее время информация рассматривается как один из основных ресурсов развития общества. Информация разнообразна и подразделяется по виду обслуживаемой ею человеческой деятельности на научную, техническую, производственную, управленческую, экономическую, социальную, правовую и т.д.

Экономическая деятельность хозяйствующего субъекта связана с  экономической информацией, которая  сопровождает и отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Экономическая информация является важнейшей составной частью управленческой информации.

Экономическая информация может  быть классифицирована по разным признакам.

1) По функциям управленияона подразделяют на плановую, учетную, нормативно-справочную и аналитическую.

1.1) Плановая информацияописывает явления и события, которые должны быть совершены в будущем. Плановая информация в системе управления реализует прямую связь и по мере продвижения от верхних уровней управления к нижним становится более детальной, объемной, охватывает более короткие временные периоды. В зависимости от уровней управления плановая информация бывает прогнозной, перспективной, технико-экономической и оперативно-календарной.

1.2) Учетная информацияотражает уже совершившиеся события, явления, хозяйственные процессы. Ее разделяют на оперативную, бухгалтерскую и статистическую информацию. На долю учетной информации приходится более 70% общего объема экономической информации. В системе управления учетная информация реализует обратную связь и по мере перемещения с нижних уровней управления на верхние обобщается, укрупняется. На оперативном уровне управления учетная информация представляется количественными показателями: количеством произведенной и сданной на склад продукции, количеством израсходованных материальных ресурсов и т.п. Здесь же учетные объекты идентифицируются в разрезе объектов аналитического учета. На уровне бухгалтерского учета оперативная информация получает стоимостную оценку, идентифицируется, накапливается и обобщается в разрезе синтетических счетов и субсчетов, а при составлении отчетности — в разрезе показателей форм отчетности.