Общие принципы организации и ведения учета с использованием автоматизированной системы бухгалтерского и налогового учета

Интегральная  классификация, в отличие от развернутой классификации, группирует программные средства АИС-БУ одновременно по некоторому набору признаков.

Развернутая классификация  АИС-БУ

Развернутая классификация  базируется на множестве самых разнообразных  признаков. В их числе: степень охвата задач учета, концепция построения информационной модели бухгалтерского учета, способ построения программной  системы, возможность расширения состава  базовых учетных функций, порядок  распространения и тиражирования, программно-аппаратная платформа системы  и др.

1) Степень охвата  учетных функций. Этот признак характеризует состав учетных задач, решаемых системой. В этой связи программные средства АИС-БУ подразделяются на:

1.1) Системы автоматизации  отдельных разделов бухгалтерского  учета. Такие системы были характерны для начального этапа компьютеризации учета, но и сейчас некоторые из фирм предлагают программные продукты автоматизации локальных разделов учета. Чаще всего разработчики специализируются на создании и распространении систем автоматизации складского учета, учета труда и заработной платы и др. (Разработки фирмы «Компьютер-Сервис» учитывают специфику работы складов в различных сферах. Этой фирмой выпущены программы: «Торговый склад», «Промышленный склад», «Книжный склад» и т.д. Они также позволяют выполнять обмен данными с наиболее распространенными программами для ведения бухгалтерского учета: «1С: Бухгалтерия», «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Парус», «Янус» и др.).

1.2) Системы частичной  автоматизации бухгалтерского учета.Эти программы ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских проводок и несложного аналитического учета. Они позволяют организовать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности. Однако отсутствие функций количественного учета не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей, таких как оценка себестоимости отпущенных в производство материалов и выпущенной продукции, расчет износа и переоценка основных средств (программа «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт». Она позволяет формировать и печатать большой перечень первичных документов, вводить проводки, получать сводные бухгалтерские итоги, большой перечень выходных форм, формировать стандартную отчетность. С ее помощью можно вести несложный стоимостной аналитический учет. Однако отсутствие функций натурального учета не позволяет в полной мере решать задачи учета товарно-материальных ценностей, калькуляции себестоимости, учета основных средств и нематериальных активов. Не поддерживаются здесь и функции учета труда и заработной платы).

1.3) Системы комплексной  автоматизации бухгалтерского учета.Такие системы потенциально способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Однако это не означает, что в них изначально реализована возможность решать все задачи бухгалтерского учета без исключения. Часто для решения задач конкретного предприятия эти системы нуждаются в дополнительной настройке (1С: Бухгалтерия, «Турбо Бухгалтер», «Инфо-Бухгалтер», «Финансы без проблем» и др. Их также можно настроить на решение практически любых задач бухгалтерского учета, и если этого не сделать, то часть работ придется выполнять вручную. Следует отметить, что подобная настройка весьма трудоемка и часто требует профессиональных знаний и навыков специалистов по использованию вычислительной техники).

1.4) Системы автоматизации  бухгалтерского учета, интегрированные  с функциями оперативного учета.Эти системы, обладая всеми возможностями предыдущей группы, являются ступенью к программам следующего класса — корпоративным информационным системам управления. Многие системы автоматизации изначально создавались исключительно для решения задач бухгалтерского учета. По мере развития в них включали задачи автоматизации управления других подразделений хозяйствующих субъектов и, прежде всего, таких, в которых возникает первичная информация: склада, цеха, отдела снабжения, отдела сбыта и т.п. Таким образом, помимо задач бухгалтерского учета стали автоматизироваться задачи оперативного управления. Такие системы в настоящее время представлены достаточно широко (например, программы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Торговля и Склад», рассматриваемые в комплексе, являются системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, в то время как сама по себе «1С:Бухгалтерия» является системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Система «БЭСТ-4» фирмы «Интеллект-сервис», рассматриваемая как единое целое, также является системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, поскольку помимо обработки бухгалтерской информации позволяет решать задачи складского учета, управления закупками и продажами, взаимодействия с интеллектуальными кассовыми аппаратами и т.д. В то же время, если выделить из нее только набор модулей, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, то его следует считать системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета).

1.5) Системы автоматизации  бухгалтерского учета корпоративных  информационных систем управления  экономическим объектом.В основе такого рода систем лежит технология комплексного управления бизнесом организации. Они ориентированы на управляющих, менеджеров, бухгалтеров и другой управленческий персонал. Именно поэтому их и называют корпоративные информационные системы управления (КИС). Бухгалтерская подсистема рассматривается здесь как составляющая общей системы управления и функционирует согласованно с подсистемами планирования, оперативного учета, делопроизводства и т.д.

Прототип таких систем в России и странах СНГ —  автоматизированные системы управления (АСУ), созданные на больших ЭВМ (ЕС ЭВМ) и получившие распространение  в 70-80 годах. Однако в настоящее время технологические решения таких систем соответствуют новой программно-технической базе, а организационно-методологическое обеспечение — новым экономическим условиям — рыночной экономике, которая, в отличие от плановой, требует решения совсем иного спектра функциональных задач.

Решение задач учета в  КИС интегрировано с задачами всех других подсистем управления: технологической подготовки производства, планирования, оперативного управления, управления маркетингом, делопроизводством  и т.д. Информация бухгалтерского учета  доступна любой подсистеме, которая  нуждается в ней, но и сама бухгалтерия  при решении своих задач использует информацию других подсистем.

Например, программный комплекс «Галактика» (разработка корпорации «Галактика»), включает около 40 модулей, обеспечивающих решение задач технологической  подготовки производства, планирования, оперативного управления, управления маркетингом, делопроизводством, бухгалтерского учета и т.д. Из них чисто бухгалтерскими являются только 5 модулей. При этом большая часть информации, обрабатываемой ими, вводится в модулях других подсистем. Поэтому, назначение бухгалтерских модулей состоит, большей частью, в том, чтобы с той или иной степенью автоматизации порождать и обрабатывать проводки по данным первичных документов, вводимых в подсистемах других контуров управления, формировать бухгалтерские итоги и стандартную отчетность. Важно отметить и то, что здесь большинство необходимых для управления показателей может быть получено вообще без использования модулей бухгалтерского контура, что в большинстве других программных средств часто просто невозможно.

Западные КИС, такие как  R/3 фирмы SAP, OracleApplications фирмы Oracle, ConcordeXAL фирмы Columbus и т.д., включают еще больше подсистем. Обычно они несут в себе строго отработанную и довольно жесткую схему организации бизнеса, позволяющую оптимизировать управление фирмой (корпорацией) на основе общепризнанных мировых стандартов ERP (EnterpriseResourcePlanning) и более современных. Однако говорить о возможности повсеместного применения в России этих стандартов в силу ряда причин пока не приходится. Имеются и существенные различия в методологии ведения бухгалтерского учета по западным и российским стандартам. И, наконец, цены этих западных разработок непомерно велики для большинства российских предприятий. Поэтому в России и странах СНГ они пока не получили широкого распространения.

2.2. Интегральная  классификация АИС-БУ

Эта классификация программного обеспечения АИС-БУ, получившая достаточно широкое распространение в середине 90-х годов, учитывает одновременно несколько критериев: функциональные возможности системы и сферу  ее применения; принципы построения системы  особенности адаптации к условиям пользователя; особенности сопровождения  и технической поддержки.

С этих позиций системы  автоматизации бухгалтерского учета  подразделяются на следующие классы:

1) Мини-бухгалтерия. Системы этого класса предназначены, главным образом, для малых предприятий с бухгалтерией от одного до трех человек и без явной специализации сотрудников на конкретных участках учета. Иногда они используются и в бухгалтериях достаточно крупных организаций, как инструмент главного бухгалтера при ведении сводного учета, а также для учета операций по кассе, банку и учета взаиморасчетов. Некоторые программы данного типа активно используются аудиторами. Программы класса «мини-бухгалтерия» позволяют вести синтетический и несложный стоимостной аналитический учет; вводить и обрабатывать проводки; рассчитать и распечатать показатели главной книги, оборотного баланса, журналы-ордера и ведомости; формировать первичные документы и отчетность.

В качестве примера программ класса «мини-бухгалтерия» можно назвать  систему «Главный бухгалтер» фирмы  «Паритет-Софт», «Баланс-1» фирмы  «Овионт». В начале 90-х годов этот класс программ был очень большим. Однако в настоящий момент большинство разработок, относимых ранее к этому типу, значительно расширили свои возможности и перешли в другие классификационные группы.

2) Интегрированная  система бухгалтерского учета. Системы этого класса в рамках единой программы реализуют замкнутый цикл решения задач учета от обработки первичных документов до получения отчетности. Программы данного класса ориентированы, главным образом, на малые и средние предприятия с бухгалтерией численностью от двух до пяти человек. В то же время нередки случаи применения их и в более крупных организациях.

Интегрированные системы  помимо функций сводного учета поддерживают специфику ведения большинства основных участков учета: учет материальных ценностей, учет основных средств, учет кассовых и банковских операций, расчетов с поставщиками и покупателями и др. Поддержка процедур решения задач по учету труда и заработной платы здесь обычно достаточно ограничена, и эти функции, как правило, выделяются в отдельную программу.

Интегрированные системы  обеспечивают многоуровневый натурально-стоимостной  аналитический учет. Интегрированные  системы поставляются как в локальном, так и в сетевом вариантах. В последнем случае на каждом из компьютеров система устанавливается полностью, так как выполнена она как единый программный модуль. Типичные представители этого класса: программа «Интегратор» фирмы Инфософт, разработки фирм «Парус», «Инфин», «Инотек».

3) Инструментальная  система (бухгалтерский конструктор). Системы этого класса, в целом, обладают функциональными возможностями интегрированных систем, но в отличие от них имеют развитые средства настройки на специфику ведения учета в бухгалтерии конкретного предприятия. Эти системы имеют достаточно простой, часто понятный даже бухгалтеру процедурный язык, позволяющий ему самому или с помощью дилера фирмы-разработчика описать процедуры обработки типовых хозяйственных операций и обеспечить отражение их в книге учета хозяйственных операций. Кроме того, система позволяет создавать новые первичные документы и вносить коррективы в действующие, создавать новые формы отчетов и изменять существующие, настраивать план счетов и другие справочники в соответствии с требованиями ведения учета на предприятии. Эти особенности делают программы указанного класса достаточно гибкими, что важно не только с точки зрения адаптации их на конкретных предприятиях, но и с точки зрения приспособления к постоянным изменениям в законодательстве. Сегодня это наиболее распространенный класс программ бухгалтерского учета. Реализуются они в локальном и сетевом вариантах. Основная область применения — малые и средние предприятия.

Представители этого класса: практически все разновидности  программы «1С:Бухгалтерия» фирмы «1С» (кроме базовых версий «1С:Бухгалте-рии» 7.5 и 7.7, которые не допускают реконфигурирования и поставляются как конечные решения); «Финансы без проблем» фирмы «Хакере Дизайн»; «Турбо Бухгалтер» фирмы «Диц»; «Инфо-Бухгалтер» фирмы «Информатик»; «Янус» фирмы «Порт».

4) Бухгалтерский  комплекс. Системы этого класса состоят из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных участков учета и наиболее полно учитывают особенности их ведения. Здесь реализуется технология работы от первичного документа к проводке, полностью поддерживается специфика ввода исходной и получения выходной информации по каждому разделу учета.

Программы данного класса ориентированы, главным образом, на средние и крупные предприятия при численности бухгалтерского аппарата более пяти человек и явном разделении функций между сотрудниками. В то же время нет никаких особых ограничений на применение бухгалтерских комплексов в малых предприятиях. Организационно АИС-БУ, созданная на основе бухгалтерского комплекса, представляет собой комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ), на каждом из которых установлен программный модуль соответственно выполняемым функциям учета. Бухгалтерские комплексы, в зависимости от технической базы, могут поставляться в виде отдельных локальных АРМ и как сетевые системы. Представители этого класса: программные комплексы «БЭСТ-4», «БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис»; «ФинЭко» фирмы «Авэр».