Основные данные о работе

 

 

     Содержание

 Введение …………………………………………………………………...3

1. Документооборот  на предприятии …………………………………….5

1.1 Понятие документооборота……………………………………………5

1.2 Организация документа на предприятии …………………………….6

1.3 Прием, обработка  и распределение поступающих  документов ……7

1.3.1 Прием и  первичная обработка  ……………………………………..7

1.3.2 Передача  документов  ………………………………………………8

1.4 Порядок направления  на исполнение и работы исполнителя с документами  ………………………………………………………………………………9

1.5 Правила обработки  исходящих документов  ……………………….11

1.6 Проблема совершенствования  документооборота  ………………...11

2. Анализ организации процесса сбора информации в организации  …13

2.1 Краткая характеристика предприятия ………………………………13

2.2 Анализ движения  документов на предприятии  ……………………13

2.2 Анализ структуры  документооборота на предприятии…………….16

Заключение ………………………………………………………………..20

Глоссарий…………………………………………………………………..22

Список использованных источников …………………………………….24

Приложение………………………………………………………………...25

А. Перечень выходных документов, получаемых в результате решения задачи учета продаж товаров

Б. Входная информация

В. Анализ структуры  документооборота по признаку документационного  обеспечения

Г. Анализ структуры  документооборота по подразделениям

     Введение

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

     Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

     Процесс принятия управленческого решения  состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

     Все эти этапы самым тесным образом  связаны с документационным обеспечением управления.

     Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

     Надежность  и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.  Что свидетельствует об несомненной актуальности выбранной темы.

     В связи с этим целью курсовой работы является изучение организации документооборота в коммерческих предприятиях.

     В соответствии с целью данной работы поставлены задачи:

     - анализ понятия документооборот;

     - изучение организации документооборота  на предприятии;

     - характеристика составляющих этапов документооборота.

     Предметом изучения в данной курсовой работе является подробная характеристика организации документооборота.

     Объектом  изучения являются отношения по организации  документооборота на предприятии.

     Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, глоссария, приложения, списка использованной литературы.

     Основная  часть

     1. Документоооброт на предприятии

     1.1 Понятие документооборота

     Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»¹

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

     В делопроизводстве документооборот  рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства - информационным обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

     С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают  многие недостатки в организации  документационного обеспечения  деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения  принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарат из одного структурного подразделения в другое, передачей технических исполнителей к специалистам, а затем - к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом 
 

     1.2 Организация ДОУ на предприятии

     Документооборот как технологический процесс  делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

     Выделяются входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

     Входящий документопоток складывается из:

     - документов вышестоящих организаций.  В состав этих документов входят  директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

     - документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью  согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров об оплате за обучение (счет-фактуры, платежные поручения и др.);

     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в учреждении и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов.

     Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в организации, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах предприятия. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

       Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов классифицируются на:

     - технологии обработки поступающих  и отправляемых документов;

     - технологии передачи (доведения)  документной информации конечному  пользователю:

     - технологии введения документов  в информационную базу данных  организации, исходя

     из  ее внутренней структуры;

     - технологии обработки документной  информации и накопления документов;

     - технологии хранения и использования  отдельных локальных групп документов. 

     1.3 Прием, обработка и распределение  поступающих документов

     1.3.1 Прием и первичная обработка

     Независимо  от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

     Задача  службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

       Большая часть организаций и учреждений обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

     Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Это приводит к децентрализации приема-передачи документов, результатом чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью².  Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).