- накладная;

     - счет-фактура.

     В качестве учетной цены товаров на предприятиях оптовой торговли может  использоваться покупная или продажная цена. В ООО "КокаКола" учетной ценой являются покупные цены с НДС 20%.

     Важным  элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.

     Порядок списания отпущенных товаров зависит  от способа хранения товаров на складе (партионный или сортовой) и принятого  предприятием в учетной политике метода определения учетных цен на реализуемые товары. (См. Приложение А.

 

     Если  складской учет товаров организован  по партиям или в течение отчетного  периода товар приобретался по одной  и той же цене, то базой для  определения покупной стоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. При этом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выражении умножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортового учета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков по разным ценам.(См. Приложение Б)  

       2.2 Анализ структуры документооборота на предприятии

     Группировку документов по признаку документационного  обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

     Возможен  также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

     - по основной деятельности;

     - по учетной политике;

     - по личному составу.

     Внутренние  документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

     Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия. (См. Приложение В)

       Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

     Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

     - для входящих и внутренних  документов – то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

     - для исходящих документов – то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ. (См. Приложение  Г)

     Таким образом, первоначально необходимо имеющуюся структуру документооборота разбить на три подструктуры:

     - структура документооборота, где  обращаются входящие документы;

     - структура документооборота, где  обращаются исходящие документы;

     - структура документооборота, где  обращаются внутренние документы.

       Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это, как правило, приказы руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.п.).

При создании внутренних документов секретарь выполняет  следующие операции:

     подготовка  проекта внутреннего документа;

     обеспечение согласования документа;

     утверждение;

     регистрация;

     рассылка  по подразделениям;

     контроль  исполнения документа.

       Руководитель расписывает документ на исполнение или ознакомление. После рассмотрения руководством ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Документ копируется и передается под расписку на исполнение в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику – непосредственному исполнителю. В этом случае в регистрационную карточку заносится пометка.

     Исполнение  документа, как правило, это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Типовой срок исполнения – неделя, если руководитель не определяет конкретный срок исполнения. Исполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с исполнителями и авторами резолюций. Подписывает ответ тот руководитель, которому был адресован входящий документ.

     Документы с резолюциями, поступившие в  адрес исполнителя и имеющие срок исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В крупных организациях существует специальное структурное подразделение, в функции которого входит постановка документов на контроль, отслеживание хода исполнения, формирование делопроизводственных отчетов для руководства, снятие исполненных документов с контроля.

     Для оперативного контроля за исполнением документов делопроизводителями ежедневно готовится информация об исполнительской дисциплине по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают в ближайшие три рабочих дня. Информация рассылается руководителям, а также исполнителям в качестве напоминания.

     Специальное контрольное подразделение или  ответственный за делопроизводство сотрудник ежеквартально, нарастающим итогом, готовит и представляет руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции.

     Проекты документов составляются с действующим  законодательством, согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями, завизированы их руководителями. В конце документа прилагаются материалы, послужившие основанием для составления проектов этих документов.

     В соответствии со служебной иерархией  руководители подписывают документы разных категорий согласно действующему порядку подписания документов в той или иной организации (зафиксированному в инструкции по делопроизводству).

     Составленный  надлежащим образом и подписанный  руководителем исходящий документ возвращается сотруднику (или структурному подразделению), ответственному за делопроизводство.

     Все исходящие из организации документы  подлежат обязательной регистрации с присвоением отправляемому документу регистрационного номера.

     Отправка  исходящих документов производится секретарем, так как регистрацию почты необходимо осуществлять в единой системе. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, проверку правильности оформления документов, наличия указанных приложений, адресацию, упаковку в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости пересылки, составление описи на заказную почту и сдачу в отделение связи.

     Типичные  способы доставки корреспонденции – почтовые пересылки (заказные и ценные письма, телеграммы, телетайпограммы), отправка с курьером, фельдсвязь. Также предприятие активно использует факс для передачи информации, требующей оперативного принятия решения. Ежедневно через отдел секретаря проходит большое количество документов, в среднем предприятие получает от 5 до 10 писем из контролирующих организаций, а также письма-предложения и рекламные письма. Основными документами предприятия являются отчетные и статистические документы, а также различные документы участков и цехов, как правило это различного рода приказы, акты и письма.

      

     Заключение

       В заключении подведем основные  итоги курсовой работы.

     Во  время написания работы были выполнены  следующие задачи:

     - проанализировано понятие документооборота;

     - изучена организация документооборота  на предприятии;

     - охарактеризованы составляющие  этапов документооборота

     Документирование  – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами. Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений, что и являлось целью курсовой работы, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

     Глоссарий