Организация процесса сбора и обработки информации (документооборота) в организации

     1.3.2 Передача документов

     Согласно  рекомендациям Основных положений  ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами.

     Самый нерациональный способ доставки документов - выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

     Таким образом, организация первичной  обработки документов позволяет  выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов. 

     1.4 Порядок направления на исполнение  и работы исполнителя с документами

     Из  экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов руководителем.

     Документы, адресованные в структурные подразделения, направляются в их секретариаты для  тех же операций.

     На  этапе движения от первичной обработки  до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и обшей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (например, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация доцентов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

     Движение  документов задается резолюцией руководителя. В зависимости от содержания и  назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное.

     Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа - они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться.

       Принципиальные изменения в процессах визирования могут исходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для редактирования, получения заключения, визирования. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства³.

     Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов прежде всего оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. 

     1.5 Правила обработки исходящих  документов

     Документы, отправляемые организацией, в том  числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

     Обработка и отправка осуществляются централизованно  экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

     Экспедиция  принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

     Служба  делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

     Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

     На  заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. 

     1.6 Проблема совершенствования документооборота

     Объем документации, создаваемой в учреждениях  как всего мира, так и нашей  страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования⁴.

     Рост  объемов производства приводит к  стремительному росту объемов информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв - одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

     Подводя итог вышесказанному, можно сделать  вывод, что документооборот, или  движение, происхождение документа  между его составителями и  потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения⁵.

     Рост  документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и  творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

     Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного  выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме. 
 
 
 
 
 
 
 

     2 . Анализ организации процесса сбора информации в организации 

     2.1 Краткая характеристика предприятия

     Рассмотрим  организацию документооборота на предприятии на примере коммерческого предприятия - ООО «Кока-Кола ЭйБиСи Евразия».

     Общество  с ограниченной ответственностью «КокаКола  Эйчбиси Евразия», именуемое в  дальнейшем «Общество», создано и  действует в соответствии с действующим законодательством РФ, Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество было образовано 16 марта 2000 г.

     Полное  фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «КокаКола Эйчбиси Евразия». Сокращенное наименование Общества: ООО «КокаКола».

     Общество  осуществляет торговую, торгово-посредническую, закупочную, сбытовую деятельность, создание оптово-розничных торговых предприятий.

     Целью деятельности Общества является извлечение прибыли в интересах участников. 

     2.2 Анализ движения документов на  предприятии

     Рассмотрим  графическую схему структуры  делопроизводственной службы для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

     Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках, т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.

     Каждый  из супервайзеров отвечает за определенные ему функции, - отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами, готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

     Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

     Бухгалтерский учет реализации товаров в оптовой  торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

     Отпуск  товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.

     Общая стоимость реализованных товаров по продажным ценам представляет собой товарооборот.

     При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой момент считать  продажей:

     факт  отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;

     факт  поступления оплаты от покупателей  на счета в учреждения банков.

     Этот  фактор определяет момент перехода права  владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором - до момента оплаты товар является собственностью поставщика.

     Момент  продажи товаров обусловливает  метод определения выручки от продажи: метод начисления («по отгрузке») или кассовый метод («по оплате»).

     Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных  документов покупателю повсеместно используется в международной практике. В нашей стране, особенно на субъектах малого предпринимательства, был распространен кассовый метод («по оплате»). Фактически в ООО "КокаКола" при продаже товаров применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

     Каждая  отгрузка товаров сопровождается оформлением  счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.

     Счета-фактуры  введены в качестве дополнительного  инструмента контроля налоговых  органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость. Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в таблице  Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

     - счет;