Проверка правильности учета материально-производственных запасов и разработка рекомендаций по совершенствованию контроля на предприяти

•  как соблюдается  порядок составления приемных актов;

•  правильность и полноту оприходования ценностей, поступивших без документов;

•  правильность установления цен;

•  правильность корректировок при поступлении  встречных документов поставщика (для  этого аудитору необходимо сверить  записи в акте приемки с данными поступивших позже документов поставщиков).

Если у клиента  имеются материальные ценности в  пути, т.е. оплаченные, но еще не прибывшие  к концу месяца, то аудитору для  подтверждения достоверности отражения  в бухгалтерском учете и балансе  стоимости таких ценностей целесообразно убедиться в том, что они впоследствии получены и оплачены или включены в состав кредиторской задолженности на дату составления баланса.

Иногда в  составе статьи "Материальные ценности в пути" организации отражают выявленные при приемке материалов недостачи, различные претензионные суммы по расчетам с поставщиками, дебиторские задолженности за оплаченные и долгое время не оприходованные (иногда возможно и похищенные) ценности. Поэтому объектами последующей проверки должны стать учетные записи в регистре по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути. По каждому расчетному (платежному) документу, по которому в течение длительного времени не поступили оплаченные материальные ценности, необходимо тщательно проверить транспортную накладную (квитанцию) и другие основания для предъявления счета к оплате. При необходимости аудитор сопоставляет эти записи со взаимосвязанными первичными документами и учетными регистрами поставщиков (проводит встречную сверку) [12].

В ходе проведения аудита МПЗ на ООО "Начало" были выявлены следующие ошибки:

- в организации приходные ордера составляются либо вручную на типографских бланках, либо на компьютере, при этом они не содержат обязательных реквизитов: экземпляр, составленный вручную, не содержит суммовые измерители, компьютерная распечатка - подписей ответственных лиц.

- Постановлением Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998 "Об утверждении альбома унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций" установлена форма №ТОРГ - 12 "Товарная накладная", служащая основанием для оприходования организацией поступающих ТМЦ, которые для поставщика являются товаром. В нарушение указанных требований в ООО "Начало" допускаются случаи принятия к учёту МПЗ:

- на основании первичных документов неунифицированной формы, например, на таких бланках составлены

- на основании недостаточно оформленных товарных накладных, например:

- Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" установлена форма № 1 - Т "Товарно-транспортная накладная" (ТТН), предназначенная для учёта движения ТМЦ и расчётов за их перевозки автомобильным транспортом. ТТН включает в себя два раздела: товарный и транспортный. Товарный раздел заполняется грузоотправителем, на основании данного раздела грузоотправитель списывает ценности, а грузополучатель их приходует. В нарушение данных требований в организации допускается оприходование производственных запасов, доставка которых осуществлялась поставщиком или транспортной организацией - перевозчиком, при отсутствии ТТН.

В ходе аудита МПЗ  аудитор также проверяет порядок отражения в учете НДС по поступающим ценностям.

Предъявляемые предприятию-покупателю к уплате суммы  НДС, выделенные в расчетных документах поставщиков отдельной строкой, отражают по дебету счета 19 "Налог  на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям " и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Уплаченные суммы НДС не включают в стоимость приобретения производственных запасов на счетах 15 "Заготовление и приобретение материалов " и 10 "Материалы".

Дебетовое сальдо по счету 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" на любую отчетную дату характеризует сумму НДС, относящуюся к приобретенным, но еще не оплаченным материальным ценностям. Эту сумму выделяют по соответствующей статье раздела II актива баланса.

НДС по приобретенным материальным ценностям подлежит возмещению из бюджета только тогда, когда выполнены следующие законодательные условия:

•  НДС выделен  отдельной строкой в расчетных  и первичных учетных документах,

•  материальные ценности фактически оприходованы;

•  материальные ценности приобретены для производственных нужд.

Во всех случаях  НДС списывают только при условии  оприходования и оплаты ценностей  поставщику.

На практике достаточно распространено нарушение, когда организации списывают  материальные ценности на затраты без их оприходования, т.е. не соблюдая требования полноты отражения операций с МПЗ. Это приводит к налоговым последствиям по НДС.

При определенных условиях НДС, приходящийся на поступившие  материальные ценности, подлежит включению  в их фактическую себестоимость приобретения, в частности, когда:

•  производственные запасы используют для изготовления продукции, выполнения работ или  услуг, не облагаемых НДС;

•  производственные запасы покупают за наличный расчет у  организаций розничной торговли и населения;

•  приобретают  многооборотную тару;

•  в счете-фактуре  и расчетных документах НДС не выделен [13].

Ошибок при  проверке порядка отражения в  учете НДС по поступающим ценностям  выявлено не было. Однако, ООО "Начало" следует обратить внимание, что, в соответствии с п.1 ст.172 НК РФ, вычетам подлежат только суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг), после принятия на учёт указанных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов.

Таким образом, без достаточного оформления приходных  документов организация не сможет принять  к вычету "входной" НДС по приобретены  товарно-материальным ценностям.

  Проверка списания материалов в производство. Материалы со склада отпускают в подразделения организации, например, в цехи.

Документально отпуск материалов в производство подтверждается лимитно-заборной картой (форма №М-8) или требованием-накладной формы  №М-11.

Лимитно-заборные карты применяются при наличии  лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения на одно наименование материала сроком на один месяц.

На ООО "Начало" лимитно-заборная карта выписывается в одном экземпляре и передаётся подразделению организации. Склад отпускает материалы при предъявлении лимитно-заборной карты. Лимит указывается в карточке учёта материалов по форме № М-17. представитель подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учёта материалов, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Записи в  карточку учёта материалов по соответствующему номенклатурному номеру о выдаче и остатке материалов кладовщик  должен делать по каждой выдаче материала  подразделению.

По лимитно-заборной карте ведётся также учёт материалов, не использованных в производстве, их возврат. При этом никакие дополнительные документы не составляются. На конец месяца в бухгалтерию должны быть сданы все лимитно-заборные карты независимо от использования лимита.

По некоторым  материальным ценностям в ООО "Начало" нет утверждённых лимитов и в случае списания таких материалов используется требование-накладная № М-11.

В бухгалтерском  учёте операции выбытия материалов отражаются следующими проводками:

Д 20, 23, 25, 26 К 10 - переданы материалы в производство4

Д 08 К10 - переданы материалы на строительство (модернизацию, реконструкцию) собственными силами.

При отпуске  материалов со склада по лимитно-заборным картам аудитору необходимо сверить  фактический порядок движения карт с соответствующим распорядительным документом, которым они были введены в организации. Данные лимитно-заборных карт необходимо сверить с данными карточек учёта материалов формы № М-17.

В ходе аудита правильности учета отпуска материалов на производство анализируется:

•  порядок  оформления отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места, правильность их отражения в учете;

•  составление  согласованных с главным бухгалтером  списков лиц, которым предоставлено  право получать со складов материалы, имеются ли образцы их подписей, сообщены ли они соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых);

- правильность оформления первичных учетных документов на отпуск материалов со складов (кладовых) организации в подразделения организации, на участки, в бригады. (В них указываются наименование материала, количество, цена (учетная цена), сумма, а также назначение: номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого отпускаются материалы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат);

- наличие акта расхода на фактически израсходованные материалы. Подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ. Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производится на основании указанного выше акта. Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливается организацией;

-  соблюдение лимитов отпуска материалов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами), по решению руководителя организации. Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода;

-  соблюдение установленного порядка оформления первичных учетных документов (лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8), требование - накладная (типовая межотраслевая форма № М-11), накладная (типовая межотраслевая форма № М-15), другие документы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или самостоятельно разработанные) [14].

В ходе проведения аудита МПЗ на ООО "Начало" были выявлены следующие нарушения при списании их в производство:

1. В соответствии  с Федеральным законом от 21.11.1996 №129 - ФЗ "О бухгалтерском учёте"  внесение исправлений в первичные учётные документы должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправления. В ООО "ВСЗ" оформление путевых листов не всегда соответствует предъявляемым требованиям, например, в путевом листе №1127 от 25.08.2010 (а/м ГАЗ 33021 № а39МР, водитель Никифоров М.) исправлены показания спидометра, остатки горючего при выезде и возвращении в гараж .

2. Согласно Постановлению  Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 "Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" путевой лист легкового автомобиля (по форме №3) и путевой лист грузового автомобиля (по форме № 4 - П) являются первичными документами по учёту работы легкового и грузового автотранспорта.

В организации  оформление путевых листов не всегда соответствует предъявляемым требованиям:

- оформление путевых листов производится на бланках устаревших форм, а именно: на бланках по форме № 6, утверждённой приказом ЦСУ СССР от 14.12.1926 № 12. Например, путевой лист легкового автомобиля №4 от 11.01.2010 (а/м ГАЗ 3110 № А481КА, водитель Житовский Н. П.);

- допускаются случаи недооформления путевых листов. Например, в путевом листе грузового автомобиля № 1102 от 17.08.2010 (а/м УАЗ 22069 №А393МР, водитель Яковлев А. С.) не указаны время возвращения в гараж, показания спидометра, маршрут движения (Приложение 8).

3. В соответствии  с требованиями п. п.67, 69 Методических  указаний по бухгалтерскому учёту  основных средств, утверждённых приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91 Н, затраты, производимые при ремонте объектов основных средств, отражаются в учёте на основании соответствующих первичных учётных документов по учёту операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов. При этом для обоснования необходимости проведения ремонтных работ используются такие документы как дефектные ведомости, сметы на проведение ремонтных работ. Кроме того, согласно п.125 Методических указаний, списание материалов должно оформляться актами на списание, в котором указывается наименование списываемых материалов и их отличительные признаки; количество; фактическая себестоимость; установленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления материалов; причина списания; информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.