Теоретические и организационно-методические основы бухгалтерского учета кассовых операций

Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление № 88) для документирования кассовых операций введены следующие формы:

№ КО-1 "Приходный  кассовый ордер" (приложение 1);

№ КО-2 "Расходный  кассовый ордер" (приложение 2);

№КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 3)";

№ КО-4 "Кассовая книга" (приложение 4);

№ КО-5 "Книга  учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (приложение 5).

Постановление Госкомстата  России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм по учету торговых операций» утверждает унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:

КМ-1 «Акт о переводе показаний  суммирующих денежных счетчиков  на нули и регистрации контрольных  счетчиков контрольно-кассовой машины» (приложение 6);

КМ-2 «Акт о снятии показаний  контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении  ее в организацию» (приложение 7);

КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (приложение 8);

КМ-4 «Журнал кассира-операциониста» (приложение 9);

КМ-5 «Журнал регистрации  показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста» (приложение 10);

КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста» (приложение 11);

КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин  и выручке организации» (приложение 12);

КМ-8 «Журнал учета  вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» (приложение 13);

КМ-9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» (приложение 14).

При составлении  первичных учетных документов по учету кассовых операций необходимо обратить внимание на некоторые особенности, связанные с требованиями к их оформлению. Так, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. Важным моментом при оформлении приходных и расходных кассовых документов является также то, что при их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

В приложении к  Порядку ведения кассовых операций приведены единые требования по технической  укрепленности и оборудованию сигнализацией  помещений касс предприятий. Согласно п. 3 указанного документа, для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

- быть изолированным  от других служебных и подсобных  помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

- иметь капитальные  стены, прочные перекрытия пола  и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

- закрываться  на две двери: внешнюю, открывающуюся  наружу, и внутреннюю, изготовленную  в виде стальной решетки, открывающейся  в сторону внутреннего расположения  кассы;

- оборудоваться  специальным окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения  денег и ценностей, в обязательном  порядке прочно прикрепленный  к строительным конструкциям  пола и стены стальными ершами;

- располагать  исправным огнетушителем.

Пунктом 29 Порядка  ведения кассовых операций установлено также, что все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты  ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

В случае обнаружения  утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

С целью обеспечения  сохранности денежных средств при  их хранении и транспортировке организации  должны следовать Рекомендациям, приведенным в приложении к Порядку ведения кассовых операций.

Согласно указанным  Рекомендациям руководителям предприятий  при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств  охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о принимаемых лицах. Это касается и периодически привлекаемых к указанным выше работам лиц. Следует иметь в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся  к уголовной ответственности  за умышленные преступления, судимость  у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

- страдающие  хроническими психическими заболеваниями;

- систематически  нарушающие общественный порядок;

- злоупотребляющие  спиртными напитками либо употребляющие  наркотические вещества без назначения врача.

При транспортировке  денежных средств и ценностей  из учреждений банков или сдаче в  них руководитель предприятия должен предоставить кассиру охрану и, в  случае необходимости, транспортное средство.

При транспортировке  денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

- разглашать  маршрут движения и размер  суммы доставляемых денежных  средств и ценностей;

- допускать  в салон транспортного средства  лиц, не назначенных руководителем  предприятия для их доставки;

- следовать  пешком, попутным или общественным  транспортом;

- посещать магазины, рынки и другие подобные места;

- выполнять  какие-либо поручения и любым  иным образом отвлекаться от  доставления денег и ценностей  по назначению.

После издания  приказа о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

При учете кассовых операций и налично-денежных расчетов также следует руководствоваться следующими нормативными документами:

- Указания Банка Росси  от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».

В соответствии с этим документом организации вправе рассчитываться между собой, а также с индивидуальными предпринимателями наличными деньгами только в пределах лимита, который сейчас составляет 60 тыс. руб. по одной сделке.

- Методические указания  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина Российской Федерации от 13.06.1995 № 49

- Постановление Госкомстата  России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями и дополнениями).

Следует также упомянуть  Указ Президента РФ от 14.06.1992 «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного  обращения», которым установлено, что  все организации:

- обязаны хранить свои денежные средства в учреждениях банков;

- должны производить  расчеты по своим обязательствам  с другими организациями в  безналичном порядке через учреждения  банков;

- могут иметь в своей  кассе наличные деньги в пределах  лимитов, установленных учреждениями банков по согласованию с руководителями организаций;

- обязаны сдавать в  банк всю денежную наличность  сверх установленных лимитов  остатка наличных денег в кассе  в порядке и сроки, согласованные  с учреждениями банков;

- имеют право хранить  в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий, пенсий и только на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.

Административную ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций устанавливает глава 15 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) от 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001) (ред. от 16.10.2006). В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влекут за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от 400 до 500 минимальных размеров оплаты труда.

Таким образом, при учете и аудите этой области  следует руководствоваться вышеприведенными документами, регламентирующими ведение  кассовых операций и наличных денежных расчетов.

 

1.2 Особенности учета кассовых операций при работе с контрольно-кассовой техникой

 

Федеральный закон от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с  использованием платежных карт», как  видно уже из названия, регулирует порядок применения контрольно-кассовой техники (далее ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов, независимо от того, кто и в каких целях совершает покупки (заказывает услуги), предписывая организациям и индивидуальным предпринимателям при получении оплаты за проданный товар, выполнененные работы или оказанные услуги, применять контрольно-кассовую технику и выдавать покупателям (клиентам) кассовые чеки.

Для верного и однозначного понимания положений, касающихся рассматриваемого вопроса, я приведу общие определения некоторых основных понятий, принятых законодателем в статье 1 Закона №54-ФЗ:

• «контрольно-кассовая техника, используемая при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт (далее - контрольно-кассовая техника), - контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы;
• наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов;
• фискальный режим - режим функционирования контрольно-кассовой техники, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти;
• фискальные данные - фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт;
• Государственный реестр контрольно-кассовой техники (далее - Государственный реестр) - перечень сведений о моделях контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации».

Закон №54-ФЗ, также содержит основные положения по следующим вопросам:

• сфера применения контрольно-кассовой техники (Статья 2);
• порядок ведения Государственного реестра (Статья 3);
• требования к ККТ, порядок и условия ее регистрации и применения (Статья 4);
• обязанности организаций и предпринимателей, применяющих ККТ (Статья 5);
• обязанности кредитных организаций, применяющих ККТ (статья 6);
• контроль за применением контрольно-кассовой техники (статья 7).

ККТ применяется в  обязательном порядке организациями  и индивидуальными предпринимателями (которые продают товар, выполняют по договору работы или оказывают услуги) при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт.