Теоретические и организационно-методические основы бухгалтерского учета кассовых операций

4. Унифицированная  форма № КМ-4 "Журнал кассира-операциониста" (приложение 9).

Применяется для  учета операций по приходу и расходу  наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в  Журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом  порядке чернилами или шариковой  ручкой без помарок. Если в Журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями  кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний их заносят в Журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями  кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 4 Журнала  записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

После снятия показаний  счетчиков, проверки фактической суммы  выручки делается запись в Журнале  кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

При расхождении  результатов сумм на контрольной  ленте с выручкой выясняется причина  расхождения, а выявленные недостачи  или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

5. Форма №  КМ-5 "Журнал регистрации показаний  суммирующих денежных и контрольных  счетчиков контрольно-кассовых машин,  работающих без кассира-операциониста" (приложение 10).

Данная форма  применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в Журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в Журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в Журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в Журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручки выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала.

6. Унифицированная  форма № КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста" (приложение 11).

Эта форма используется для составления отчета кассира-операциониста  о показаниях счетчиков контрольно-кассовой машины и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно  кассир-операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. В небольших организациях с одной или двумя кассами кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк также отражается в Отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами. В приеме и оприходовании денег по кассе в Отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации" (форма № КМ-7).

7. Форма №  КМ-7 "Сведения о показаниях  счетчиков контрольно-кассовых машин  и выручке организации" (приложение 12).

Данная форма  применяется для составления  сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Документ составляется в одном экземпляре старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, Справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены. В форме согласно показаниям счетчиков на начало и на конец работы по каждой контрольно-кассовой машине рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями соответствующих заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех контрольно-кассовых машин и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам (секциям). Согласно актам указывается итоговая сумма денег, выданных покупателям (клиентам) по возвращенным ими кассовым чекам, на которую уменьшается общая выручка организации. Сведения подписываются руководителем и старшим кассиром организации.

8. Унифицированная  форма № КМ-8 "Журнал учета  вызовов технических специалистов  и регистрации выполненных работ" (приложение 13).

Форма применяется  в следующих случаях:

- при невозможности  устранения неисправностей силами  кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- при проведении  специалистом центра технического  обслуживания плановых технических  осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранения мелких неисправностей.

Журнал ведется  специалистом технического центра, который  делает записи о проведенных работах, и находится у руководителя организации или его заместителя. В Журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и указывается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККМ.

9. Унифицированная  форма № КМ-9 "Акт о проверке  наличных денежных средств кассы" (приложение 14).

Эта форма служит для отражения результатов внезапной  проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Проверка наличных денежных средств проводится в соответствии с установленным порядком. Результаты проверки оформляются представителями контролирующей организации и лицом, ответственным за сохранность денежных средств, и доводятся до сведения руководителя проверяемой организации.

Акт составляется в трех экземплярах при проверке наличных денежных средств с участием представителя контролирующей организации (налогового инспектора), а в случае проверки наличных денежных средств со стороны администрации организации, где работает кассир-операционист (продавец, официант, приемщик заказов), - в двух экземплярах.

Один экземпляр Акта передается в контролирующую организацию, второй - в бухгалтерию проверяемой организации, а третий остается у материально-ответственного лица, принявшего денежные средства на ответственное хранение.

В бухгалтерском учете  операции по приему денежных средств  с применением контрольно-кассовой техники отражаются достаточно просто.

Если организация  осуществляет розничную торговлю, то денежные средства приходуются в  конце рабочего дня одним приходным  кассовым ордером. В учете при  этом делается такая запись:

 

Дебет 50 Кредит 90-1

(оприходована  выручка от реализации)

 

На основании  п. 16 Правил ведения журналов учета  полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при  расчетах по налогу на добавленную  стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 (далее - Правила № 914), продавцами ведется книга продаж, в которой регистрируются выставляемые счета-фактуры. В этой же книге фиксируются данные по лентам контрольно-кассовых машин при реализации товаров, работ и услуг населению (когда согласно ст. 168 НК РФ вместо счета-фактуры может выдаваться кассовый чек).

Таким образом, организации, реализующие товары и  оказывающие услуги населению, в  книгу продаж заносят данные лент контрольно-кассовых машин за день.

Если ККТ  используется при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами и в учете необходимо сформировать аналитические сведения о расчетах с конкретным покупателем, каждый приход денежных средств можно оформить отдельным кассовым ордером и отразить в учете следующими проводками:

 

Дебет 62 Кредит 90-1

(отгружен товар  покупателю)

Дебет 50 Кредит 62

(получена оплата  наличными денежными средствами)

 

При реализации товаров (работ, услуг) юридическому лицу организация-продавец обязана выдать организации-покупателю соответствующий счет-фактуру. При этом все выданные покупателям счета-фактуры наравне с лентами ККМ должны быть зарегистрированы в книге продаж продавца (п.п.16, 17 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость).

Поскольку применение ККТ при осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами является обязательным, организация, помимо выписки  счета-фактуры покупателю, должна пробить  чек ККМ. Каким образом оформлять  в книге продаж организации регистрацию ленты ККМ, содержащей сведения об операциях по реализации товаров за наличный расчет юридическим лицам, и факт выписки счетов-фактур по этим же операциям? Ведь в этом случае произойдет завышение выручки от реализации.

Минфин России в Письме от 6 августа 2003 г. № 04-03-11/63 отметил, что в случае реализации товаров (работ, услуг) плательщикам налога на добавленную стоимость за наличный расчет и (или) при расчетах с использованием платежных карт в книге продаж следует регистрировать только счета-фактуры, выставленные по таким товарам (работам, услугам). Фиксируемый же на контрольной ленте контрольно-кассовой техники общий итог выручки от реализации товаров (работ, услуг) следует указывать в книге продаж без учета сумм по данным счетам-фактурам.

ООО "РЕМСТРОЙТЕК" реализует товары за наличный расчет как населению, так и юридическим  лицам. 16 апреля 2008 г. общая дневная  выручка организации составила 118 000 руб., включая НДС - 18 000 руб., в том  числе:

- реализованы  товары юридическому лицу ООО "ХХХ" на сумму 23 600 руб., в том числе НДС - 3600 руб., выдан счет-фактура № 11;

- реализованы  товары населению на сумму  94 400 руб., в том числе НДС - 14 400 руб.

В бухгалтерском  учете ООО "Ремстройтек" сделаны  следующие записи:

 

Дебет 62 Кредит 90-1

23 600 руб. - отгружен  товар ООО "ХХХ";

 

Дебет 50 Кредит 62

23 600 руб. - получена  оплата наличными денежными средствами  от ООО "ХХХ";

 

Дебет 50 Кредит 90-1

94 400 руб. - оприходована  выручка, полученная от реализации  товаров населению;

 

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДС"

14 400 руб. - начислен  НДС.

 

Обе отраженные в учете суммы и будут записаны в книгу продаж, несмотря на то, что  общий итог, зафиксированный на ленте  ККТ, составит 118 000 руб.

Записи, сделанные  в книге продаж 16 апреля 2008 г., представлены в таблице 1.

 

Таблица 1

Книга продаж ООО "Ремстройтек"

за 16 апреля 2008 г.

 

Ситуация усложняется  в том случае, если оплата производится с применением платежных карт. Ведь денежные средства напрямую в  кассу не поступают, однако чек ККТ пробивается. Следовательно, в фиксируемом на контрольной ленте итоге сумма средств, поступивших по картам, будет отражена. Но фактически деньги в кассу оприходованы быть не могут. Они поступят на расчетный счет, причем, возможно, через определенный промежуток времени.

В этом случае в  Журнале кассира-операциониста необходимо сделать соответствующую запись, а деньги в кассу оприходовать только в той сумме, которая поступила  наличными.

ООО «Ремстройтек» реализует  товары населению как за наличный расчет, так и с применением платежных карт. 17 апреля 2008 г. общая выручка организации составила 118 000 руб., включая НДС - 18 000 руб., в том числе:

- реализованы  товары с применением платежных  карт на сумму 23 600 руб., в том  числе НДС - 3600 руб.;

- реализованы товары за наличный расчет на сумму 94 400 руб., в том числе НДС - 14 400 руб.

Денежные средства, оплаченные банковскими картами, поступили  на расчетный счет ООО «Ремстройтек» 17 апреля 2008 г.

Согласно учетной  политике ООО «Ремстройтек» НДС  начисляется "по отгрузке".