Учет горюче-смазочных материалов

На основании рассмотренной  ранее нормативной базы и анализа  специальной литературы можно выделить основные задачи бухгалтерского учета  горюче-смазочных материалов:

- формирование фактической  себестоимости ГСМ;

- правильное и своевременное  документальное оформление операций  и обеспечение достоверных данных  по заготовлению, поступлению и  отпуску ГСМ;

- контроль за сохранностью  ГСМ в местах их хранения (эксплуатации)  и на всех этапах их движения;

- контроль за соблюдением  установленных организацией норм  списания ГСМ;

- своевременное выявление  ненужных и излишних запасов  ГСМ с целью их возможной  продажи или выявления иных  возможностей вовлеченных в оборот;

- проведение анализа эффективности  использования ГСМ.

При организации учета  ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета, которыми являются:

• подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально-ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведение складского учета; бухгалтера должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения – складов и кладовых и марок ГСМ;
• систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. №94н, для  отражения в бухгалтерском учете  стоимости поступивших ГСМ используется счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». Этот счет является основным активным счетом.

Структура активного счета 10 «Материалы» представлена на рисунке 2.2.1

Дебет	Счет «Материалы» субсчет 3 «Топливо»		Кредит
(сальдо начальное  дебетовое) – наличие остатка ГСМ на начало периода
(дебетовый оборот) – поступление ГСМ		(кредитовый оборот) – расход, выдача, выбытие ГСМ
(сальдо конечное  дебетовое) – наличие ГСМ на конец периода

 

Рисунок 1.2.1 – Структура активного счета 10 «Материалы» субсчета 3 «Топливо».

На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании  топливных карт, талонов на нефтепродукты  учет их ведется также на субсчете 3 «Топливо» счета 10.

Учет ГСМ целесообразно  организовать в разрезе следующих  субсчетов:

• Субсчет 3-1 «Топливо на складе»;
• Субсчет 3-2 «Топливо в баках автотранспорта»;
• Субсчет 3-3 «Топливо по талонам».

На субсчете 10-3-1 «Топливо на складах» учитывается наличие  и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для  других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.

На субсчете 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств»  учитывается  бензин и дизельное  топливо,  полученное  водителями:

• в виде талонов;
• на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

Субсчет 10-3-3 «Нефтепродукты по талонам» предназначен  для учета  талонов на бензин, дизельное топливо  и смазочные материалы. Учет ведется  в единицах измерения, указанных  на приобретенных талонах, и в  стоимостном выражении. В то же время  на этом счете талоны учитываются  только в том случае, если договором  заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ  переходит в момент передачи  талонов.

Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:

• субсчет 10-3-1-1  «Бензин на складе»  -  по маркам;
• субсчет10-3-1-2 «Дизельное топливо на складе» - по видам;
• субсчет10-3-1-3 «Специальные масла на складе» - по видам.

Поскольку разновидностей ГСМ  много, то для их учета открывают  субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

- счет 10 субсчет «Топливо»,  субсчет «ГСМ на складах», субсчет  «Бензин», субсчет «Бензин АИ-98»;

- счет 10 субсчет «Топливо»,  субсчет «ГСМ на складах», субсчет  «Бензин», субсчет «Бензин АИ-95».

Кроме того, аналитический учет ведется по отдельным материально-ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

Аналитический  учет приобретаемых  горюче-смазочных материалов осуществляется в натурально-стоимостном выражении  по материально ответственным лицам, местам хранения и эксплуатации, по видам и маркам нефтепродуктов.

Приобретение горюче-смазочных  материалов по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском  учете организации-покупателя проводками:

Д 10-3-1 К 60 –на сумму стоимости  горюче-смазочных материалов (без  налога на добавленную стоимость);

Д 19 К 60 – на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного  в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных  материалов;

Д 60 К 51 – на сумму денежных средств, перечисленных поставщику за приобретенные у него горюче-смазочные  материалы;

Д 68 К 19 – на сумму налога на добавленную стоимость, подлежащую вычету.

На основании указанного в путевых листах фактического расхода  горючего их стоимость списывается  в состав расходов следующей бухгалтерской  проводкой:

Д 20 (23,25,26,44) К 10-3 – на сумму  фактически израсходованного горючего;

При выявлении фактов недостач, хищений, фактическая себестоимость  или ее часть списывается следующей  бухгалтерской проводкой:

Д 94 К 10-3 – суммы недостач и порчи списываются по фактической  себестоимости, которая включает договорную цену и долю транспортно-заготовительных  расходов.

Д 20 К 94 – стоимость недостающих и испорченных материалов.

При установлении конкретных виновников или если во взыскании  недостающих или испорченных  ценностей отказано судом, стоимость  недостающих ГСМ списывают в  дебет счета 91 «Прочие доходы и  расходы».

Стоимость материалов, утраченных в результате стихийных бедствий или иных форс-мажорных обстоятельств, списывается следующей бухгалтерской проводкой:

Д 99 К 10-3.

Материалы, израсходованные  при ликвидации последствий стихийных  бедствий, также списываются следующей  бухгалтерской проводкой:

Д 99 К 10-3.

Эти типовые  проводки представлены на рисунке 1.2.2:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.2.2 – Корреспонденция счетов со счетом 10 «Материалы» субсчетом 3 «Топливо».

1.4  Учет поступления ГСМ на предприятие.

Приобретение ГСМ может  производиться предприятием:

• за наличный расчет;
• в безналичной форме.

В первом случае ГСМ приобретаются  подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. Расчеты  при безналичной форме приобретения производятся либо путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика – специализированной организации, либо путем проведения взаимозачета. Кроме того, одной из распространенных форм приобретения ГСМ является отпуск их с автозаправочных станций (АЗС) по талонам, а также по пластиковым  картам.

1.4.1 Приобретение ГСМ за наличный расчет на автозаправочных станциях

Приобретение ГСМ на АЗС  за наличный расчет – это наиболее распространенный способ их приобретения. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      Для оформления выдачи денежных средств из кассы организации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» утверждена форма расходного кассового ордера (форма № КО-2).

Общепринято, что величина сумм наличных денежных средств для  приобретения топлива, подлежащих выдаче под отчет, обычно устанавливается  исходя из величины стоимости средненедельного расхода топлива, а при работе в междугородном или межобластном сообщении – исходя из величины стоимости расхода топлива на выполнение производственного задания.

При исчислении средненедельного расхода топлива используются величины планового пробега, утвержденных в  организации линейных норм расхода  топлива, действующих цен на топливо  в данной местности и на территориях  маршрута следования, количество рабочих  дней в неделе, величины заправок непосредственно  на предприятии.

Стоимость расхода топлива  при работе на дальних маршрутах  исчисляется, кроме того, с учетом предполагаемого дополнительного  пробега, связанного с загрузкой  в обратном направлении или поиском  груза, переадресацией груза, возможного увеличения пробега, связанного с непредвиденными  обстоятельствами, в размере до 15% общего пробега по маршруту и т.п.

В бухгалтерском учете  операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки  ГСМ отражаются проводкой:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50 «Касса» - выданы наличные деньги под отчет. 

По истечении установленного срока водитель организации, получивший средства на приобретение ГСМ, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый  отчет по унифицированной форме  № АО-1,  утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 1 августа 2001 года № 55 «Об утверждении  унифицированной формы первичной  документации № АО-1 «Авансовый отчет» с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы».

К авансовому отчету прилагаются  чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной  станцией (АЗС). Кассовый чек должен содержать следующие данные:

• наименование организации продавца  (АЗС);
• ИНН организации-продавца;
• номер кассового аппарата;
• номер и дату выдачи чека;
• стоимость ГСМ с учетом НДС.В некоторых регионах для АЗС введен единый налог на вмененный доход. В таких случаях стоимость ГСМ не включает в себя НДС;
• марку ГСМ, количество топлива и цену за единицу. Эти реквизиты не являются обязательными для чека ККМ. Если в чеке нет указанных реквизитов, то АЗС выдает товарный чек.

Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для  заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесение  в состав расходов, принимаемых для  целей налогообложения, стоимости  ГСМ, использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.