Учет горюче-смазочных материалов

В бухгалтерском учете  на основании авансового отчета делается проводка:

ДЕБЕТ 10-3 «Топливо» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Остаток неиспользованного  аванса сдается подотчетным лицом  в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном  порядке, перерасход компенсируется и  выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 «расчеты с подотчетными лицами»  и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счетов:

• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой сумме, выданной под  отчет.

1.4.2 Приобретение ГСМ в безналичном порядке

По безналичному расчету  горюче-смазочные материалы приобретают  в основном предприятия, имеющие  достаточно большой парк автомашин  и собственные резервуары для  хранения нефтепродуктов. Взаимоотношения  между предприятиями и поставщиками ГСМ регулируются договором на поставку нефтепродуктов.

Безналичная оплата может  быть как прямой, так и косвенной.

Прямая безналичная оплата – это форма оплаты магнитными и чиповыми картами,  с помощью  которых производится перевод денежных сумм с карты покупателя на счет АЗС по результатам отпуска топлива.

Косвенная безналичная оплата представляет собой форму оплаты нефтепродуктов на АЗС магнитными и  чиповыми картами, талонами и другими  документами, являющимися эквивалентами  заранее оплаченного определенного  количества ГСМ.

1.4.2.1 Приобретение ГСМ по талонам

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает  договор купли-продажи с продавцом  ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ  по  талонам данного  продавца, приводится в договоре (с указанием  их адресов).

Оплатив определенное договором  количество бензина соответствующей  марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

В настоящее время существует множество видов талонов, которые  можно условно разделить на три  основные группы:

• Количественно-суммовой талон, в котором указана марка, количество и стоимость топлива. Такой талон является обязательством фирмы отпустить определенное количество ГСМ указанной марки по конкретной цене. В этом случае предприятие оплачивает АЗС  стоимость ГСМ авансом.
• Количественный талон, в  котором указаны марка и количество топлива, то есть обязательство отпустить определенное количество ГСМ конкретной марки.
• Стоимостной талон, в котором указаны марка топлива и общая стоимость талона. В этом случае автозаправочная станция обязуется отпустить предприятию бензин определенной марки по талонам по цене, действующей на дату получения бензина.

Для получения, хранения и  выдачи талонов водителям приказом  руководителя назначается материально  ответственное лицо.

Получив талоны, материально  ответственное лицо на основании  товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме  № М-4 (утверждена Постановлением Госкомстата России от30 октября 1997 г. № 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации.

В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию  и номера полученных талонов, номинал  талонов в литрах и стоимость  талона в рублях исходя из стоимости  бензина, указанного в договоре и  счете на оплату.

Талоны на право получения  топлива выдаются водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором диспетчером или уполномоченным на то руководителем предприятия  лицом в строке «выдать горючее» записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с учетом количества бензинах   в баках при выезде на линию.

Выдача талонов отражается в ведомости учета выдачи талонов, в которой за полученные талоны расписывается  водитель, а на каждую марку топлива  ведется отдельная ведомость.

При сменной организации  работы материально ответственных  лиц на предприятии для учета  движения ГСМ целесообразно использовать книгу учета талонов.

Книга учета талонов на топливо должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем  и главным бухгалтером предприятия  и скреплена печатью. Записи в  книги производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ. При этом на каждый вид талонов и марки  бензина следует открывать отдельный  раздел книги.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании срока, на который  они были выданы, они возвращаются материально ответственному лицу. Этот сотрудник делает соответствующие  записи в ведомости возврата талонов. В установленные руководством предприятия  сроки материально ответственное  лицо на основании приходных и  расходных документов составляет отчет  о движении талонов и передает его в бухгалтерию.

Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талонов  должен обеспечивать ведение учета  по видам ГСМ и местам их нахождения. Учет талонов на ГСМ целесообразно  организовать на счете 10 «Материалы».

Аналитический учет ведется  по видам бензина и по материально  ответственным лицам.

Бухгалтерский учет ГСМ, приобретенных  по талонам, зависит от момента перехода права собственности на ГСМ к  покупателю талонов, а также от вида талонов. Они могут быть литровыми  или стоимостными.

Если предприятие приобретает  литровые талоны (на них указан вид  топлива и литраж), то изменение  цен, происшедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ  в учете: ГСМ будут отражаться по цене приобретения.

1.4.2.2  Приобретение ГСМ по корпоративным картам

Согласно Положению о  порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с  использованием платежных карт, утвержденному  Банком России 24 декабря 2004 г. № 266-П, корпоративная  карта представляет собой банковскую карту (средство для составления  расчетных и иных документов, подлежащих оплате за счет клиента), которая позволяет  ее держателю (физическому лицу, уполномоченному  юридическим лицом) проводить операции по счету этого юридического лица в пределах расходного лимита, установленного эмитентом.

Общие правила документооборота при расчетах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление на бумажном носителе слипов, квитанций электронных терминалов, квитанций банкоматов. Слип (квитанция  электронного терминала) должен быть собственноручно  подписан держателем банковской карты.

Фактическое списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. При  этом, как правило, имеется временной  разрыв между датой списания денежных средств и датой совершения операции, указанной в слипе, ведь фактическое  списание денежных средств со счета  обычно производится на несколько дней позже. Кроме всего прочего, может  случиться так, что расчет за товары с использованием банковской карты  произведен в конце одного отчетного  периода, а списание денежных средств  производится уже в следующем  отчетном периоде. 

Именно этим обусловлено  использование в бухгалтерском  учете организации счета 57 «Переводы в пути», ведь слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Для отражения операций по специальным карточным счетам в  бухгалтерском учете организации  используется счет 55 «Специальные счета  в банках», к которому открывается  отдельный субсчет 55-4 «Банковские  карты».

При  открытии специального карточного счета в бухгалтерском  учете организации используется проводка:

ДЕБЕТ 55 «Специальные счета в банках» субсчет 4 «Банковские карты»  КРЕДИТ 51 «Расчетный счет».

Согласно Положения № 266-П средства, списанные со счета  юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной  карты, считаются выданными юридическим  лицом под отчет держателю  корпоративной карты.

Соответственно оприходование  материальных ценностей, оплаченных посредством  корпоративной карты, должно отражаться в учете как погашение задолженности  подотчетного лица по списанным суммам.

Поскольку корпоративная  карта позволяет распоряжаться  денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения  которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его  применению, утвержденным приказом Минфина  России от 31 октября 2000 г. №94н, предназначен счет 50 «Касса», субсчет 3 «Денежные  документы». В таком случае выдачи пластиковой карты работнику  может отражаться как выдача под  отчет денежных документов.

В соответствии с Планом счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами учета денежных средств. На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется  в корреспонденции со счетами  учета затрат и приобретенных  ценностей или с другими счетами  – в зависимости от характера  произведенных расходов.

1.4.2.3  Приобретение ГСМ по топливным картам

Топливная микропроцессорная  пластиковая карта (Oil Card) – это платежная небанковская карта со встроенной микросхемой (микрочипом), выпускаемая топливной компанией и/или владельцем сети АЗС и предназначенная для учета обязательств поставщика перед покупателем по отпуску топлива, а также для учета объема и ассортимента топлива,  полученного покупателем на АЗС, участвующих в программе по внедрению технологии расчетов с использованием микропроцессорных карт.

Использование топливных  пластиковых карт предполагает применение косвенной безналичной оплаты.

Топливные карты работают как расчетные (дебетовые) карты  по двум возможным схемам: предоплаты или оплаты по факту.

Прием топливных карт увязан с отпуском через автоматизированную систему АЗС либо через терминал. Владелец топливной карты имеет  возможность выбирать ту или иную схему работы с фирмой – эмитентом  карт:

• первая схема подразумевает запись на карту клиента оплаченного им количества топлива или некоторой суммы денежных средств, необходимых для расчетов в точках обслуживания: например, схемы «Электронный кошелек», «Межрегиональная карта»;
• следующая схема как элемент дисконтной программы предназначена для физических лиц: например, схемы «Лояльность», «Бонусная»;
• другая схема интересна для компаний, устанавливающих фиксированный расход топлива для каждой машины или водителя: например, схемы «Лимитная», «Револьверная».

Поставка бензина производится посредством его выборки на АЗС  поставщика покупателем по топливным  микропроцессорным картам через  топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для  идентификации владельца карты.

Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения  организацией-покупателем топливных  карт.

Датой поставки считается  дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в  чеке учетного терминала АЗС.

Топливная карта предоставляет  право покупателю получать ГСМ при  условии, что их стоимость не превышает  суммы денежных средств, полученной поставщиком от покупателя. На топливную  карту нанесен соответствующий  оплате код, который дает возможность  получить на АЗС соответствующие  коду ГСМ.

Расчеты за приобретаемое  топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100-процентной предоплаты заказываемого  количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления  счета. Отдельно покупатель оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных  микропроцессорных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Ежемесячно поставщик  топлива представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи на проданное горючее, а также отчет (или реестр) операций по картам. В  последнем документе указывается, когда и сколько топлива было приобретено (данные с заправок).