Учет денежных средств

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой сумм кассир подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру, проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом) помимо приходного кассового ордера, указанного в абзаце первом настоящего пункта, оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Таблица 1. «Бухгалтерские проводки, отражающие поступление денежных средств в кассу»

Счет Дб	Счет Кт	Описание проводки	Подтверждающий документ
50.01	70	Возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда от работников организации	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50.01	71	Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм от работника организации	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1. Авансовый отчет
50.01	73.1	Поступление в кассу от работников организации в счет расчетов по выданным займам	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50.01	73.2	Поступление денежных средств в кассу от работников в счет погашения материального ущерба	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50.01	62	Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения дебеторской задолженности	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
		Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в виде аванса по договор
50.01	76.02	Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет погашения ранее предъявленных претензий	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50.01	76.03	Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет прибыли, полученной от совместной деятельности	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1. Протокол собрания учредителей
50.01	51	Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета организации	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1. Банковская выписка
50.21	52	Поступление денежных средств в кассу с валютного счета организации	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1. Банковская выписка
50.01	55	Поступление денежных средств в кассу со специального счета	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1. Банковская выписка
50.01	75.1	Вклад в уставный капитал организации наличными средствами	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50.01	50.02	Поступление денежных средств из операционной кассы в кассу организации	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1
50.01	79.2	Поступление в кассу денежных средств от обособленного подразделения организации	Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1

Выдача наличных средств:

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности предприятия, проводится по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им документа, удостоверяющего личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Перед выдачей наличных денег кассир проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера в расходном ордере и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. Также кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере, и соответствие ФИО получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

  При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие ФИО получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, ФИО доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере ФИО доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру.

  При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер.

Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег так, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

  Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации под отчет расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить бухгалтеру авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм содержит: наименование предприятия, дату оформления реестра депонированных сумм, период возникновения депонированных сумм наличных денег, номер расчетно-платежной ведомости, фамилию, имя, отчество работника, не получившего наличные деньги, табельный номер работника, сумму невыплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестру депонированных сумм, подпись и расшифровку подписи кассира. Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты. Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

  После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости. При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости заверяется им самим.

Порядок ведения кассовой книги

Для учета поступающих в кассу наличных денег ведут кассовую книгу.

 Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги, ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом).

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному/расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные/выданные наличные деньги.

  Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

  Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции.

Учет денежных документов:

Денежными документами называют документы, которые свидетельствуют о том, что расчеты между организациями уже произведены, а услуга фактически еще не оказана.

К денежным документам относят: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в дома отдыха и санатории, талоны на бензин(выданные на фиксированную сумму), билеты на автобус, трамвай и другие виды общественного транспорта, железнодорожные билеты, карты экспресс-оплаты за телефон и Интернет.

К денежным документам не относят: корпоративные банковские карты, муниципальные ценные бумаги; ценные бумаги других организаций, в том числе долговые ценные бумаги, в которых дата и стоимость погашения определены (облигации, векселя).

Денежные документы приходуют на счете 50 субсчет «Денежные документы» по сумме фактических затрат на их проводкой:

ДЕБЕТ 50 субсчет «Денежные документы» – КРЕДИТ 60 (76, 71 …) — получены (приобретены) денежные документы.

Операции, связанные с поступлением денежных документов, равно как и с их последующим движением, заносят в специальную ведомость или журнал.

Затем документы передаются на руки сотруднику. В случае выдачи документов под отчет, например, билетов или карт экспресс-оплаты делается проводка:

ДЕБЕТ 71 – КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы» — выданы сотруднику денежные документы под отчет.

В случае, если, например, сотрудникам были выданы путевки в санаторий, проводка будет следующей:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Выданные путевки» – КРЕДИТ 50 субсчет «Денежные документы» — выдана работнику путевка в санаторий.

После того как сотрудники вернут использованные денежные документы, затраты можно списать. В бухучете это расходы по обычным видам деятельности либо прочие (если речь идет о путевках). Проводку сделайте такую:

ДЕБЕТ 20 (26, 44, 91 …) КРЕДИТ 71 (73) — списаны на расходы денежные документы.

Далее необходимо принять НДС к вычету. С продажи проездных на общественный транспорт и почтовых марок НДС не выплачивается3. В остальных случаях для вычета НДС важно, как именно произошла оплата — наличными или в безналичной форме. При оплате в безналичной форме сумма НДС будет в платежном поручении и в счете-фактуре, который обязан выписать контрагент. При оплате наличными средствами денежного документа вычет делается лишь в случае наличия платежного поручения.

Один или два раза в месяц кассир составляет отчет в кассовой книге по поступившим и выбывшим документам. Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

 

1.1.3. Инвентаризация кассы  с отражением результатов в  учете

Цель инвентаризации – проверка оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе. Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

1) при смене кассира

2) при выявлении недостач и  хищений

3) перед составлением годовой  отчетности.

Так же предусмотрены внезапные ревизии кассы. Они проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам4. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.