Учет заработной платы

      На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняется:

личная карточка работника;

трудовая книжка работника;

лицевой счет.

      Личная карточка работника (форма № Т-2(см. приложение 3)) заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.

      В дальнейшем в личную карточку вносятся сведения о перемещениях работника, изменениях тарифных ставок (оклада), повышении квалификации, предоставляемых отпусках и т.д. В конце каждой записи о перемещении работника и его назначении на должность должна стоять личная подпись работника.

      Штатное расписание (форма № Т-3(см. приложение 4)) используется для оплаты труда административных работников и служащих. В нем содержится перечень должностей постоянных работников с указанием должностных окладов.

      Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5(см. приложение 5)) составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ визируется начальниками структурных подразделений прежнего и нового места работы и подписывается руководителем организации. На оборотной стороне приказа дается справка о несданных имущественных ценностях.

       Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6(см. приложение 6)) применяется для оформления ежегодного отпуска, отпусков других видов и содержит все необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.

      График отпусков (форма № Т-7(см. приложение 7)) необходим для планирования отпусков работников и контроля за его выполнением.

      Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)трудового договора с работником (форма № Т-8(см. приложение 8)) составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем соответствующего подразделения и руководителем организации. В приказе указывают причину и основание увольнения. При увольнении по собственному желанию работник оформляет заявление на лицевой стороне формы. В форме № Т-8 содержится расчет по начисленным и удержанным суммам и приводятся данные о несданных имущественных ценностях.

      К первичным документам по учету численности работников организации и их движения относятся приказы (распоряжения) руководителя организации о переводе на другую работу (формы № Т-5, Т-5а), предоставлении отпуска работнику (формы № Т-6, Т-6а), направлении работника в командировку (формы № Т-9,Т-9а(см. приложения 9 и 10)), прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (формы Т-8,Т8а) и др.

       Первичные документы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Для этих целей используются: табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12), табель учета рабочего времени (форма № Т-13), расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51), платежная ведомость (форма № Т-53), журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а), лицевой счет (форма № Т-54), лицевой счет (свт) (форма № Т-54а), записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60), записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61), акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).

 

2.3 Синтетический и  аналитический учет расчетов по оплате труда.

      При организации оплаты труда и отражении соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета необходимо разделять выплаты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), и выплаты, возмещаемые из других источников.

      В себестоимость продукции включаются затраты на оплату труда работников, занятых в производственной сфере – изготовлением продукции, выполнением работ – или обслуживающих производство. В организации могут производиться выплаты, которые не включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), а возмещаются за счет фонда социального страхования, нераспределенной прибыли, целевого финансирования и т.п. Выплаты из этих источников носят компенсационный или поощрительный характер. К ним относятся пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые из фонда социального страхования; премии, выплачиваемые за счет резервного фонда и целевых поступлений; материальную помощь; оплату работникам отпусков, дополнительно предоставляемых по коллективному договору и т.п.

 Синтетический учет расчетов  по оплате труда организации  ведут на счете 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда», в развитии которого могут  открываться соответствующие субсчета. По кредиту счета 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда» отражаются суммы начисленной оплаты труда, премий, пособий по временной нетрудоспособности. По дебету счета 70  «Расчеты с персоналом по оплате труда» выплаты работникам, суммы удержанного налога, своевременно не возвращенные подотчетными лицами авансы, суммы за причиненный материальный ущерб, брак, в погашение задолженности по выданным займам, по исполнительным документам в пользу различных юридических и физических лиц.

      Бухгалтерские записи на счете 70  «Расчеты с персоналом по оплате труда» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1

 

Корреспонденция счетов

по учету  расчетов с персоналом по оплате труда

№ п/п	Содержание  факта хозяйственной деятельности	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Отражает задолженность по оплате труда работникам, непосредственно связанным с созданием объектов основных средств	08	70
2	Отражает задолженность по оплате труда работникам, занятым производством  продукции, выполнением работ, оказание услуг основного и вспомогательных  производств	20, 23	70
3	Отражает задолженность по оплате труда общепроизводственному и общехозяйственному персоналу	25, 26	70
4	Отражает задолженность по оплате труда работникам, занятым исправлением брака	28	70
5	Отражает  задолженность по оплате труда работникам, занятым продажей продукции	44	70
6	Отражает возврат в кассу  излишне выплаченных сумм оплаты труда (счетная ошибка)	50	70
7	Отражаются пособия, начисленные  за счет средств социального страхования	69	70
8	Отражается начисление работникам дивидендов за счет резервного фонда  организации	82	70
9	Отражаются начисленные работникам дивиденды за счет нераспределенной прибыли организации	84	70
10	Отражается задолженность работникам по выплате установленных компенсаций  за счет бюджетных средств	86	70
11	Отражает задолженность по оплате труда работникам по операциям, не связанным с обычной деятельностью	91	70
12	Отражает задолженность работникам по оплате труда, суммы которой резервировались	96	70
13	Отражает задолженность по оплате труда работникам, занятым выполнением  работ, затраты по которым учтены как расходы будущих периодов	97	70
14	Отражает задолженность по оплате труда работникам по операциям, связанным  с чрезвычайными обстоятельствами	99	70
15	Отражается  выплата работникам заработной платы, пособий, премий, дивидендов и др.	70	50
16	Отражается погашение задолженности  по оплате труда, выплате дивидендов работникам-акционерам	70	51
17	Отражается погашение задолженности  работникам-акционерам по оплате труда, выплате дивидендов	70	55
18	Отражается денежный перевод в  счет погашения организацией задолженности работникам по оплате труда	70	57
19	Отражаются суммы начисленных  налогов на доходы физических лиц	70	68
20	Отражаются суммы, удержанные из оплаты труда работников (с их согласия) в связи наличия у них неизрасходованных  подотчетных сумм	70	71
21	Отражается удержание с виновных лиц сумм займов, недостач, хищений  и др.	70	73
22	Отражаются депонированная заработная плата, суммы, удержанные по исполнительным документам	70	76

 

       Организация может создавать резервы на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год.

      Резерв предстоящей оплаты отпусков (включая единый социальный налог) работников организации формирует в целях равномерного включения расходов по оплате отпусков в себестоимость продукции. Для расчета отчислений в резерв используются сведения о годовом фонде заработной платы и сумме планируемых отпускных. Отчисления в резерв рассчитываются в процентах к начисленной оплате труда. При уходе работников в отпуск резерв уменьшается на сумму начисленной им оплаты. По не использованным до конца года отпускам резерв переходит на следующий год.

      Учет формирования и использования резерва ведут на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв предстоящей оплаты отпусков». По кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов» отражается создание резерва, по дебету – его использование; остаток может быть только кредитовым.

      Резервы на выплату вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год организации создает исходя из размера предполагаемых в предстоящем периоде выплат и отчислений по этим вознаграждениям единого социального налога. Отчисления производятся ежемесячно. Сформированные резервы используются полностью в том месяце, в котором выплачивается вознаграждение работникам организации. Резервы учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчета «Резерв нВ выплату вознаграждений за выслугу лет» и «Резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год». Эти резервы используются в отчетном году полностью.

       Формирование резервов на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год необходимо предусмотреть в распорядительном документе об учетной политике организации на предстоящий год.

       Бухгалтерские записи по учету формируемых резервов представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Корреспонденция счетов

по учету  резервов предстоящих расходов

№ п/п	Содержание  факта хозяйственной деятельности	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1	Отражаются отчисления в резервы  предстоящих расходов (на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет, по итогам работы за год)	08,20,23, 25,26,28, 44,91-2, 99	96
2	Отражаются отчисления на социальное страхование от сумм выплат работникам, затраты на которые резервировались (на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет, по итогам работы за год)	96	69
3	Отражается задолженность работникам по выплатам, затраты на которые  резервировались (на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу  лет, по итогам работы за год)	96	70

 

      Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях, вычетах и выплатах, состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет следующие учетные регистры.

      Лицевой счет представляет собой регистр аналитического учета и заполняется на каждого работника организации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, число детей, структурное подразделение, куда он принят, его табельный номер и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о суммах к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый.

      При заполнении лицевых счетов используются первичные документы:

- наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки  о простое и другие;

- накопительные карточки по  заработной плате для расчета  сдельной оплаты труда;

- табель учета использования  рабочего времени (для расчета  повременной заработной платы и окладов), доплат за ночные часы и сверхурочного времени;

- листки нетрудоспособности;

- решение  судебных органов на удержание  по исполнительным листам;

- заявления  работников о перечислениях из  заработной платы на благотворительные цели;

- налоговые  карточки по учету доходов  и налога на доходы физических  лиц.

      На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость; определяется средний заработок; начисляются пенсии.   Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.

      В расчетной ведомости отражаются расчеты по оплате труда с персоналом подразделения или организации в целом. Расчетная ведомость представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал (квартал, полугодие, год). На основных листах указываются фамилия, инициалы каждого работника; приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, тарифный разряд, тарифная ставка или оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показываются количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доход физических лиц, по исполнительным листам и т.д.), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартал, полугодие, год), на который открывается расчетная ведомость. Эта ведомость заполняется по данным лицевых счетов.