Учет и аудит денежных средств на примере ООО «Компания «ЕвроСтройСервис»

Для  проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком,   необходимо   провести сплошную проверку   кассы,   выявить   отклонения   от   лимита.

К  аудиторской  проверке  должна  быть  представлена справка  банка        об  установлении  лимита остатка наличных денежных средств в кассе. Превышение  установленных  лимитов  в   кассе   допускается   лишь   в   течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по временной  нетрудоспособности  работникам  организации (в районах Крайнего Севера - 5 дней).

Если  отсутствует  справка  банка об установлении лимита остатка кассы или  выявлены  случаи  превышения лимита,  аудитор  предупреждает  клиента     о возможных  штрафных  санкциях,  установленных  Указом  Президента  РФ от 23.05.94  N  1006  "Об  осуществлении  комплексных  мер  по  своевременному      и  полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей", а именно:  за  несоблюдение  действующего  порядка  хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных  лимитов  - штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности; на руководителей организаций, допустивших  указанные  нарушения,  налагаются административные  штрафы     в 50-кратном  установленном  законодательством  Российской  Федерации  размере минимальной месячной оплаты труда.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации,  утвержденным  решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г.  N 40  наличные  деньги  из  кассы  выдаются  по  расходным  кассовым ордерам  или  надлежаще  оформленным  ведомостям, заявлениям на выдачу денег,  счетам и др. с наложением  на  этих  документах  штампа  с  реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем,  главным  бухгалтером  предприятия  или  лицами    на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым  ордерам  документах,  заявлениях,  счетах и др. имеется разрешительная  подпись  руководителя  предприятия,  подпись  на  его расходных  кассовых  ордерах  не  обязательна.

Под  распиской,  используемой  для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный  хотя  бы  одной  из  приведенных  подписей:  получателя    денег; главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия  должностного  лица;  руководителя  предприятия  или  должностного  лица,  уполномоченного  приказом  руководителя  предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  кассовом  ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание  остатка   наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается   недостачей   и   взыскивается   с  кассира.

Аудитор  проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных  по каждому чеку из банка,  путем  сверки  идентичных  сумм, записанных  в  корешках  чеков,  и  выписок  банка  (по шифру, соответствующему  получению наличных денег).  Чековые  книжки,  корешки использованных  чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "аннулировано" и хранятся подклеенными    к    корешкам    чеков.

Аудитор  должен  тщательно  проверить  полноту  оприходования   выручки от  реализации  продукции  основного  производства,  общественного  питания, услуг  вспомогательных  и обслуживающих производств, жилищно-коммунального  хозяйства. При  этом  следует  сверить  записи  в  кассовой   книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами)  по  реализации  продукции  (работ, услуг).

Правила осуществления расчетов в России устанавливает ЦБ РФ (ст.4 Федерального  закона от 02.12.90 N 394-1 "О Центральном банке РФ" (в ред. Федерального закона от 26.04.95 N 65-ФЗ).  Руководствуясь  этой нормой, ЦБ РФ устанавливает  предельные  размеры  расчетов наличными деньгами. Так, согласно  указанию ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У  "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими  лицами  по  одной сделке"  предельный размер расчетов наличными  деньгами по одному платежу составляет между юридическими лицами - 100 тысяч рублей.

Указом  Президента РФ от 23.05.94 N 1006 "Об осуществлении комплексных  мер  по  своевременному  и  полному  внесению  в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрены следующие меры ответственности  за несоблюдение расчетной дисциплины: за осуществление расчетов  наличными  денежными  средствами  с другими организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного  платежа;  на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения,  налагаются административные  штрафы в 50-кратном установленном  законодательством   Российской  Федерации размере минимальной  месячной  оплаты  труда.

В  ходе  проверки  аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными  средствами между организациями  и  своевременно  информирует руководителя  о  возможных  санкциях.

Аудиторская  практика  показывает,  что  наибольшее   число нарушений при расходовании  средств   из  кассы связано с денежными выплатами работникам   и   подотчетными   суммами.

Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются  из кассы не по кассовым ордерам, а  по платежным и расчетно-платежным  ведомостям,  которые  подписывают  руководитель организации         и  главный бухгалтер. Все  выплаты  должны  быть  персонифицированы                и  содержать  подпись  получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности,  в  этом  случае  кассир  делает  запись  "по доверенности",  а     саму  доверенность  прикрепляет  к   ведомости.

При  проверке  правильности  выплаты  денег  по  платежным  ведомостям следует  установить,  все  ли  внесенные  в  них  лица  являются  работниками данной  организации.

Для  предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать  платежные  ведомости до  выплаты  денег  по  ним.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно  ли  в  организации  закрывают  подотчетные суммы. Если проверкой  будет  выявлено,  что  подотчетные  суммы  числятся  за  получившим их  работниками  дольше  установленного  срока,  то  аудитору  нужно  получить письменные  объяснения  от  соответствующих  должностных   лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый   доход   гражданина.

Наличие  на  предприятии   утвержденного   приказом   руководителя  списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные  нужды,  оформление  сотрудниками   "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе  с  тем  лица,  получившие  деньги  на  хозяйственные  нужды,  также должны  своевременно  отчитаться  и  произвести  полный  расчет  по  выданным  в подотчет суммам. Документами  для  проведения  проверки  будут   приходные кассовые  ордера  и  журнал  регистрации  приходных  кассовых   ордеров, журнал-ордер  N 7   "Расчеты с подотчетными лицами".

Если  в  кассовом  ордере  по  строке  "Основание"  будет значиться "Остаток подотчетных сумм",  в  соответствии  с  которым  производится    возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету  документы  и  командировочные  удостоверения  или  авансовый  отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается  дата составления  авансового  отчета  (последний должен быть составлен не позднее трех  рабочих  дней  со  дня  возвращения  из командировки), является                  ли  этот  день  рабочим  для  данного  предприятия,  сверяется  дата   составления авансового  отчета,  номер  приходного  ордера,  указанный  в авансовом отчете, по  которому  вносится  остаток  неизрасходованных  сумм,  с  номером,  датой     и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером "Расчеты с подотчетными    лицами".

Все  ранее  проверенные  аудитором  документы  следует  отмечать  его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации   платежных   ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение   в   расчетно-платежные   ведомости   подставных   лиц,           на   которых   выписывается   заработная   плата   с   целью  ее присвоения.        При  проверке  сверяют  табели  учета  рабочего  времени,  приказы  о  зачислении на  работу   и   увольнении,   первичные документы   о   начислении заработной платы   и   с   данными  платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об  увольнении,  первичных  документов         по начислению заработной платы.   Обращают   особое   внимание   на   номер   или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится   выплата,   период   работы   лица   на   данном   предприятии.

Если  в  расчетно - платежной ведомости будет завышена сумма начисленной  заработной   платы, то  этот  подлог можно выявить путем сравнения  данных  синтетического  и  аналитического  учета  по счету 70 "Расчеты  с  персоналом  по  оплате  труда".  Сомнения  в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях.   Проверяются: Главная  книга,  журналы - ордера  (по кредиту счета 70 "Расчеты  с  персоналом  по оплате труда", по кредиту счета 50 "Касса"), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых  оборотов  по  счету  70  в  корреспонденции   со  счетами  68,  69  и т.д.

Целью аудиторской проверки операций на расчетном, валютном и других счетах в банке является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу "Денежные средства" и соответствии применяемой методики учета денежных средств на счетах в банке действующим в Российской Федерации  нормативным  документам. Ведется проверка полноты и правильности  синтетического учета операций по расчетному счету. Такая проверка  проводится  по  каждому  счету,  открытому  в  банке.

Если по договору банковского счета предусмотрена выплата банком процентов  за пользование денежными средствами,  аудитор  должен  проверить, начисляет  ли организация  доходы ежемесячно  или  отражает  их по факту зачисления  процентов  на  расчетный  счет.

При аудите операций  по расчетному счету аудитор также проверяет: порядок  ведения  учетных  регистров;  ведутся  ли  регистры  синтетического  учета  по  каждому расчетному счету, открытому в банке, составляется ли сводный  регистр;   своевременность  отражения  в регистрах синтетического учета  операций по движению денежных средств на расчетном счете; производятся  ли записи  в учетные  регистры  по  каждой  выписке банка; тождественность  записей  в  учетных  регистрах  и  в  выписке  банка.

Проверяя  полноту зачисления денежных средств, перечисленных покупателями и заказчиками в оплату поставленных материально-производственных  запасов,  выполненных  работ  и  оказанных услуг, необходимо  сверить  записи  по  дебету  счета 51 "Расчетный счет" с кредитовыми  записями  учетных  регистров  по  счетам 90  "Продажи"  или  62 "Расчеты  с  покупателями  и  заказчиками",  76  "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами ".

Поступление  денежных  средств   от   финансово - кредитных организаций в виде кредитов проверяют путем встречной сверки записей по регистрам бухгалтерского учета по счетам 66 "Расчеты  по  краткосрочным  кредитам            и   займам",   67  "Расчеты  по  долгосрочным  кредитам  и  займам",    51 "Расчетный  счет",  55  "Специальные  счета  в  банках",  а  также сверки выписок  и  приложенных  к  ним  документов. Особое  внимание  аудитор  должен  уделить  проверке  полноты   оприходования   наличных денежных средств,   сдаваемых   в   кассу   банка   (кредитной организации). Для    этого   проводят   встречную   проверку   записей   с данными учетного регистра по кредиту счета 50 "Касса ".   Перечисление   денежных   средств   с   расчетного счета   в   погашение   задолженности   поставщикам   следует   анализировать   в разделе   аудита   расчетных   операций   по   счету   60   "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками", чтобы установить, насколько реально и обоснованно    они    использованы.

Детальной  проверке  должны  быть  подвергнуты  операции  по  счету       51 "Расчетный счет"  в  сопоставлении  со  счетами  учета  затрат  (20 "Основное производство",  26  "Общехозяйственные  расходы ",  25  "Общепроизводственные расходы"  и  др.),  так  как   в   данном   случае   может   быть   сокрыто перечисление   средств   за   невыполненные   работы,   не оказанные   услуги.

Пересекающейся   процедурой проверки операций по расчетному счету является  проверка  списания денежных средств со счета и полноты оприходования   наличных   денег  в кассу. Аудитор  должен  проверить: приложена   ли   к   выписке   банка  по  операции   снятия   наличных денег квитанция   к   приходному   кассовому   ордеру;   тождественность   записей         в   регистрах   синтетического   учета   по   кредиту   счета   51    "Расчетный счет" и    дебету   счета 50  "Касса".

Выявленные  в ходе  проверки  операций  с денежными средствами нарушения  аудитор  фиксирует   в   рабочей   документации   и  отражает в справке   (отчете)   по результатам   данного   раздела   аудиторской   проверки.