Учет материалов на ЗАО "Магнитогорское управление ОАО Южуралэлектромонтаж"

3. Информационные взаимосвязи учета МПЗ и особенности документооборота

Поступление материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» осуществляется из разных источников:

— по договору купли-продажи и другим аналогичным договорам, предусмотренным частью второй ГК РФ;

— в порядке собственного изготовления;

— в других случаях (от списания основных средств, в части оприходованных полезных отходов и т. п.).

Среди указанных источников самым  распространенным вариантом в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» является приобретение материальных ценностей по договорам купли-продажи и другим аналогичным договорам. Все процедуры, связанные с заготовлением этих ценностей, организация разрабатывает исходя из своей сложившейся практики организации и технологии производства, системы управления как на уровне самого предприятия, так и его структурных подразделений (отделов, складов) и должностных лиц.

Операции по приобретению материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступающих грузов. В нем содержится необходимая информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ от акцепта. Экспедитор получает в бухгалтерии доверенность (ф. № М-2 или М-2а). Доверенность по ф. № М-2 предполагает заполнение корешков доверенностей. Применение доверенности по ф. № М-2 исключает необходимость ведения в организации Журнала учета выданных доверенностей. Доверенность подписывается лицом, на имя которого она выдана. Срок ее действия — до 15 дней. В отдельных случаях, например при получении материалов в порядке плановых платежей, этот срок может быть удвоен.

Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы (счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, отвесы, описи и др.) отправителя (изготовителя).

Если данные сопроводительных документов груза соответствуют его фактическому наличию, работник склада выписывает в  двух экземплярах приходный ордер (ф. № М-4), который подписывается также и экспедитором. Первый экземпляр остается на складе и в дальнейшем используется как основание к приемке материалов. Второй экземпляр передается экспедитору для отчета.

При отсутствии сопроводительных документов или в случае несоответствия поступивших материалов по количеству и качеству, расхождения по ассортименту организация составляет акт приемки материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. Один является основанием для предъявления претензии транспортной организации или поставщику. Другой экземпляр передается в бухгалтерию организации для текущего учета материально-производственных запасов.

Работник склада на основании первичных  документов о приемке материалов делает запись в карточку учета материалов (ф. № М-17), в которой ведется  их количественный учет. Карточка оформляется в одном экземпляре. По сути своей это паспорт на каждый номенклатурный номер материала. Все записи в карточке учета материалов ведутся на основании первичных документов по приходу и расходу в день осуществления хозяйственной операции с одновременным исчислением нового остатка. Данный учетный регистр является основным источником формирования информации по движению на складе материалов по каждому наименованию, сорту, виду и размеру.

В соответствии с графиком документооборота заведующий складом сдает в бухгалтерию отчет о движении материально-производственных запасов. После его проверки формируется информация о поступлении их с учетом номенклатурных номеров, складов, материально-ответственных лиц, а также общая сумма издержек по приобретению в разрезе счетов первого и второго порядков. Данная выходная информация по приходу представлена в виде Ведомости прихода материалов по складам и Сводной ведомости прихода материалов по организации.

На основании этих учетных регистров  осуществляется синтетический учет поступления материально-производственных запасов.

Схема документооборота, применяемая  в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ», представлена на рисунке 2.2.

Документы по учету материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО  ЮУЭМ» представлены в таблице 2.4.

 

Рисунок 2.2 - Схема документооборота по учету материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ»

Таблица 2.4- Документы по учету материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ»

Шифр докум	Краткое название	Полное название	Краткая характеристика документа
Д001	Ф. № М-2	Доверенность	Оформляется право должностного лица выступать в качестве доверенного  лица организации
Д002	Ф. № М-4	Приходный ордер	Заполняется при поступлении  материалов на склад в случае, если при приеме не было выявлено расхождений
Д003	Ф. № М-7	Акт о приемки материалов	Заполняется при поступлении  материалов на склад в случае, если при приеме были выявлены расхождения
Д004	Счет-фактура	Счет-фактура	Служит транспортным и сопроводительным документом
Д005	Ф. № М-8	Лимитно-заборная карта	Является первичным  документом по расходу материалов
Д006	Ф. № М-11	Требование-накладная	Выписывается при операциях  внутреннего перемещения материалов между структурными подразделениями  и МОЛ
Д007	Ф. № М-17	Карточка учета материалов	Ведется количественный учет материалов
Д008	К.склад.кч.	Карточка складского учета	Является источником формирования информации по движению материалов на складе
Д009	Ж/о № 6	Журнал-ордер № 6	Осуществляется синтетический  учет операций с поставщиками, а также аналитический учет в части расчетов по акцептной форме
Д010	Ж/о №7	Журнал-ордер № 7	Отражается учет приобретения материалов от подотчетных лиц
Д011	Главная книга	Главная книга	Показывается вступительное  сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету.

 

В таблице 2.5 представим обязательные реквизиты первичных документов по учету материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ».

Обороты по поступлению и выбытию  материалов за отчетный месяц вместе с суммами отклонений в целях проверки правильности произведенных записей сверяются с соответствующими показателями журналов-ордеров № 6, 7, 8.

Журнал-ордер № 6 открывается на месяц. В нем осуществляется синтетический  учет операций с поставщиками, а  также аналитический учет в части расчетов с ними по акцептной форме. Вначале записываются остатки непогашенной задолженности перед поставщиками, переходящие с прошлого отчетного периода.

Таблица 2.5 - Список  реквизитов в документах ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ»

Шифр докум	Краткое название	Полное название	Характеристика реквизита
Р001	Орган.получ	Организация - получатель	Краткое название получателя основных средств, согласно его учредительных документов
Р002	Орган.поставщик	Организация – поставщик МПЗ	Краткое название поставщика МПЗ, согласно его учредительных документов
Р003	№ док-та	Номер документа	Номер документа, указанного в акте
Р004	Дата документа	Дата документа	Дата оформленного документа
Р005	Наименование МПЗ	Наименование МПЗ	Наименование, модель, марка МПЗ
Р006	Дата.получ.	Дата получения	Указывается дата получения МПЗ
Р007	Норма	Норма расхода материалов	Указывается норма расходов материалов
Р008	Ед.измерен.	Единица измерения МПЗ	Количество МПЗ фиксируется исходя из физического состояния (шт., м., м2, м3, кг, т. и т.д.)
Р009	Хоз. Операция	Содержание хозяйственной операции	В первичных документах отражается содержание хозяйственной операции
Р010	Наим.долж.лиц	Наименование должностных лиц	Наименование должностных лиц, ответствен, за совершение хозоперации и правильность ее оформления
Р011	Личная подпись	Личные подписи указанных лиц	Подписи лиц, ответственных за совершение хоз.операции

 

В отчетном месяце записи в данный учетный регистр, производятся на основании предъявленных поставщиками счетов-фактур и документов, подтверждающих приемку грузов на склад. Для каждого счета-фактуры в журнале-ордере № 6 отводится отдельная строка, по которой записываются регистрационный номер, основные реквизиты и суммы, принятые к платежу, суммы зачета и пр. Суммы, принятые к платежу, показываются, развернуто по каждому элементу счета, составляющему покупную стоимость приобретенных материалов. Отдельно показываются суммы выявленной при приемке недостачи и суммы претензий по сортности, комплектности и т. п.

Приобретение материалов через подотчетных лиц отражается в журнале-ордере № 7 записью: Дебет счетов 10 «Материалы»; 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»: субсчет 3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам». Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Отпуск материалов в производство осуществляется непосредственно из кладовых ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» на рабочие места исходя из установленных норм согласно технологическим картам на отдельные виды изготавливаемой продукции и планируемых объемов ее выпуска.

Первичными документами по расходу  материально-производственных запасов являются: лимитно-заборная карта (ф. № М-8), требование-накладная (ф. № М-11) и накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15).

Лимитно-заборная карта выписывается экономической службой организации  или другой службой (например, отделом  снабжения), на которую возложено  лимитирование отпуска материалов в двух или трех экземплярах. Один экземпляр передается на склад, а  другой — цеху-потребителю. Третий экземпляр (если он выписывается) остается в тех подразделениях организации, которые осуществляют оперативный контроль, за правильностью расхода материально-производственных запасов (отдел снабжения).

В целях обеспечения надлежащего контроля, за оформлением операций по движению материалов первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы, либо такая процедура должна осуществляться в момент выписки документа. Важно, чтобы нумерация документов исключала применение повторяющихся номеров в течение отчетного года. Такая методика усиливает контрольные функции бухгалтерской службы на предприятии. Она позволяет в ходе дальнейшей обработки первичных учетных документов правильно распределить стоимость отпущенных в производство и на другие цели материалов по видам изготовленной продукции, выполненных работ или оказанных услуг и статьям расходов.

Для переноса итоговых записей в  регистры синтетического учета и  непосредственно в Главную книгу  применяется отчет "Движение материалов в денежном выражении", в ней указывается в разрезе групп и складов расход материалов по направлениям затрат, на сторону с указанием корреспондирующих счетов, поступление материалов из различных источников, внутренние перемещения только в денежном выражении и с указанием субсчетов. По каждому складу и группе материальных ценностей выводится суммовой итог в денежном выражении движения и остатков материальных запасов [15].

 Для обобщения информации  о расходе материалов на сторону  служит отчет "Итоги по реализации", в ней расписаны реализуемые материалы в денежном и натуральном выражении в разрезе дебетуемых счетов.

 Все бухгалтерские операции  месяца по расходу материалов  на производственные и хозяйственные  нужды собираются в отчете "Расход  материалов по направлениям затрат" с указанием субсчетов и аналитики, на ее основе составляются данные для Главной книги.

Существенно улучшить учет производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументальной системы оформления расхода материалов) и др.

4. Состояние автоматизации при учете материально-производственных запасов в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ»

В ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» рабочие места бухгалтеров оборудованы оргтехникой, обеспечивающей автоматизацию учета. Предприятие содержит в своем штате программистов, которые обслуживают автоматизированную систему, проводят настройки, отладку и исправление ошибок в работе системы. В 2007 году в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» завершено перевооружение всех рабочих мест в бухгалтериях, компьютерами класса Pentium – 2 и Pentium – 3.

Автоматизированные рабочие места  бухгалтеров выполняют децентрализованную одновременную обработку информации о движении материалов с помощью  электронного документооборота в составе распределенной базы данных (РБД).

Создание АРМ специалистов по учету  движения материалов на базе персональных компьютеров в ЗАО «МУ ОАО ЮУЭМ» обеспечивает:

• простоту, удобство и "дружественность" по отношению к пользователю;
• простоту адаптации к конкретным функциям пользователя;
• компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;
• высокую надежность и живучесть;
• сравнительно простую организацию технического обслуживания.

Обработка документов на рассматриваемом  АРМ предполагает такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах.

Однако нет автоматизированной передачи данных между различными участками, например склад, бухгалтерия и отдел материально-технического снабжения. В соответствии с этим, данные о движении материалов на складе, приходится передавать в бухгалтерию в ручную, а не с помощью сети.