Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы - изучить учёт расчетов с  подотчетными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический  материал, действующие в настоящее  время нормативные акты в сфере  учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений  законодательства;

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь документами  бухгалтерии, первичными документами  по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных  расходов;

· выдвинуть предложения  по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в  ООО «НПКЦ «Эксперт».

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «НПКЦ  «Эксперт».

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. порядок раскрытия информации в бухгалтерской отчетности

1.1 Бухгалтерская отчетность организации: порядок, состав.

Бухгалтерская отчетность состоит  из бухгалтерского баланса, отчета о  прибылях и убытках, приложений к  ним и пояснительной записки, а также аудиторского заключения, подтверждающего достоверность  бухгалтерской отчетности организации, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту.

Бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление  о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении. Достоверной и полной считается  бухгалтерская отчетность, сформированная исходя из правил, установленных нормативными актами по бухгалтерскому учету.

При формировании бухгалтерской  отчетности организацией должна быть обеспечена нейтральность информации, содержащейся в ней, т.е. исключено  одностороннее удовлетворение интересов  одних групп пользователей бухгалтерской  отчетности перед другими.

Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы  представления она влияет на решения  и оценки пользователей с целью  достижения предопределенных результатов  или последствий.

Бухгалтерская отчетность организации  должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и  иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).

Организация должна при составлении  бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и пояснений к  ним придерживаться принятых ею их содержания и формы последовательно  от одного отчетного периода к  другому.

Изменение принятых содержания и формы бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и  пояснений к ним допускается  в исключительных случаях, например при изменении вида деятельности. Организацией должно быть обеспечено подтверждение обоснованности каждого  такого изменения. Существенное изменение  должно быть раскрыто в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках вместе с  указанием причин, вызвавших это  изменение.

По каждому числовому  показателю бухгалтерской отчетности, кроме отчета, составляемого за первый отчетный период, должны быть приведены  данные минимум за два года - отчетный и предшествующий отчетному.

Статьи бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках и  других отдельных форм бухгалтерской  отчетности, которые в соответствии с положениями по бухгалтерскому учету подлежат раскрытию и по которым отсутствуют числовые значения активов, обязательств, доходов, расходов и иных показателей, прочеркиваются (в типовых формах) или не приводятся (в формах, разработанных самостоятельно, и в пояснительной записке).

Показатели об отдельных  активах, обязательствах, доходах, расходах и хозяйственных операциях должны приводиться в бухгалтерской  отчетности обособленно в случае их существенности и если без знания о них заинтересованными пользователями невозможна оценка финансового положения  организации или финансовых результатов  ее деятельности.

Для составления бухгалтерской  отчетности отчетной датой считается  последний календарный день отчетного  периода.

При составлении бухгалтерской  отчетности за отчетный год отчетным годом является календарный год  с 1 января по 31 декабря включительно.

Первым отчетным годом  для вновь созданных организаций  считается период с даты их государственной  регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных  после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.

Каждая составляющая часть  бухгалтерской отчетности, должна содержать  следующие данные: наименование составляющей части; указание отчетной даты или отчетного  периода, за который составлена бухгалтерская  отчетность; наименование организации  с указанием ее организационно-правовой формы; формат представления числовых показателей бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность должна быть составлена на русском языке. Бухгалтерская отчетность должна быть составлена в валюте Российской Федерации. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации.[17]

 

1.2 Раскрытие информации  в отчетности по субъекту денежных  средств.

В работе каждого предприятия  часто возникает необходимость  оплачивать те или иные расходы наличными  деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе  розничной торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировкам  и т. д. В таких ситуациях работнику  предприятия выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы  экспедиций, геологоразведочных партий, хозяйственные расходы, на расходы  по командировкам для осуществления  оперативной деятельности предприятия. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые  они могут быть выданы, установлены  Инструкцией Центрального Банка  Российской Федерации.[13]

Основные принципы, которые  необходимо соблюдать каждой организации  при работе с подотчетными средствами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций.

В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных  подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих  на самостоятельном балансе и  находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные  и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в  кассе наличные деньги под отчет  на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные  нужды предусматривается сметой предприятия. Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость  продукции, работ, услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия  с одновременным суммированием  выплаченного превышения с суммой, начисленной командируемому заработной платы для определения налога на доходы физических лиц.

Целесообразность произведенных  расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в  зависимости от целевого назначения командировки. На каждом предприятии ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Выдача подотчетных сумм на хозяйственные нужды производится доверенным лицом, который назначается  руководством предприятия. Подотчетные  суммы выдаются с целью приобретения товарно-материальных ценностей. Для  приобретения товарно-материальных ценностей  подотчетное лицо получает доверенность, где помимо реквизитов подотчетного лица указывается наименование товарно-материальных ценностей, их количество и сумма.[14]

На основании доверенности и счета на получение товарно-материальных ценностей выписывается расходный  кассовый ордер и по нему, соответственно, производится выплата кассой денежных средств. По совершении операции подотчетное  лицо сдает документы в бухгалтерию.

Выдача наличных денег  под отчет оформляется расходным  кассовым ордером на основании заявления  работника, приказа руководителя. Сумму  аванса на командировки определяют по предварительному расчету стоимости  проезда, суточных, квартирных и других расходов.

Нормы возмещения командировочных  расходов (суточных, расходов по найму  жилого помещения, расходов по проезду  к месту служебной командировки и обратно) установлены постановлением Правительства Российской Федерации №122 в 1992 г. с учетом более поздних указаний Министерства Финансов РФ, которые дифференцируют нормы расходов для целей налогообложения.

В настоящее время в  состав командировочных расходов включаются:

- проезд работника к  месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения.  По этой статье расходов подлежат  возмещению также расходы работника  на оплату дополнительных услуг,  оказываемых в гостиницах (за  исключением расходов на обслуживание  в барах и ресторанах, расходов  на обслуживание в номере, расходов  за пользование рекреационно-оздоровительными  объектами);

- суточные или полевое  довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской  Федерации;

- оформление и выдачу  виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного  и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные  платежи и сборы при наличии  оправдательных документов.

Во время пребывания работника  в командировке он продолжает получать заработную плату. Кроме того, предприятие имеет возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия  авансовый отчет с приложением  подтверждающих документов об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним.[16]

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.