Учет расчетов с подотчетными лицами

3.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в  следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии  форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных  кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и  сданные в кассу по приходным  кассовым ордерам.[15]

Таблица 3.1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Саьдо начальное по счету 71 – это  остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное – это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег  подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода  – это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода  – это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса" - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и  расходы" - отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71- отражена сумма оприходованных материалов, купленных  подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71- учтен НДС, отраженный в  счете-фактуре по приобретенным  запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71- приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным  лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71- отражена задолженность организации перед  работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71- если недостача будет удерживаться в  течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71- если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71- если сотрудник  не отчитался за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71- приобретена лицензия на осуществление  деятельности подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера -- на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.[17]

Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, в данной работе были рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы  и нормативные акты, применяемые  в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с  несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы  подотчетного лица; отсутствием необходимых  первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а  также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что  ведет к сознательным или случайным  ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

Список использованной литературы

1. Конституция РФ от 12.12.93 (с изм. и доп.)

2. Гражданский кодекс Российской  Федерации часть первая от 30.11.94 №51-ФЗ, часть вторая от 26.01.96 №14-ФЗ, часть третья от 26.11.01 №146-ФЗ, часть  четвертая от 18.12.06 №230-ФЗ (в ред.  от 26.01.09 №5-ФЗ)

3. Налоговый Кодекс Российской  Федерации часть первая от 31.07.98 №146-ФЗ, часть вторая от 05.08.00 №117-ФЗ (в ред. от 23.03.09 №38-ФЗ)

4. Трудовой Кодекс Российской  Федерации от 30.12.01 №197-ФЗ (с изм.  и доп.))

5. Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ  «О бухгалтерском учете» (в ред.  от 03.11.06 №183-ФЗ)

6. Приказ Минфина России от 19.11.02 №114н «Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету «Учет  расчетов по налогу на прибыль»  ПБУ 18/02»

7. Приказ Минфина России от 09.12.98 №60н «Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету «Учетная  политика организации» ПБУ 1/98»  (с изм. и доп.))

8. Приказ Минфина России от 06.05.99 №32н «Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету «Доходы  организации» ПБУ 9/99» (в ред.  от 27.11.07 №156н)

9. Приказ Минфина России от 06.05.99 №33н «Об утверждении Положения  по бухгалтерскому учету «Расходы  организации» ПБУ 10/99» (в ред.  от 27.11.07 №156н)

10. Приказ Минфина России от 22.07.03 №67н «О формах бухгалтерской  отчетности организаций» (в ред.  от 18.09.07)

11. Приказ Минфина России от 31.10.2000 №94н «Об утверждении Плана  счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности  организаций и Инструкции по  его применению» (в ред. от 18.09.07)

12. Приказ Минфина России от 29.07.98 №34н «Об утверждении Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ» (в ред. от 18.09.06 №116н)

13. Врублевский Н. Бухгалтерский  управленческий учет: Учебник. - М.: Бухгалтерский  учет, 2008. - 400 с.

14. Глушков И.Е. Бухгалтерский  (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии.  Эффективная настольная книга  бухгалтера Издательство: Экор-Книга  c. 1056, 2007 г.

15. Ефремова А.А. Себестоимость.  От управленческого учета затрат  до бухгалтерского учета расходов  Издательство: Вершина c. 208, 2007г.

16. Касьянова Г.Ю. Учет - 2010: бухгалтерский  и налоговый Под ред. Г. Ю.  Касьяновой - М.: Аргумент 2010г., 447 стр.

17. Кондраков Н.П. Бухгалтерский  учет Учеб. пособие для вузов  Серия: Высшее образование - М.: ИНФРА-М 2010г., 716 стр.

18. Леонтьева Ж.Г., Гладких О.П. Бухгалтерский и налоговый учет доходов и расходов коммерческих организаций Издательство: Вершина c. 394, 2009г.

19. Семенихин В.В. Расходы организации. Бухгалтерский и налоговый учет. Практическое руководство Издательство: ЭКСМО c. 480, 2010 г.