Учет расчетов с подотчетными лицами

Первичными учетными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным  кассовым ордерам, акты выполненных  работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки  материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные документы  принимаются для отражения имеющихся  в них данных в бухгалтерском  учете, содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. [5]

При отсутствии первичных  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с  незаполненными в них обязательными  реквизитами нет оснований для  отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы  организация не имеет права включать в состав затрат по производству и  реализации продукции (работ, услуг).

При возвращении из командировки либо после покупки товарно-материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит из двух частей:

I часть: фамилия, имя,  отчество подотчетного лица и  т. п.; срок командировки; сумма,  выданная под отчет; израсходовано;  остаток или задолженность предприятия;

II часть (обратная сторона  отчета): сумма расходов, на основании  всех приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание, при  наличии квитанции.

Авансовый отчет (форма № АО-1 приложение 4) заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих  документов (копия техпаспорта) подотчетным  лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного  легкового автомобиля по нормам, установленным  Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией  также имеют тенденцию к увеличению.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего  остаток средств.

Возврат неиспользованного  аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.[18]

 

 

 

Глава 2. ОРГАНИЗАЦИЯ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА НА ПРИМЕРЕ ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

2.1 Общая характеристика  ООО «НПКЦ «Эксперт»

ООО «НПКЦ «Эксперт» было создано в 2003 году.

Целями создания НПКЦ «Эксперт»  явились: создание рабочих мест для  высококвалифицированных специалистов в области бухгалтерского учета, налогообложения и права, а также  специалистов по автоматизации производства; предоставление широкого спектра услуг  предприятиям и предпринимателям: как  консультационных, так и практических по оптимизации трудозатрат на бухгалтерский, налоговый и управленческий учет; подключение клиентов к системе  представления налоговой и бухгалтерской  отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

ООО «НПКЦ «Эксперт» расположено  по адресу г. Новосибирск, ул. Фабричная, 6.

Уставный капитал общества составляет 10000 рублей. ООО «НПКЦ  «Эксперт» включает в себя следующие  отделы: бухгалтерского учета в составе  трех сотрудников, регистрации фирм - четыре сотрудника, программистов - четыре сотрудника.

Сферой деятельности НПКЦ «Эксперт» является предоставление услуг в области постановки, автоматизации  и ведения бухгалтерского учета  со сдачей отчетов в ИФНС, в частности, организация «под ключ» бухгалтерского, налогового и управленческого учета; оказание консультационных услуг в  области оптимизации налогообложения, налогового планирования, содействия при решении налоговых споров, представления налогоплательщика  во всех инстанциях.

Клиентами НПКЦ «Эксперт»  являются небольшие строительные фирмы, оптовые и розничные торговые предприятия, а также предприятия, занимающиеся разного рода услугами и научно-исследовательскими работами.

Отделами НПКЦ «Эксперт»  по налогам и праву накоплена  большая база решения проблем, с  которыми сталкиваются налогоплательщики. Учет ведется специалистами НПКЦ «Эксперт», аттестованными Минфином РФ, а в отделе информационных технологий работают программисты, которые сертифицированы фирмой «1С».

 

2.2. Анализ учетной политики ООО «НПКЦ «Эксперт».

Учетная политика предприятия  для системы бухгалтерского и  налогового учета, представленная в  приложении 3, разрабатывается главным бухгалтером. В соответствии с требованиями законодательства учетная политика, принятая предприятием, формируется на долговременный период и применяется последовательно из года в год. Поэтому для предприятия не является необходимостью ежегодно издавать приказ об утверждении учетной политики. Однако в случае изменения законодательства, в учетную политику вносятся необходимые изменения и дополнения, которые оформляются соответствующими организационно-распорядительными документами.

В применяемой на предприятии  программе «1С: Бухгалтерия 8» для  ведения бухгалтерского и налогового учета также вводятся данные об учетной  политике за соответствующий период. К элементам учетной политики, определяющим порядок автоматизированного  ведения бухгалтерского учета, относятся:

- метод определения выручки  для целей налогообложения: «по  отгрузке».

- особенности исчисления  НДФЛ. В ООО «НПКЦ «Эксперт»  стандартные вычеты применяются  нарастающим итогом в течение  налогового периода.

Положение об учетной политике ООО «НПКЦ «Эксперт» в целях  бухгалтерского учета состоит из трех разделов:

I раздел: «Методика учета»;

II раздел: «Техника учета»;

III раздел: «Организация бухгалтерского  учета».

Также положением предусмотрено  несколько пунктов, определяющих порядок  ведения налогового учета.

В учетную политику в целях  бухгалтерского учета включено описание основных учетных позиций, таких  как: форма бухгалтерского учета, порядок определения финансового результата, метод начисления амортизации по основным средствам, порядок амортизации нематериальных активов, система учета приобретения и отражения в бухгалтерском учете материалов, сроки и порядок списания доходов будущих периодов, порядок и сроки проведения инвентаризации.

Учетная политика в целях  налогообложения на предприятии  включает следующие пункты:

1. для целей исчисления  налога на добавленную стоимость  дата реализации товаров (работ,  услуг) определяется по оплате;

2. для целей исчисления  налога на прибыль применяется  метод начисления в учете доходов  и расходов.

В ООО «НПКЦ «Эксперт»  исчисляют, начисляют и уплачивают следующие налоги: налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, налог на прибыль, единый социальный налог, налог на имущество организаций;

Налоговая отчетность ООО  «НПКЦ «Эксперт» включает:

- налоговую декларацию  по налогу на добавленную стоимость  (в течение 20 дней после окончания  налогового периода (месяца)),

- налоговую декларацию  по налогу на прибыль организаций  (в течение 28 дней после окончания  отчетного квартала),

- справку о доходах  физического лица по форме  2-НДФЛ в электронном варианте (не позднее 1-ого апреля года, следующего за прошедшим годом),

- расчет авансовых платежей  по единому социальному налогу (не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом),

- налоговую декларацию  по единому социальному налогу (не позднее 30 марта года, следующего  за отчетным),

- расчет по авансовым  платежам по страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование  (не позднее 20-ого числа месяца, следующего за отчетным кварталом)

- декларацию по страховым  взносам на обязательное пенсионное  страхование (не позднее 30-ого  марта года, следующего за отчетным),

Для составления налоговой  отчетности предприятие использует программу «1С: Бухгалтерия 8».

Действующую учетную политику можно было бы дополнить следующими элементами:

В целях бухгалтерского учета:

1. Нормативные документы,  на основании которых ведется  бухгалтерский учет на предприятии.

2. Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных документов.

3. График документооборота.

4. Регистры бухгалтерского  учета, применяемые организацией.

5. Кем составляется бухгалтерская  отчетность предприятия за отчетный  период.

6. Формы бухгалтерской  отчетности.

7. Переоценка основных  средств (метод и периодичность).

8. Сроки проведения инвентаризации  дебиторской и кредиторской задолженности.

9. Создание резерва по  сомнительным долгам.

10. Создание резервных  фондов.

11. Использование чистой (нераспределенной) прибыли.

12. Порядок учета убытков  прошлых лет.

13. Применяется или не  применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов  по налогу на прибыль».

В целях налогового учета  можно было бы внести в учетную  политику следующие элементы:

1. Виды налоговых регистров,  применяемых на предприятии.

2. Порядок определения  срока полезного использования  основных средств.

3. Метод начисления амортизации  по основным средствам и нематериальным  активам.

Данные изменения могут  помочь при решении спорных вопросов в области бухгалтерского и налогового учета.

 

2.3 Форма бухгалтерского учета, применяемая в ООО «НПКЦ «Эксперт».

Синтетический учет. Основы бухгалтерского учета - отражение хозяйственных  операций на счетах. По степени детализации  учета счета подразделяется на синтетические  и аналитические. Каждое предприятие, исходя из специфики своей деятельности, выбирает ту или иную совокупность счетов для учета счетов затрат на производство.

Так как в ООО «НПКЦ  «Эксперт» все расходы, связанные  с оказанием услуг, являются прямыми, поэтому они учитываются на счете 20 «Основное производство». Затем  собранные затраты относятся  на счет 90 «Продажи». Таким образом, определяется себестоимость оказанных  услуг за отчетный период. В данной фирме остатков незавершенного производства нет, и счет 20 «Основное производство»  всегда закрывается на конец отчетного  периода, то есть составляется и подписывается  акт выполненных работ.

Аналитический учет. Аналитический  учет затрат на производство каждое предприятие  организует в соответствии с характером производственного процесса, а также особенностями выпускаемой продукции или выполняемых работ, оказываемых услуг. Данные аналитического учета используют при составлении внутренней отчетности, которая строится на информации о видах, количестве, цехах-изготовителях, статьях затрат выпускаемой продукции.

В ООО «НПКЦ «Эксперт»  аналитический учет ведется в  программе «1С» Версия 8 в разрезе  различных субконто: сотрудники, основные средства, контрагенты, банковские счета, виды начислений и др. Данные аналитического учета по видам начислений используются при заполнении отчетов по налогам  и отчислениям в различные  фонды. По субконто «Сотрудники» используется выборка по счету 70 в разрезе видов  начислений: оплата труда, компенсация  за использование личного автотранспорта, материальная помощь, больничный лист. Анализ субконто по основным средствам  позволяет увидеть, например, балансовую стоимость, начисленную амортизацию, забалансовый учет (если основное средство относится к малоценным).

Под себестоимостью услуги понимается совокупность затрат, осуществленных организацией, связанных с ее оказанием. В ООО «НПКЦ «Эксперт» все  затраты, связанные с оказанием  услуг, непосредственно относятся  на себестоимость данных услуг, которая  определяется суммированием всех понесенных расходов за определенный период.

Для организаций, оказывающих  услуги, удельный вес материальных расходов в составе себестоимости  зависит от вида оказываемых услуг. Так и в ООО «НПКЦ «Эксперт»  основной статьей расходов является заработная плата персонала. За 2010 год  ФОТ (фонд оплаты труда) в себестоимости услуг составил 68.7% (данные для расчета приведены в приложении 1).

Налоговый учет, целью которого является формирование налоговой базы по налогу на прибыль, имеет несколько  иные принципы классификации, исчисления величины и признания расходов организации  для целей налогообложения прибыли. Налоговый учет доходов и расходов регулируется главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.