Учет расчетов с подотчетными лицами

Под прибылью в целях главы 25 НК РФ понимается разница между  полученными налогоплательщиком доходами и произведенными расходами, которые  определяются в соответствии с требованиями НК РФ. Согласно ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты организации. Кроме того, под расходами могут пониматься и убытки, полученные налогоплательщиком в соответствии со ст.265 НК РФ.

Под обоснованными расходами  понимаются экономически оправданные  затраты, выраженные в денежной форме, о чем говорится в ст.252 НК РФ.

Глава 25 НК РФ все расходы  налогоплательщика в зависимости  от их характера, а также условий  осуществления и направлений  деятельности классифицирует следующим  образом:

1. расходы, связанные с  производством и реализацией,  которые в свою очередь подразделяются  на: · материальные расходы, о которых сказано в ст.254 НК РФ; · расходы на оплату труда - ст.255 НК РФ; · суммы начисленной амортизации - ст.259 НК РФ; · прочие расходы, связанные с производством и реализацией - ст.264 НК РФ;

2. внереализационные расходы,  которым посвящена ст.265 НК РФ;

3. расходы, не учитываемые  для целей налогообложения - ст.270 НК РФ.

Критерии отнесения затрат к тем или иным видам расходов устанавливаются налогоплательщиком в учетной политике для целей  налогообложения. Порядок признания  расходов в налоговом учете зависит  от того, какой метод признания  доходов и расходов использует налогоплательщик в целях исчисления налога на прибыль. Глава 25 НК РФ предусматривает для  целей налогового учета два возможных  метода признания доходов и расходов: метод начисления и кассовый метод.

В ООО «НПКЦ «Эксперт»  применяется кассовый метод признания  доходов и расходов при исчислении себестоимости.

Кассовому методу в главе 25 НК РФ уделено очень мало внимания - порядок учета и доходов и  расходов установлен только ст. 273 НК РФ.

В соответствии с нормами  ст. 273 НК РФ расходами налогоплательщиков признаются затраты после их фактической  оплаты.

Оплатой товара (работ, услуг  и (или) имущественных прав) признается прекращение встречного обязательства  налогоплательщиком-приобретателем указанных  товаров (работ, услуг) и имущественных  прав перед продавцом, которое непосредственно  связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущественных прав).

Иначе говоря, при кассовом методе расходом признаются только оплаченные затраты налогоплательщика, то есть нельзя считать расходом стоимость  материалов, если оплата поставщику не произведена, нельзя считать расходом сумму начисленной, но не выплаченной  заработной платы и т.д.

Также существуют расходы, которые  не учитываются в целях налогообложения. Например, можно выделить следующие  расходы ООО «НПКЦ «Эксперт»: расходы на коммунальные услуги, на электроэнергию, так как они не указанны в перечне в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, а также компенсация  за использование личного автотранспорта в пределах установленных норм.[3]

 

2.4 Автоматизация налогового и бухгалтерского учета в ООО «НПКЦ «Эксперт»

В соответствии с действующей  учетной политикой бухгалтерский  и налоговый учет ведется с  применением компьютерной техники, то есть учет полностью автоматизирован. Такая форма ведения бухгалтерского учета является самой распространенной на сегодняшний день.

Для ведения учета на предприятии  была выбрана программа «1С: Бухгалтерия».

В соответствии с действующим  законодательством хозяйствующие  субъекты обязаны составлять бухгалтерскую, налоговую, статистическую отчетность и иную отчетность. Подготовка отчетности в программе «1С: Бухгалтерия 8» выполняется с помощью регламентированных отчетов, представляющих собой специальные файлы, содержащие шаблоны отчетных форм и средства для их заполнения в автоматическом, автоматизированном или ручном режиме.

Программа 1С:Бухгалтерия  является универсальной бухгалтерской  программой и предназначена для  ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным  разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков  справочной информации (справочников): план счетов; список видов объектов аналитического учета; списки объектов аналитического учета (субконто); констант и т.д.

На основании введенных  проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой  период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться  по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа  формирует различные ведомости: сводные проводки; оборотно-сальдовую ведомость; оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета; карточка счета; карточка счета по одному объекту аналитического учета; анализ счета (аналог главной книги); анализ счета по датам; анализ счета по объектам аналитического учета; анализ объекта аналитического учета по всем счетам; карточка объекта аналитического учета по всем счетам; журнальный ордер.

В программе существует режим  формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Рассмотрим процесс реализации услуги в программе 1С:Бухгалтерия  подробно:

заходим в меню «Документы», выбираем «Учет товаров, реализация», затем «Акт об оказании услуг». На экране появляется окно:

С помощью нажатия на клавишу Enter двигаемся по разделам открывшегося окна (если использовать мышь, то можно  пропустить какой-либо раздел). Попадаем на закладку «Заказчик», открывается  список контрагентов.

В списке нажимаем кнопку Insert (левую кнопку мыши), чтобы открыть  новую строку. Здесь можно выбрать, кому мы оказываем услугу: физическое лицо, юридическое лицо, прочая организация. В зависимости от выбранного контрагента  заполняем остальные поля карточки.

Далее возвращаемся к акту об оказании услуг и переходим  к разделу договор. В этом разделе  выбираем договор, на основании которого оказывается услуга. Для этого  кнопкой Insert открываем строку в таблице  и выбираем вид услуги

Теперь опять возвращаемся к нашему акту и заполняем строки количество (обычно это часы или  месяцы), цена, сумма без НДС, с  НДС, итого с НДС. В результате получаем заполненный акт об оказании услуг

Проведение операции сопровождается проводкой Дт 62.1 Кт 90.1.1.

Чтобы выделить НДС, нужно  сформировать счет-фактуру. Для этого  заходим в меню «Журналы» и  выбираем «Реализация», затем выбираем услугу, по которой надо сформировать счет-фактуру и нажимаем кнопку «Действие» и «Ввести на основании». В появившемся  окне «Выбор вида документа» выбираем счет-фактуры выданные и нажимаем кнопку ОК. В появившемся окне ничего не заполняем, а нажимаем снова ОК. Если по данной операции была предоплата, то внизу документа в графе  «К платежно-расчетному документу» заполняем  номер и дату документа, по которому была осуществлена предоплата. В результате получаем заполненную счет-фактуру.

Выделенный НДС оформляется  проводкой Дт 90.3 Кт 68.2.

Для автоматического ведения  учета необходимо, чтобы в договорах  контрагентов стояла галочка у графы  «Использовать документы по договорам  для автоматического формирования книги покупок и книги продаж». Если галочка поставлена, то после  формирования всех счетов-фактур 1 раз  в месяц формируется регламентный документ «Формирование книги продаж». Если галочки нет, тогда книга  продаж заполняется вручную, что  существенно осложняет работу бухгалтера и занимает довольно много времени.

Также в ООО «НПКЦ «Эксперт»  применяется программа связи  с налоговой инспекцией по Internet - программа «Спринтер». Данная программа  позволяет существенно сэкономить время бухгалтера, ведь не для кого не секрет, что в налоговой инспекции  всегда огромные очереди в период сдачи отчетности. Данная программа  позволяет бухгалтеру отправлять сформированную отчетность инспектору не тратя время  в очередях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. порядок  учета расходов с подотчетными лицами НА ПРИМЕРЕ ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

3.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «НПКЦ  «Эксперт» подразделяются на три  вида:

1. Документы, относящиеся  к первому виду, составляются, как  правило, в отделе кадров и  бухгалтерии организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер. Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение. Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2 приложение 5) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида  командированный работник получает  самостоятельно во время нахождения  в командировке или при приобретении  ТМЦ, оплаты работ, услуг. К  ним относятся проездные документы, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара.

3. Третий вид - итоговая  документация. Работник, возвратившийся  из командировки обязан сделать  отметку о прибытии в командировочном  удостоверении и в течение  трех дней после окончания  командировки по приказу представить  подробный отчет руководству  организации о результатах выполнения  служебного задания, в бухгалтерию  - авансовый отчет об истраченных  суммах полученных денежных средств,  который применяется для учета  денежных средств, выданных подотчетным  лицам на административно-хозяйственные  расходы юридическими лицами  всех форм собственности, кроме  бюджетных учреждений.[19]

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные  графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным  лицом, и сумм расходов, принятых к  учету.

К итоговой документации относятся: авансовый  отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным  кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника  в командировке (билета, квитанции  из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения  в учете:

1) работник по авансовому отчету  отражает неиспользованную сумму  и возвращает её в кассу  организации;

2) утверждение целесообразности  произведенных расходов в авансовом  отчете и списание их для  целей бухгалтерского учета в  расходы организации.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный  счет, сальдо которого отражает сумму  задолженности подотчетных лиц  предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.[14]

Выдачу денежных авансов подотчетным  лицам отражают по дебету счета 71 и  кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные  расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие  расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».