Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

1. автотранспортом или речным транспортом:

- товарно-транспортная накладная  (4 экземпляра); (Приложение №10 )

          - путевой лист со штампами  автопредприятия;

2. железнодорожным транспортом:

- железнодорожная накладная  (1 экземпляр);

               - грузовая квитанция (1 экземпляр);

3. воздушным транспортом:

- накладная отправителя;

          - грузовая накладная (3 экземпляра, выписывается перевозчиком);

4. морским транспортом:
• коносамент (выписывает порт);
• расчетные документы:
• счет;
• счет-фактура , который должен быть зарегистрирован в книге покупок (порядок составления счетов – фактур утвержден постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 №914, последние изменения внесены в Правила постановлением Правительства РФ от 16.02.04 №84); (Приложение №11)
• приходный кассовый ордер (необходим, если оплата производится за наличный расчет); (Приложение №12 )
• расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы организации). (Приложение №13)

В случае предъявления покупателем  претензий в связи с недопоставкой  товаров поставщик, допустивший  недопоставку товаров, обязан в соответствии со ст. 511 восполнить недопоставленное количество товаров. Обязанность восполнения  установлена на случай недопоставки товаров, просрочки поставки или  ненадлежащего исполнения поставщиком  указаний покупателя о поставке товаров  получателям (нарушения отгрузочной  разнарядки). Недопоставка означает не только нарушение условий о количестве, но и о сроке, следовательно, недопоставка одновременно является и просрочкой поставки. Покупатель вправе отказаться от переданного товара, если же товар  уже оплачен, - потребовать возврата уплаченной денежной суммы.

Если поставщик возвращает покупателю денежные средства за недопоставленный товар, то выписывается новая счет –  фактура на фактически полученный покупателем  объем товаров с указанием  «По пересчету» и ссылкой на номер  ранее оформленного счета – фактуры. 

Стороны вправе избрать любую  из тех форм расчетов, которые указаны  в ст. 862 ГК. Если же в договоре отсутствует  условие о форме расчетов, то применяется  форма, предусмотренная нормой ст. 516 ГК, т.е. расчеты осуществляются платежными поручениями.

При расчетах по аккредитиву  плательщик представляет в банк-эмитент  два экземпляра заявления на открытие аккредитива, в котором поручает банку-эмитенту открыть аккредитив. Аккредитив выписывают в 4 экземплярах.

Вексель должен быть составлен  только на бумаге, любым способом –  от руки, на компьютере, на пишущей машинке. Вексель подписывается собственноручно  уполномоченным на то лицом.

Действующее вексельное законодательство предусматривает возможность передачи векселя с помощью индоссамента.

Индоссамент – это специальная  надпись на векселе (или на добавочном листе – аллонже), которая передает права по векселю новому держателю  векселя.

Передаточная надпись  должна содержать собственноручную подпись лица, передающего вексель.

Лицо, передающее вексель  по индоссаменту, называется индоссантом, а лицо, получающее вексель, - индоссатом.

При передаче векселя по индоссаменту оформляется акт приема-передачи. Составление акта приема-передачи не предусмотрено законодательством  о векселях. Однако в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете»  все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться  оправдательными документами, которые  выполняют функции первичных  учетных и на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Акт  приема-передачи векселя имеет значение не только для целей бухгалтерского учета (устанавливает точную дату принятия векселя на баланс), но и при возникновении  спорной ситуации между сторонами (актом юридически грамотно фиксируется  факт приема-передачи векселя).

Операции взаимозачета оформляются  актом взаимных требований (протокол о проведении взаимозачета, соглашение о погашении взаимных обязательств, акт сверки взаимных требований) (Приложение №14 ). Этот документ должен содержать информацию об основаниях возникновения задолженностей, сумму зачтенных взаимных требований и дату проведения зачета.

Уступка права требования оформляется путем заключения двустороннего  соглашения (договора) между прежним  и новым кредитором (ст.382 ГК РФ). Договор  уступки права требования называется договором цессии, а стороны, участвующие  в этом договоре, - цедент (прежний  кредитор) и цессионарий (новый кредитор). До заключения договора лицо, которое будет цедентом, направляет своему кредитору письмо с просьбой дать согласие на перевод долга на лицо, которое будет цессионарием. После получения согласия заключается договор уступки прав требования в обмен на принятие долга.

Отступное оформляется соглашением (статья 409 ГК РФ), к которому предъявляются  следующие требования к наличию  обязательных реквизитов - размер, сроки  и порядок предоставления отступного.

Если отступное при  одностороннем отказе от полного  или частичного исполнения договора не было предусмотрено условиями  договора, то в него вносятся соответствующие  изменения, устанавливающие объект и размер отступного, а также сроки  и порядок исполнения обязательства.

Соглашение юридических  лиц об отступном между собой  и с физическими лицами должно быть заключено в письменной форме. Если в качестве объекта отступного выступает недвижимое имущество, то соглашение об отступном действительно  только после его государственной  регистрации.

Факт прекращения обязательства  отступным должен быть зафиксирован сторонами сделки посредством оформления документов (актов), констатирующих приемку-передачу имущества (оказание работ, выполнение услуг), выступающего в качестве отступного.

 

3.3 Синтэтический и аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Учёт расчётов с поставщиками материальных ценностей и услуг  организуется на счёте 60 «Расчёт с  поставщиками и подрядчиками». Счёт по отношению к балансу – пассивный. По кредиту счёта 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками» отражается задолженность с поставщиками, по дебету – уменьшение этой задолженности.         

 Сальдо кредитовое  свидетельствует о суммах задолженности  предприятия поставщикам и подрядчикам.  В некоторых случаях сальдо  по счёту 60 может быть и дебетовым,  это означает, что сумма за  материальные ценности поставщиком  оплачена, но на конец месяца  эти материальные ценности не  поступили, числятся как товары  в пути.         

 Счёт 60 предназначен для  обобщения информации о расчётах  с поставщиками и подрядчиками  за:

-      полученные материальные ценности, принятые выполненные    

 работы и потреблённые  услуги, включая предоставление     энергии, газа, пара, воды, а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчёты, документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

-      материальные ценности, работы и услуги, расчёты по которым производятся в порядке плановых платежей;

-      материальные ценности, работы и услуги, на которые расчётные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

-      излишки материальных ценностей, выявленные при их приёмке;

-      полученные услуги по перевозкам, в том числе расчёты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуги связи.

Все операции, связанные  с расчётами за приобретённые

материальные ценности, принятые работы или потреблённые услуги, проводят по счёту 60 независимо от времени оплаты предъявленного счёта.         

Основная масса материальных ценностей поступает в организацию  от поставщиков. В договоре с ними оговариваются условия поставки: наименование материалов (работ, услуг), количество, цена, срок выполнения (отгрузки) и др. организация ведет учет выполнения договорных обязательств с поставщиками материальных ценностей, подрядчиками работ, услуг. В случае невыполнения указанных в договоре условий  организация имеет право на отказ  от акцепта платежных требований.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Счет – пассивный, сальдо кредитовое, отражает сумму задолженности организации  поставщикам по неоплаченным счетам, оборот по дебету – погашение задолженности, оборот по кредиту – возникновение  новой задолженности.

Аналитический учет по счету 60 в ООО «Джиклаб» ведется по каждому поставщику и подрядчику и по каждому предъявленному счету.

Счет 60 кредитуется на стоимость  фактически поступивших или принятых к оплате товарно-материальных ценностей, потребленных услуг и работ в  корреспонденции с дебетом соответствующих  счетов товарно-материальных ценностей  или затрат.

Например, 18.07.2012 года в ООО  «Джиклаб» поступили материалы для ремонта на сумму 9570,00 руб. (в т.ч. НДС 4406,78) от ООО «ПИК». Счет данного поставщика был акцептован в этом же месяце на указанную сумму (Приложение №15)

Счет 60 по дебету, на котором  отражаются суммы исполнения обязательств, включая авансы и предварительную  оплату, корреспондирует со счетами  учета денежных средств и др.

Например, в ООО «Джиклаб» 22.07,2012 года был оплачен счет поставщика ООО «РосПродукт» на сумму 32400,00 руб. (Дт 60 Кт 51).

Основным документом по расчетным  взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих  банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных  требований, аккредитивов, платежных  поручений, расчетных чеков.

Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности кроме обычных счетов-фактур по расчетам с поставщиками за поставленную продукцию, товары, услуги применяются  также специализированные счета-фактуры  для учета НДС.

Организация одновременно со специализированными счетами-фактурами  ведут также журналы учета  полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость.

Специализированная форма  счета-фактуры выписывается поставщиком  на покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр в течение 5 дней с даты отгрузки представляется покупателю; он дает право на учет сумм НДС после оплаты товара. Второй экземпляр счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции.

Получаемые и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно  в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.

Поставщики кроме учета  журнала выданных счетов фактур ведут  также специальную книгу продаж, которая предназначена для регистрации  счетов фактур. Учет счетов-фактур в  книге ведется в хронологическом  порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения  предоплаты. Записи делаются не позднее 10 дней после совершения операции.

В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы НДС фиксируются  раздельно по товарам со ставкой  обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом.

В свою очередь у покупателей  товаров, работ, услуг кроме журнала  учета получаемых от поставщиков  счетов-фактур ведется специальная  книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается  в определении сумм НДС, подлежащего  зачету в соответствии с законом  об НДС.

Книга покупок включает все  реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются  раздельно по товарам со ставкой  обложения налогом в 18 и 10 %, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.

Аналитический учет по счету 60 в ООО «Джиклаб» ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов по плановым платежам – по каждому поставщику и подрядчику в ведомости № 1 по счету 60.

В регистрах журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками учитываются в журнале-ордере № 6 и реестрах операций по расчетам с  поставщиками и подрядчиками.

Журнал-ордер № 6 открывают  на квартал, полугодие или год  с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер.