Учет труда и заработной платы

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

Рис. 4.1. Классификация документов

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим критериям: по назначению, последовательности составления, количеству отражаемых операций, по месту составления, области применения, по способу заполнения (рис. 4.1).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распо­рядительными называются документы, которые содержат распоряже­ние, указание на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не могут служить основанием для отражения операций в учете. Например,

!!!!!!!!!!!!

платежное поручение, доверенность, чек на получение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведе­нии инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называют­ся документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной опе­рации и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете. К ним относятся акты приема-передачи основных средств,

!!!!!!!!!!!!!!!!!!

их ликви­дации, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др. Документы бухгалтерс­кою оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и от­ражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и распределения амортизационных расходов. Ком­бинированными называются документы, которые сочетают функции рас­порядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Такими документами являются: расходный кассовый ор­дер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, что подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание на ка­кие счета необходимо их отнести.

По последовательности составления документы бывают первичными и сводны­ми. Первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее со­вершения. Формы первичных документов разрабатываются и утверж­даются государственными органами. Типовые формы первичных учет­ных документов содержатся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. К таким документам относятся авансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По количеству отражаемых операций первичные документы подраз­деляются на разовые и накопительные. Разовые применяются для отраже­ния одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Напри­мер, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения. Накопительные документы используют для оформления одно­родных хозяйственных операций по мере их совершения за определенное время (недели, декады месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. В конце каждого периода в них подводятся итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние составляются в организации для отражения внут­ренних операций. К ним относятся: расчетно-платежная ведомость, тре­бование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Это выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи технических средств.

По области применения документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета на­доя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов — это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах яв­ляется вторым этапом учетных работ.

Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в пер­вичных документах. Они предназначены для систематизации и накоп­ления информации, принятых к учету первичных документов в денеж­ном и (или) количественном выражении. Таблицы могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек, машинограмм.

Регистры предназначены для накапливания, группировки и си­стематизации по счетам однородных хозяйственных операций, со­держащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и ис­пользуются для составления установленных форм отчетности. Поэтому они должны содержать название, период (начало и окон­чание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за их ведение.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лl1ц, участвующих в совершении опера­ции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неого­воренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правиль­ности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также пр а­вильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяй­ственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в доку­ментах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской об­работке (группировке, таксировке и контировке). Группировка – это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов. Таксировка - перевод натуральных показа­телей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной опера­ции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производит­ся их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оп­лачено», другие документы - путем их перечеркивания.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименова­ние организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав­ляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения доку­ментов в архиве устанавливаются в соответствии с законом Республики Беларусь от 6.10.1994 г. «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответствен­ность за организацию хранения первичных учетных документов, регист­ров бухгалтерского учета и отчетности.