Учёт материалов

В организации важную роль в обеспечении сохранности  имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам с приказов) проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров.

Сохранность материалов зависит от условий хранения, поэтому  следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи

К организации работы складского хозяйства предъявляются  следующие требования:

· Склады предприятия  должны быть специализированны, так  как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов  хранения;

· Помещение склада должно быть оборудовано специальными стеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов;

· На материалы каждого  вида должен быть выписан ярлык, где  указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой  и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы должны периодически проходить проверку в специализированных лабораториях.

В целях осуществления  контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ОАО «Лес» имеется:

· Приказ об установлении круга лиц, которым дано право  затребовать материалы, разрешить  их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;

· Разработан на предприятии  номенклатура-ценник. В первичных  документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;

· Назначены приказом материально-ответственные лица (кладовщики, зав. складами), заключены с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

· Производится приемка  продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

Проверка состояния  складского хозяйства и обеспечения  сохранности материальных ценностей  в сочетании с последующей  документальной проверкой дает возможность  сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.

Если говорить о «движении» материалов, то в это понятие входит поступление, внутренние перемещения  и потребление или реализация материалов на сторону.

Основная задача проверки операций по поступлению материалов – проверка полноты и своевременности оприходования поступающих материальных ценностей

Основные каналы поступления:

- От поставщиков на  основе договора поставки

- Приобретение за наличный  расчет через подотчетных лиц

- Из собственного производства

- Безвозмездная передача

- Приобретение от физических лиц за наличный расчет

Проверка операций по поступление ТМЦ включает:

1) Соблюдение порядка  и отчетов по доверенностям

2) Проверка закупки  материалов через подотчетных  лиц. Своевременность оприходования,  достоверность оправдательных документов.

3) Оприходование от  собственного производства. Правильность  их оценки.

4) Материалы в пути:

- реальность их стоимости;

- проверка утрат грузов, по которым не были предъявлены  претензии;

- поступившие, но не  оприходованные.

Важен своевременный  контроль поступивших материалов по вышеизложенным параметрам. Для этого на предприятии ОАО «Лес» регулярно проводится инструктаж материально-ответственных лиц, занимающихся приемкой материалов от поставщиков с целью недопущения подписания и приема материальных ценностей не соответствующих по своим параметрам тем значениям, которые указаны в договоре на их поставку. Любые отклонения в качественных параметрах принимаемых материалов должны немедленно фиксироваться и передаваться в юридическую службу предприятия.

Нарушение порядка оприходования  и списания материалов приводит к  хищению продукции, а также излишков сырья, из которых затем изготавливают  неучтенную продукцию или же реализуют  их без отражения операций в учете  с целью присвоения полученных средств

В этих целях на предприятии ОАО «Лес» проверяется:

1)Правильность классификации  запасов по всероссийскому классификатору  в зависимости от отрасли-производителя  для установления номенклатурного  номера; правильность классификации  по экономическому содержанию, назначению и структуре.

2)Анализ расчетно-платежных  документов, подтверждающих поступление  материалов от поставщиков: платежные  требования-поручения, счета-фактуры,  товарно-транспортные накладные  с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества и т.д.).

3) Сопоставление данных  первичных документов по оплате  поставщиков и данных документов  на оприходование материалов, а  также проверка в наличии правильно  оформленных договоров по этим  сделкам.

4) Сопоставление данных  первичных документов по поступлению ценностей с данными складского учета (отчеты о движении материалов, журналы-ордеры).

5) Проверка правильности  оценки (согласно учетной политике) материалов при поступлении, приобретении.

6) Письменные запросы,  устные опросы работников, специалистов, «третьих» лиц.

7) Проверка правильности  учета (выделение на сч.19) и  принятие к зачету (возмещению) НДС.

8) Проверка правильности  корреспонденции счетов – нет  ли случаев, когда поступающие  материалы не оприходованы, а  отмечены на другие счета (по  учету затрат, расчетов, фондов).⁸

Особое внимание следует  обращать на постановку контроля за неотфактурованными поставками. Поступление в отчетном месяце неотфактурованных материалов, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в журнале-ордере 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н». В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.

Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе  стоимости материалов, находящихся  в пути, то есть оплаченных, но еще  не прибывших к концу отчетного  года грузов. Этому вопросу уделяется достаточно внимания, так как иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье «материалы в пути» выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами контроля являются учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути.

9) Проверка правильности списания материалов по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание из-за недостач, порчи, хищений). Для этих целей необходимо проанализировать правильность оформления документов по расходу и внутрихозяйственному перемещению материалов; правильность их учета в бухгалтерии.

10) Сопоставление (сверка) данных документов на списание  ценностей и соответствующих  реестров бухгалтерского учета.  Особое уделяется списанию материалов  на реализацию.

11)Проверка правильности  оценки ТМЦ, списанных на издержки производства и реализованных.

12)Проверка правильности  корреспонденций счетов по списанию  ТМЦ со склада, расходу в производственной  и непроизводственной деятельности, реализации.

Стоит особое внимание обратить на случаи злоупотреблений и хищений, связанных с товарно-материальными ценностями, так как они могут существенно повлиять на финансовый результат деятельности предприятия.

· Недостача может  перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается больше, чем поступило в производство).

· Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без сверки с  первым экземпляром, что ведет к не выявлению хищения

При отгрузке и реализации:

· Возможно сознательное создание недостачи с последующим  отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский  счета. В дальнейшем эти суммы  списываются на основание отказа арбитража в иске.

Злоупотребления выявляются:

· В процессе проверки посредством анализа документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.

Особое внимание следует  обратить на обследование складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

На проверяемом предприятии  материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем указывается  во всех расходных и приходных  документах. По данному порядку в  каждой кладовой сосредоточены материалы определенных групп. На предприятии существуют склады кругового леса, спецодежды, металла, стройматериалов и другие. В самих складах материалы размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку и отпуск, а также дает возможность контролировать фактическое наличие материальных ценностей и наличие по документам. Также склады предприятия обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

Следует отметить, что  соблюдаются правила охраны складов, в частности по окончании рабочего дня на наружные запоры складов накладываются  пломбы, а перед открытием помещения  проверяется состояние замков и  пломб.

При осуществлении контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на предприятии выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику охраны и регистрируются в книге регистрации пропусков, что позволяет проверить полноту их возврата.

На проверяемом предприятии  установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, а также  за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).

Учет материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. С кладовщиком заключается типовой договор по установленной форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании предприятия предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства кладовой.

Управление производственными  запасами требует рациональной организации  их аналитического учета на основе предварительно разработанной номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности и достоверности. Номенклатурный номер материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту хранения материалов.

В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, норму  запаса и цену.

Учет движения товарно-материальных ценностей на складах осуществляют в карточках складского учета, которые открывают на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета кладовщики делают на основании первичных документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных документов отражаются те же данные, что и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам и используют для контроля за движением и состоянием производственных запасов на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых и исходовых товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.

Первичные документы  после записи их в карточках складского учета передают в бухгалтерию  на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это говорит об усилении контроля за проверкой первичных документов в бухгалтерии.⁹