Хозяйственный учет как функция управления

Бухгалтерский учет определен как система, которая измеряет, обрабатывает и передает финансовую информацию. Бухгалтерский учет связан с измерением влияния (в денежном выражении) хозяйственных операций на конкретные хозяйствующие единицы.

Объектом измерения в бухгалтерском  учете выступают хозяйственные операции, которые являются фактами хозяйственной жизни, оказывающими влияние на финансовое положение организации. Операции могут быть двусторонними и включать обмен ценностями (купля – продажа, платежи – займы и т.д.) между независимыми партнерами или односторонними (потери от пожара, наводнения, взрывы и кражи, износ станков и оборудования, постоянные накопления сумм по процентам и т.д.).

Все хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете в денежном измерении. Конечно, может иметь место отражение информации и нефинансового характера, но деньги являются единственной практически удобной единицей измерения, позволяющей получать сравнимые финансовые данные.

Согласно гражданскому законодательству денежные обязательства должны быть выражены в рублях, так как рубль является законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации.

В денежном обязательстве может  быть предусмотрено, что оно подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон.

Использование иностранной валюты, а также платежных документов в иностранной валюте при осуществлении  расчетов по обязательствам на территории Российской Федерации допускается в случаях, в порядке и на условиях, определенных законом или в установленном порядке.

Положение по ведению бухгалтерского учета определяет, что бухгалтерский  учет имущества, обязательств и хозяйственных  операций (фактов хозяйственной деятельности) ведется в валюте Российской Федерации – в рублях.

Хозяйственные операции являются предметом  бухгалтерского учета. В практической работе бухгалтер отвечает на три  основных вопроса.

Когда произошла хозяйственная  операция.

Суть этого вопроса состоит в том, чтобы знать, когда зарегистрировать хозяйственную операцию.

Например, организация заказывает, получает и оплачивает расходы по приобретению вычислительной техники. Возникает вопрос: какое из перечисленных  действий должно оказать влияние на регистрацию торговой операции:

направление заявки – письма на покупку  вычислительной техники организации  – поставщику;

отгрузка вычислительной техники  организацией – поставщиком;

получение вычислительной техники  от организации – поставщика покупателем;

получение счета от организации  – поставщика на оплату за переданную вычислительную технику;

оплата по счету за приобретенную  вычислительную технику поставщику.

Нормативными документами по бухгалтерскому учету предусмотрен порядок, согласно которому хозяйственная операция подлежит регистрации на момент перехода права собственности на вычислительную технику от организации – продавца к организации – покупателю и возникновения обязательства у покупателя по оплате;

Каково стоимостное выражение  хозяйственной операции.

Согласно общепринятым бухгалтерским  принципам все активы, пассивы, собственный  капитал, доходы и расходы отражаются по первоначальной стоимости (фактической  себестоимости). Себестоимость –  это цена хозяйственной операции в точке ее идентификации. Согласно этому положению цель бухгалтерского учета состоит не в нахождении "стоимости", которая может меняться после совершения хозяйственной операции, а в определении себестоимости или стоимости на момент совершения хозяйственной операции.

Так, например, стоимость активов учитывается в момент их приобретения и сохраняется на этом уровне до тех пор, пока они будут потреблены или проданы. Такая практика называется принципом стоимости.

Стоимость можно проверить, так  как она является результатом  действий независимых покупателей и продавцов, договаривающихся о цене. Она объективна, если подтверждена документами. Покупатель и продавец могут думать, что каждым из них заключена выгодная сделка, но их мнение не имеет отношения к бухгалтерскому учету;

Каким образом должны быть классифицированы хозяйственные операции.

Классификация – это запись хозяйственных  операций в системе счетов. Выбор  счетов может оказать влияние  на финансовые результаты организации.

Например, организацией закуплен инструмент, и в зависимости от того, как будет осуществлено его списание: как специально предназначенного для индивидуального заказа или массового производства полностью в момент передачи в производство или же в течение срока полезного использования, – это отразится на величине прибыли.

Иначе говоря, сама классификация  зависит не только от правильного  анализа сущности каждой хозяйственной  операции и ее воздействия на результаты работы организации, но также и от логической конструкции системы (плана  счетов).

 

5. УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ.

 

Записать операцию на счетах –  это значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках  или свободных листах, являющихся учетными регистрами.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета  в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Учетные регистры являются, по существу, носителями данных о хозяйственных  операциях, полученных из соответствующих  первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета  предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Учетный регистр – это специальные  формы, предназначенные для учетных  записей.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как вся карточка заполнена, записи продолжают вестись на новом бланке той же карточки, с присвоением ему очередного порядкового номера страницы.

Карточки открываются на год. Открытие карточки регистрируется в специальном  реестре для обеспечения контроля за их сохранностью.

В настоящее время карточки являются одним из самых распространенных видов регистров, применяемых организациями. В основном они используются для  аналитического учета товарно –  материальных ценностей, затрат на производство, различных расчетов.

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются  типографским способом из менее плотной  бумаги и имеют больший формат.

Формат и графление свободных  листов в зависимости от их назначения могут быть различными.

Свободные листы обязательно имеют соответствующее название (например, журнал – ордер, ведомость и др.), указание периода, на который рассчитан тот или иной учетный регистр (месяц, квартал), и таблицу, в которую непосредственно производятся учетные записи.

 

Они хранятся в особых папках – регистраторах и заводятся, как правило, на месяц, квартал.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой  ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Записи в учетных регистрах  должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано.

Рассмотрим действующий порядок  исправлений, вносимых в учетные  регистры.

Исправление ошибок в учетных регистрах  осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и  методом "красного сторно".

Корректурный способ применяется  в случае, если ошибка, допущенная в  учетном регистре, не затрагивает  корреспонденцию счетов или она  быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа  состоит в том, что ошибочный  текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается  все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

Исправление ошибки оговаривается  и подтверждается: в документах –  подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там "Исправленному верить" и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской практике часто  встречается выражение «записать  красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

Нормативными документами порядок  производства записей "сторно" не определен.

На практике применяются два  распространенных варианта такой записи:

сторнировочная запись делается чернилами  или пастой красного цвета;

число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем  обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации хозяйственной  операции в учетном регистре на бухгалтерской  проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и  аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Свободные листы могут применяться  в качестве учетных регистров  для всех видов учетных записей. Они просты в изготовлении и экономичны в использовании.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируются, переплетаются и сдаются на хранение в текущий архив организации.

По видам записей (по назначению) учетные регистры бывают хронологическими, систематическими и комбинированными.

Хронологические регистры предназначены  для хронологической записи операций, то есть по порядку их совершения без какой–либо группировки и систематизации.

Эти регистры выполняют контрольные  функции при проверке полноты  отражения операций.

Систематические регистры используются для систематической записи операций.

В этих регистрах операции группируются по определенным признакам (регистры для  ведения бухгалтерских счетов).

Примером систематического регистра является Главная книга.

Комбинированные регистры сочетают в  себе признаки хронологических и  систематических регистров.

Выбор того или иного вида учетного регистра обуславливается требованиями оптимальной организации учетного процесса на конкретном участке работы.

Применяемая технология обработки  первичной учетной информации должна позволять не только своевременно формировать отчетность, но и предоставлять возможность оперативного снятия информации и формирования данных для управленческого учета.

Именно система применяемых  регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской  отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут  ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Коммерческая тайна представляет собой сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым  ограничен в соответствии с гражданским  законодательством.

Информация составляет служебную  или коммерческую тайну в случае, если она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами.