Делопроизводство. Хранение документов

Например:

«Переписка с  УФНС России по Алтайскому краю по вопросам налогообложения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается период (квартал, год), за который составлены планы (отчёты).

Например:

«Годовые отчёты Межрайонной ИФНС России №1 по Алтайскому краю о работе автотранспорта».

Если дело состоит  из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок  дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие содержание заголовка  дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и  подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале  располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчётные документы, переписку и т.д.

Заголовки дел могут  уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом все  уточнения и изменения должны быть доведены до сведения отдела общего обеспечения. При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня  документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, т.е. указывается количество дел (единиц хранения).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых документов или по перечню документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2003 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Если в течение  года возникают новые документированные  участки работы, непредусмотренные  дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых  дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 

По окончании  календарного года делопроизводителем структурного подразделения Инспекции  производится подсчёт заведённых дел  с отметкой в графе 3 номенклатуры и составляется итоговая запись о  количестве заведённых дел, отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в отдел общего обеспечения, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с  указанием должности лица, сделавшего итоговую запись, его подпись и  расшифровка подписи.

 

2.4 Правила  формирования дел в Инспекции

 

Исполненные документы  Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре.

Дела Инспекции  формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители  структурных подразделений.

Исполненные документы  должны формироваться в дела. Номер  дело, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник структурного подразделения или исполнитель  в соответствии с номенклатурой  дел.

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  общие правила:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; 
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в  деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются  на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Оформление дел  Инспекции

Дела в структурном  подразделении Инспекции подлежат оформлению при их заведении и  по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению – включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел производится делопроизводителями соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работника архива (или лица, ответственного за ведение архива) Инспекции.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному  оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме
• нумерацию листов в деле;
• составление листа – заверителя дела (Приложение Л);
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение М);
• подшивку и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу оформляется  по установленной форме. На обложке  дела указываются реквизиты: наименование Инспекции; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок  дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые  на обложке дела, оформляются следующим  образом:

• наименование Инспекции указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращённого наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• наименование структурного подразделения – записывается название структурного подразделения в соответствии с утверждённой структурой;
• индекс дела – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Инспекции;
• заголовок дела – переносится из номенклатуры дел Инспекции, согласованной сархивным отделом администрации города (района);
• дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме  листа – заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации  листов составляется заверительная  надпись, которая располагается  в конце дела. В заверительной  надписи цифрами и прописью указывается  количество листов в данном деле, особенности  отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись  подписывается её составителем с  указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке  дела в соответствии с заверительной  надписью.

Реквизит «срок  хранения дела» переносится на обложку  дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне  типовых документов или в перечне  документов, образующихся в деятельности налоговых органов.

На делах постоянного  хранения пишется: «Хранить постоянно», а на делах долговременного срока  хранения и по личному составу – «Хранить до 01.01.___».

По окончании  года в надписи на обложках дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при  несоответствии заголовка дела на обложке  содержанию подшитых документов, в  заголовок дела вносятся изменения  и дополнения.

Для документов определённых категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также  по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись  документов дела составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись  составляется на отдельном листе  по установленной форме, которая  содержит сведения о порядковых номерах  документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами  и прописью количество включённых в  неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись  документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи. Если дело уже переплетено  и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается  к верхнему краю внутренней стороны  лицевой обложки дела.

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет  включительно) срока хранения. Дела этой категории должны иметь обложки  (приложение Н), оформленные по установленной форме. На обложки дел, которые имеют начальные и конечные даты (приказы, протоколы совещаний, акты проверок, письма, жалобы физических и юридических лиц, журналы регистрации документов) выносятся точные крайние даты, оформленные буквенно-цифровым способом, например, 5 января 2006г.

На обложках всех остальных дел (нормативные документы, переписка, отчеты и т.д.) указывается  только год заведения дела.

В делах временного (до 10 лет включительно) хранения, которые  допускается хранить в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы  дела, не составлять заверительные  надписи.

 

2.5 Требования  к формированию дел в Инспекции

 

В Инспекции предъявляются  следующие требования к формированию дел:

• раздельно группировать в дела документы Инспекции постоянного и временных сроков хранения;
• распорядительные документы Инспекции группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
• документы совещаний Инспекции группируются в дела: протоколы, решения и документы к совещаниям;
• уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами Инспекции, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
• приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приёме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам Инспекции группируются в отдельные дела;
• утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы Инспекции группируются отдельно от их проектов.

Систематизация  документов внутри дела

Документы Инспекции  внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

• Протоколы Инспекции в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
• Документы в личных делах Инспекции располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609.
• Лицевые счета рабочих и служащих Инспекции группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
• Обращения граждан по вопросам деятельности Инспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
• Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.