Делопроизводство. Хранение документов

Планы работы отделов  и Инспекции состоят из следующих  основных разделов:

• организационные мероприятия, направленные на совершенствование работы отдела (Инспекции);
• мероприятия, направленные на повышение эффективности контрольно-экономической работы. Приложением к данному разделу является график налоговых проверок;
• мероприятия, направленные на совершенствование отчётно-аналитической работы;
• учёба кадров;
• информационно-разъяснительная работа, мероприятия, направленные на повышение налоговой грамотности налогоплательщиков;
• контроль и проверка исполнения.

Перенос сроков выполнения и исключения из планов работы запланированных  мероприятий производится только с  разрешения руководителя или заместителя  руководителя Инспекции, курирующего  данный отдел и только с соответствующим  письменным обоснованием.

Контроль за выполнением  квартальных планов работы отделов  возлагается на заместителей руководителя Инспекции и начальников отделов, общий контроль осуществляет отдел  общего обеспечения, который по итогам работы за квартал докладывает на аппаратном совещании об их выполнении.

Для решения перспективных  и текущих вопросов руководитель Инспекции, а в его отсутствие один из заместителей, каждую пятницу  с 8-30 часов проводит производственные совещания (планёрки) с участием заместителей руководителя и начальников отделов.

Отдел общего обеспечения  в ходе совещаний ведёт протокол, а также учёт поручений руководства  Инспекции и осуществляет контроль за их исполнением. Заместители руководителя Инспекции и начальники отделов  несут персональную ответственность  за своевременное и качественное исполнение данных поручений.

По итогам контрольно-экономической  работы один раз в год в Инспекции  проводятся общие собрания трудовых коллективов. Организационную работу по подготовке общего собрания коллектива Инспекции и ведение протокола осуществляет отдел общего обеспечения Инспекции.

Экономическая учёба  работников Инспекции проводится один раз в месяц (второй вторник) с 8-30 часов, в отделах – согласно планам работы отделов.

Ответственность за регулярное проведение занятий возлагается  на начальников отделов. Общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения (специалист по кадрам).

По нарушителям  законодательства о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) рассматриваются материалы  ежедневно и принимаются решения  курирующим заместителем или руководителем  Инспекции.

По работе с предприятиями  недоимщиками по мере необходимости  проводится заседание комиссии курирующим заместителем.

Общая характеристика отдела работы с налогоплательщиками

Отдел по работе с  налогоплательщиками является структурным  подразделением Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Отдел по работе с  налогоплательщиками в структуре  Инспекции создан 5 ноября 2001 года. С 1 января 2002 года преобразован в отдел  по приему налоговой отчетности и  информированию налогоплательщиков, с 1 января 2003 года – в отдел по работе с налогоплательщиками.

 

2.2 Оперативное  хранение документов Инспекции

 

В процессе своей  деятельности любое юридическое  лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и  любое юридическое лицо, Инспекция  обязана хранить свои документы.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой  совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в  делопроизводстве и их передачу в  архив Инспекции.

По срокам хранения все документы Инспекции можно  условно разделить на два вида:

• документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
• документы, которые должны храниться постоянно.

Расчет срока  хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством  в 2006 году, начинается с 1 января 2007года. Расчет срока хранения для некоторых  документов имеет свои особенности.

Текущее хранение дел  Инспекции осуществляется по месту  их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов.

Документы во время  их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных  папках. На данных папках содержится с  надпись «На подпись», «Срочно» и  другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в  структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений  Инспекции.

До передачи документов делопроизводителю ответственность  за их сохранность несут те работники  Инспекции, у которых они находятся  или которым они переданы.

Работники Инспекции  хранят у себя только документы, находящиеся  у них на исполнении.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе Инспекции  все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно  помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации  текущего хранения личных дел в Инспекции  следующий:

• личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
• обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел; 
• текущему хранению в отделе кадров в Инспекции подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

Все дела Инспекции  хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или  выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения  дел.

Делопроизводитель Инспекции имеет у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном  подразделении, и описи дел, сданных  на хранение в архив Инспекции.

Каждый исполнитель  обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к  кругу его непосредственной работы.

 

2.3 Форма  и составление номенклатуры дел  Инспекции

 

Номенклатура дел Инспекции – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение И).

Номенклатура дел  Инспекции предназначена для  организации группировки исполненных  документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для  составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел  составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в  деятельности налоговых органов, с  указанием сроков их хранения, а  также анализа видов, состава  и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел  структурного подразделения Инспекции (Приложение К) составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается

начальником структурного подразделения.

Номенклатуры дел  структурных подразделений Инспекции  на следующий год разрабатываются  до 15 ноября текущего года.

Вновь созданное  структурное подразделение Инспекции  обязано в месячный срок разработать  номенклатуру дел своего подразделения  и представить её в отдел общего обеспечения. На основе номенклатур  дел структурных подразделений  отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Сводная номенклатура дел Инспекции подписывается  начальником отдела общего обеспечения, согласуется с экспертной комиссией (ЭК) Инспекции, с архивным отделом администрации города (района) (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утверждённый экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

Сводная номенклатура дел согласуется с архивным отделом  администрации города не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных  изменений в Инспекции.

После утверждения  сводной номенклатуры дел Инспекции  структурные подразделения получают от отдела общего обеспечения выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел Инспекции в конце каждого  года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры Инспекции  и функций его структурных  подразделений.

Названиями разделов номенклатуры дел Инспекции являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел  располагаются в соответствии с  утверждённой структурой Инспекции.

В номенклатуру дел  включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки  работы и вопросы деятельности Инспекции.

В номенклатуру дел  включаются заголовки дел для  группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».

В номенклатуру дел  не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел Инспекции и структурных  подразделений заполняются следующим  образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого  дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Инспекции цифрового обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит  из элементов, располагаемых в следующей  последовательности:

• название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название Инспекции и его структурного подразделения;
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документа дела;
• название территории, с которой связано содержание документов дела;
• дата (период), к которым относятся документы дела;
• указание на наличие копий документов в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью  исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о  проведении тематических проверок (планы, отчёты, акты, протоколы, справки и  др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу она ведётся.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается  их общее видовое название.