Делопроизводство. Хранение документов

Составляются и  используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Номенклатура дел  должна составляться для обеспечения  правильного формирования и учета  дела на предприятии.

В учебной литературе встречается множество определений  номенклатуры дел, из которых следует  что: номенклатура дел (приложение А) – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [15, стр. 10]

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В  номенклатуру дел включаются все  документы, образующиеся в деятельности предприятия. При этом изучаются  положения (устав) организации и  ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные  инструкции сотрудников, различные  классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный  перечень документов с указанием  сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного  и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих  органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения  полномочий организации или прекращения  ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки  и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут  возникать новые документируемые  участки и соответственно – новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел  не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. [14, стр.199]

При составлении  номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами  работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  и архивах, а также учитывать  требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием  сроков хранения. Номенклатура дел  организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем- четвертом  кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты  номенклатуры дел визируются их руководителями.

Номенклатура дел  составляется по установленной форме  и включает реквизиты:

• Наименование предприятия
• Наименование вида документа
• Дата
• Индекс
• Место составления
• Гриф утверждения
• Заголовок к тексту
• Текст
• Подпись
• Гриф согласования (одобрения)

Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):

1. Индексы дел
2. Заголовки дел
3. Количество (томов, частей)
4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню
5. Примечание

В графе 1 таблицы  номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической  структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и  порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его  структурные подразделения будут  иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел  правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы  дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе 2 располагаются  в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел  группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или  направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в  дело. Вначале располагаются заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.[9, стр.90]

При составлении  заголовков дел следует учитывать, что:

• Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в  процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка  дела образует следующие элементы:

• Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
• Названия предприятия или его структурного подразделения;
• Адресат или корреспондент документа;
• Краткое содержание дела;
• Название территории, с которой связано содержание документа в дело;
• Даты (период), к которым относятся документы дела;
• Указание на копийность документов в дело.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» – в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных  для группировки документов одной  разновидности, эта разновидность  указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия  «Контакт» по капитальным вложениям  на 1999 год».

В наименованиях  дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа  и автор, например: «Приказы директора  предприятия по личному составу  за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с последовательностью  делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках  указывается основные разновидности  документов, которые должны быть сгруппированы  в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и  материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел  предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество  томов» заполняется по окончании  календарного года, когда становится очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

В графе 4 «Сроки хранения и номер статьи по перечню» указываются  в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой  на конкретную статью использованного  перечня. Если используют несколько  перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название используемого  перечня. Если в номенклатуру дел  включают заголовки дел, которых  нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают  с экспертно-проверочной комиссией  соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в  стране принято считать «Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий  с указанием сроков хранения». На данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически  невозможно), образующихся в нашей  стране, потому в ряде отраслей созданы  отраслевые (ведомственные) перечни. Такие  перечни охватывают все участки  деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче  найти соответствующий заголовок  дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер  статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа 5 «Примечание» заполняется в течение срока  действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

• отметки о заведении дел - "заведено";
• о переходящих делах - "переходящее с 2004г." или "переходящее на 2006 г.";
• о местонахождении подлинников документов - "подлинники в деле 01-02" и т.п.

Эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия  формирования или хранения данного  дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что  данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив  в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных  документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных  документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место их хранения.[8, стр.183-185]

Номенклатура дел  структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией  этого подразделения и согласована  с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел  структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления  и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел  в организации оформляется на общем бланке организации по такой  же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных  подразделений. Однако номенклатура дел  организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур  дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы  дублетности документов, т. е. выявляются виды документов, создаваемых в организации  в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий  и соответственно проставляется  срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел  структурными подразделениями, редактируются  заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел  визируется заведующим ведомственным  архивом или лицом, ответственным  за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается  руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том  случае если организация передает документы  на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией архивного учреждения и только после этого она утверждается руководителем организации. [9, стр. 78-84]

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение  пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению  лишь в случаях коренного изменения  функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений  номенклатуру дел в конце каждого  года уточняют, а при необходимости  корректируют.