Делопроизводство. Хранение документов

К номенклатуре дел  крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел  и определения сроков хранения, и  др. [17, стр.200-202]

Номенклатура дел  составляется в четырех экземплярах, из которых:

• первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
• второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;
• третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;
• четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих  разделов номенклатуры дел.[17, стр.203]

При наличии соответствующей  технической базы целесообразно  наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный  вариант. Это обеспечивает ее быструю  корректировку и оформление в  конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается  с архивным учреждением не реже чем  раз в пять лет. В случае коренного  изменения функций и структуры  организации она подлежит пересоставлению  независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение  делопроизводственного года в нее  могут вноситься отметки о  заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость  формирование новых дел, если появились  новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все  замечания вносятся в рабочий  экземпляр службы ДОУ. В конце  года делопроизводственные работники  заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения  и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой  службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный  архив.[12, стр.65]

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для  подготовки места для приема и  размещения дел постоянного и  временного хранения, использования  этих сведений при подготовке учетных  сведений по ведомственному архиву, контроля над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений  в ведомственный архив и другие.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным  назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет  указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел  используется вместо описи как учетный  документ при сдаче в архив  учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел  служит основой при составлении  описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура дел  имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.[15, стр.14]

 

1.3 Правила  формирования дел

 

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;
• Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;
• Оформление обложки дела.

Эти операции исполняются  в течение года, что ускоряет и  облегчает работу с документами  в службах ДОУ и других структурных  подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в  ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой  ДОУ, во втором случае – всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел  в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении. Методическое руководство  правильностью формирования дел  обеспечивает служба ДОУ и ведомственный  архив. Правильность формирования дел  достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных  стандартов и других нормативных  актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые  группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся  в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с  целью наиболее рациональной организации  хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Дело должно содержать  не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся  к одному делу, проводят их деление  на самостоятельные тома, части или  создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу. [14, стр. 205-209]

Приложение к  документам, независимо от даты их утверждения  или составления присоединяются к документам, к которым они  относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии –заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом  порядке идут документы, возникающие  по мере решения вопроса. Запрещается  подшивать в дело неисполненные  документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие  документы.

Документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует  хранить в различных делах  оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы  работы и так далее, поскольку  эти документы имеют различные  сроки хранения. В то же время  допускается временная группировка  в одном деле документов различных  сроков хранения, если они относятся  к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие  документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки  документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки  и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак  предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия  «Контакт» за 2005 год».

Для группировки  переписки используется корреспондентский  признак. При этом в заголовке  дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка  и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными  предприятиями о взаимных расчетах за 2005 год». Объединение в одном  деле документов нескольких корреспондентов  осуществляется по географическому  признаку. Например: «Переписка с предприятиями  Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».

Планово-отчетные документы  группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и  хронологическому признакам.

Дела формируются  в соответствии с номенклатурой  дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку  дела.[11, стр.78-80]

 

1.4 Требования  к формированию дел

 

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  требования:

• Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно;
• Подлинники отделять от копий;
• Годовые планы и отчеты от квартальных и месячных, утвержденные документы от их проектов;
• Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Распорядительные  документы формируются в определенные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы  министерства, приказы организации  и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной  направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным  вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, являются приложением  к ним и группируются вместе с  указанными документами. Если же при  их утверждении распорядительные документы  не издавались, то эти документы  формируют в самостоятельные  дела.

Поручения вышестоящих  организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные  экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются  в дела вместе с приложениями в  порядке их номеров. Документы к  приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. [13, стр.268-270]

Приказы по личному  составу группируются в дела в  соответствии с установленными сроками  их хранения. В личных делах документы  группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся  в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о  назначении, увольнении; справки и  другие документы, относящиеся к  данному лицу. Внутри перечисленных  групп документы располагаются  в хронологическом порядке.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления  или даты поступления. Например, план на 2005 год, составленный в 2004 году, должен быть отнесен к 2005 году, а отчет  за 2004 год, составленный в 2005 году, к 2004 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются  в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце приложение.

Лицевые счета сотрудников  предприятия по заработной плате  группируются в самостоятельные  дела и располагаются в них  в порядке алфавита фамилий.

Статистическая  документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими  документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2004 г. будут  прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Протоколы заседаний  совета трудового коллектива, совещаний  руководства предприятий и другие группируются по хронологическому и  порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется  в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

Обзоры, докладные  записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном  деле, если они касаются, одного и  того же вопроса. [17,стр.154]

При формировании дел  по предложениям, заявлениям и жалобам  граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в  самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования  и изменения работы организаций  и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся  к одному заявителю, составляют самостоятельную  группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы  располагаются по хронологии.