Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну

Министерство образования Республики Беларусь

Комитет по образованию Мингорисполкома

Учреждение образования

«Минский государственный колледж электроники»

 

 

 

Специальность: «Документоведение и документационное

обеспечение управления»

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»

 

 

 

Курсовая работа

Тема «Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну»

 

 

 

 

Группа         № 114

Выполнила        Л.Д.Олех

Проверила        Д.Т.Колосун

 

 

Минск 2013

Содержание

Введение           3

Глава 1. ПОНЯТИЕ КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ  4

1.1. Понятие коммерческой тайны организации      4

1.2. Требования к информации, составляющей коммерческую тайну  4

1.3. Информация, составляющая служебную или коммерческую тайну  5

1.4. Информация, которая не может составлять коммерческую тайну  5

Глава 2. ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, КРИТЕРИИ ЕЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ        7

Глава 3. МЕСТО КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОБЩЕЙ СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА      9

Глава 4. ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ВИДЫ            11

1. Годовая проверка наличия дел       14

Форма акта проверки наличия и состояния документов    16

1.2. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов           17

1.3. Проверки правильности проставления регистрационных данных конфиденциальных носителей          18

1.4. Проверки правильности проставления отметок о движении конфиденциальных документов, дел и носителей       20

Глава 5. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ          24

Глава 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ          29

1.1. Ответственные лица         30

1.2. Противоправность поведения работника      31

1.3. Обязанность возместить причиненные убытки     31

Глава 7. СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ   31

Примерный текст памятки работнику о соблюдении коммерческой тайны организации            33

Примерная форма Обязательства работника о неразглашении коммерческой тайны            35

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации             36

Примерный текст Положения о коммерческой тайне     38

Заключение           41

Список используемой литературы и Интернет-ресурсов    42

 

 

 

 

Введение

 

Одной из важнейших составных частей национальной безопасности любой страны в настоящее время единодушно называется ее информационная безопасность. Проблемы обеспечения информационной безопасности становятся все более сложными и концептуально значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу.

Актуальность темы курсовой работы связана с тем, что правильное и полное документальное оформление документов имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание бумагам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающий эффективность его деятельности.

Цель работы - рассмотреть подходы к организации конфиденциального делопроизводства в организациях и определить способы защиты коммерческой тайны.

Для достижения поставленной цели, в работе были поставлены следующие задачи:

• изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие систему документооборота с грифом коммерческая тайна;
• проанализировать систему управления и организацию делопроизводства в организациях;
• охарактеризовать организацию документооборота на предприятиях;
• определить ответственность за нарушения конфиденциальности информации.

Предметом исследования является организация системы конфиденциального делопроизводства на предприятиях и организация управленческих воздействий, связанных с системой делопроизводства.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику курсовой работы, которая состоит из введения, семи глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ПОНЯТИЕ КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА И ЕЕ ЗНАЧЕНИЕ

 

Коммерческая тайна (КТ) - научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.

 

1.1. Понятие коммерческой тайны организации

 

Большое значение имеет коммерческая информация о деятельности предприятия, общества, компании, незаконное получение и использование которой могут нанести не только материальный, но и моральный вред владельцу этой информации.

Подробное разъяснение о правовых основах защиты коммерческой тайны в Республике Беларусь содержится в Положении о коммерческой тайне, утвержденном постановлением Совета Министров РБ от 06.11.1992 № 670.

Коммерческую тайну в соответствии с Положением составляют преднамеренно скрываемые экономические интересы и информация о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности субъекта хозяйствования, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможной угрозой экономической безопасности субъекта хозяйствования.

Информация, составляющая коммерческую тайну, является собственностью субъекта хозяйствования, либо находится в его владении, пользовании и распоряжении в пределах, установленных собственником и законодательными актами.

 

1.2. Требования к информации, составляющей коммерческую тайну

 

Информация, составляющая коммерческую тайну, должна соответствовать следующим требованиям:

- иметь действительную  и потенциальную ценность для  субъекта хозяйствования по коммерческим причинам;

- не являться общеизвестной  или общедоступной согласно законодательству  Республики Беларусь;

- обозначаться соответствующим  образом с осуществлением субъектом  хозяйствования надлежащих мер  по сохранению ее конфиденциальности  через систему классификации  информации как коммерческой  тайны, разработки внутренних правил  засекречивания, введения соответствующей  маркировки документов и иных  носителей информации, организации  секретного делопроизводства;

- не являться государственным  секретом и не защищаться авторским  и патентным правом;

- не касаться негативной  деятельности субъекта хозяйствования, способной нанести ущерб интересам  государства.

 

1.3. Информация, составляющая  служебную или 

коммерческую тайну

 

Информация составляет служебную или коммерческую тайну, когда:

- она имеет действительную  или потенциальную коммерческую  ценность в силу неизвестности  ее третьим лицам;

- к ней нет свободного  доступа на законном основании;

- обладатель информации  принимает меры к охране ее  конфиденциальности.

Такая норма содержится в ст.140 Гражданского кодекса РБ (в последней редакции Закона РБ от 10.01.2011 № 241-З) (далее - ГК).

Положением определяются следующие сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну субъекта хозяйствования:

- учредительные документы, а также документы, дающие право  на занятие предпринимательской  деятельностью и отдельными видами  хозяйственной деятельности;

- сведения по установленным  формам отчетности о финансово-хозяйственной  деятельности и иные данные, необходимые  для проверки правильности исчисления  и уплаты налогов и других обязательных платежей;

- документы о платежеспособности;

- сведения о численности  и составе работающих, их заработной  плате и условиях труда, а также  о наличии свободных рабочих мест.

Приведенный в Положении перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, не носит исчерпывающего характера и может быть расширен. Это подтверждается содержанием п.3 ст.1010 ГК. В нем предусмотрено, что правила о защите нераскрытой информации не применяются в отношении сведений, которые в соответствии с законодательством не могут составлять служебную или коммерческую тайну (сведения о юридических лицах, правах на имущество и сделках с ним, подлежащие государственной регистрации, сведения, подлежащие представлению в качестве государственной статистической отчетности, и др.).

 

1.4. Информация, которая  не может составлять коммерческую  тайну

 

Те сведения, которые можно получить из открытых источников, приказов, распоряжений и иных документов, доступных для всеобщего ознакомления, не могут являться сведениями, составляющими коммерческую тайну субъекта хозяйствования.

На примере Закона РБ от 6 ноября 1992 г. N 670 «О коммерческой тайне» рассмотрим, какие именно данные не составляют коммерческую тайну субъекта хозяйствования. К ним относятся сведения:

1) содержащиеся в учредительных  документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения  записей о юридических лицах  и об индивидуальных предпринимателях  в соответствующие государственные  реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих право на осуществление  предпринимательской деятельности;

3) о составе имущества  государственного или муниципального  унитарного предприятия, государственного  учреждения и использовании ими  средств соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей  среды, состоянии противопожарной  безопасности, санитарно-эпидемиологической  и радиационной обстановке, безопасности  пищевых продуктов и других  факторах, оказывающих негативное  воздействие на обеспечение безопасного  функционирования производственных  объектов, безопасности каждого  гражданина и населения в целом;

5) о численности, составе  работников, системе оплаты труда, условиях труда, в т.ч. охране труда, показателях производственного  травматизма и профессиональной  заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;

6) о задолженности работодателей  по выплате заработной платы  и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства  Республики Беларусь и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов  или аукционов по приватизации  объектов государственной или  муниципальной собственности;

9) о размерах и структуре  доходов некоммерческих организаций, размерах и составе их имущества, расходах, численности и оплате  труда их работников, использовании  безвозмездного труда граждан  в деятельности некоммерческой организации;

10) о перечне лиц, имеющих  право действовать без доверенности  от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия  которых или недопустимость ограничения  доступа к которым установлена  иными законами.

Коммерческую тайну следует отличать от государственных секретов, которые определены как сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, защищаемые государством (Закон Республики Беларусь от 19.07.2010 N 170-З "О государственных секретах")

Государственные секреты подразделяются на 2 категории: государственная тайна и служебная тайна.

Государственная тайна - это сведения, в результате разглашения или утраты которых могут наступить тяжкие последствия для национальной безопасности Республики Беларусь.

Служебную тайну составляют сведения, в результате разглашения или утраты которых может быть причинен существенный вред национальной безопасности Республики Беларусь.

Служебная тайна может являться составной частью государственной тайны, не раскрывая ее в целом.

 

Глава 2. ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, КРИТЕРИИ ЕЕ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

 

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся документы, имеющие гриф ограничения доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Законодательством РБ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.