Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну

    * 3. проверки фактического  наличия всех носителей и всех, не подшитых в дела и не  переведенных на учет выделенного  хранения изданных и поступивших  документов, независимо от времени  их регистрации, - один раз в  квартал по истечении квартала (квартальные проверки);

    * 4. проверка фактического  наличия всех дел, документов  выделенного хранения и учетных  журналов (картотек), зарегистрированных  в истекшем и предыдущих годах, - один раз в год по истечении  года (годовая проверка).

 

Эти виды проверок и сроки их проведения позволяют своевременно выявлять ошибки, допущенные при регистрации документов и производстве отметок о их движении, осуществлять систематический контроль за наличием документов, при этом более тщательный в отношении документов, не сброшюрованных и не подшитых в дела, а следовательно, подвергающихся большей опасности утраты. В то же время такой состав проверок и такая периодичность их проведения дают возможность избежать повтора проверочных операций, за исключением проверок фактического наличия части носителей и не подшитых в дела документов.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

Проверочные операции может осуществлять сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства, регистрировавший документы и производивший отметки об их движении. Но для некоторых операций это не лучший вариант, поскольку у сотрудника притупляется внимание к записям, сделанным им самим. Этот вариант целесообразно использовать при проверках правильности проставления регистрационных данных носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек). В том числе при проверках отметок о возврате ранее отправленных документов, а также при проверках их фактического наличия, т.к. регистрационные данные и количество листов дополнительно проверяются в процессе передачи-приема носителей, документов и дел между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства.

Проверки правильности проставления отметок о движении документов, дел и носителей (отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета и др.) следует возлагать на другого сотрудника, не принимавшего участия в проставлении отметок о движении.

Самым оптимальным вариантом является проведение проверок одновременно двумя сотрудниками, одним из которых должен быть сотрудник, осуществлявший регистрацию документов, дел и носителей и проставлявший отметки о их движении. При этом каждый из сотрудников не дублирует проверочные операции, а выполняет определенную их часть. Например, один сотрудник называет учетные данные на документе, другой проверяет их соответствие в учетных формах или один называет данные учетных форм, другой проверяет их соответствие в других учетных формах, сопроводительных документах, делах и т.д. Это повышает качество проверок и ускоряет их проведение.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежание их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.

Отметки о проверках правильности регистрации носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек), а также правильности записей о возврате документов проставляются условным обозначением, например: «“», «+» и др.

Отметки о проверках фактического наличия носителей, документов, дел и учетных журналов (картотек) целесообразно проставлять датами проверок, поскольку, как уже отмечалось, такие проверки частично повторяются и по дате можно отличить одну проверку от другой. Отметки допускается производить карандашом, чтобы при необходимости можно было их вытереть, например, с целью освобождения места для проставления последующих отметок.

Проверки правильности производства отметок об отправлении, уничтожении, переводе на другой вид учета, подшивке в дело заверяются подписями проверявших (при проведении проверок одним сотрудником - одной подписью) с проставлением даты.

При проведении проверок необходимо руководствоваться следующими принципами:

   1. охват проверочными  операциями всех подлежащих проверке  документов, дел и носителей, всех  учетных форм, в которых зафиксированы  проверяемые реквизиты, и всех необходимых сопроводительных (оправдательных) материалов о движении документов;

   2. проведение проверок  наличия документов по схеме: сначала документ, потом учетные  данные на него (от документа  к формам учета), что обеспечивает  большую возможность обнаружения  неучтенных конфиденциальных документов;

   3. фиксация конечных результатов проверок.

Технологии проведения названных видов проверок различаются между собой, поэтому целесообразно рассмотреть их по каждому виду.

 

1.1. Годовая проверка наличия дел

 

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение. Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение. Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: в графе 17 журнала учета изданных документов или в графе 13 журнала учета поступивших документов и оформляются следующим образом: «Перерегистрирован в журнал за _______, год под № _________» с указанием года журнала и номера документа.*

Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и, предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие годы. На обложке дела и в номенклатуре проверяется соответствие индекса (номера) дела, номера тома дела, количества листов в томе. Кроме того, в делах, зарегистрированных в истекшем году, проверяется соответствие данных о количестве листов на обложке дела и в заверительной надписи.

Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения. В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре (в документе количество листов - по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных в истекшем году).

Годовая проверка наличия учетных журналов (картотек) должна проводиться после выверки и закрытия журналов (картотек) учета носителей (при погодном их учете), изданных и поступивших за истекший год документов. В ходе выверки осуществляется проверка наличия округлений (закрытия) всех регистрационных номеров (снятия носителей и документов с учета по данному регистрационному номеру) и проверка наличия карточек в картотеке отработанных документов. При этом если отдельные документы и носители перерегистрированы в журналы учета следующего года, то в журналах учета документов (носителей) текущего и следующего годов проверяется соответствие учетных данных, а на документе (носителе) - наличие нового учетного штампа. Правильность отметок о перерегистрации в журнале текущего года заверяется подписями проверяющих, а в журнале следующего года рядом с номером документа (носителя) проставляется отметка о правильности регистрационных данных. После последнего регистрационного номера в журнале или на отдельной карточке, помещаемой в конце картотеки, производится запись: «Все учетные номера журнала (картотеки) закрыты и проверены», заверяемая подписями проверявших с проставлением даты. При наличии незакрытых учетных номеров выявляются причины и принимаются меры по закрытию.

Для проверки наличия всех учетных журналов (картотек), заведенных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются журналы (картотеки) и номенклатура дел. В журнале и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, номера тома (при наличии двух и более томов), количества листов (в журнале - по заверительной надписи). В картотеке и номенклатуре проверяется соответствие учетного номера, количества карточек (в картотеке по последнему номеру карточки).

Даты проверок проставляются в номенклатуре дел рядом с индексом (номером) дела (журнала, картотеки), в журнале учета документов выделенного хранения рядом с номером документа. Выявление отсутствующих дел, документов и журналов производится путем выверки дат проверок и подписей о снятии их с учета.

*) Таким же образом  перерегистрируются и носители. Отметка о перерегистрации проставляется  в графе 9 журнала учета носителей.

Отсутствии дел, документов и журналов их поиск осуществляется по технологии, предусмотренной для квартальных проверок.

По результатам годовой проверки составляется акт по следующей форме:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ФОРМА АКТА ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

___________________________          УТВЕРЖДАЮ

(наименование организации)           _______________________________

___________________________            (наименование должности

   (наименование СНТД)               _______________________________

___________________________            руководителя организации)

   (место составления)               ___________   _________________

                                      (подпись)      (И.О.Фамилия)

                                     _________

                                      (дата)

 

АКТ

_______________ N ________

(место составления)

 

проверки наличия и состояния документов

__________________________________________

(наименование объекта, разработки  и т.д.)

 

Основание: _________________________________________________________

                   (плановая, перемещение документов  и т.д.)

Проверка проводилась с ________________ по ___________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по инвентарной  книге _____________________________

                                           (цифрами и прописью)

папок (документов).

2. Не оказалось в наличии ____________________ папок (документов).

                          (цифрами и прописью)

3. Не  учтенных в инвентарной  книге __________________________ папок

                                       (цифрами и прописью)

(документов).

4. Не относящихся к данному  объекту, разработке ____________________

                                                (цифрами и прописью)

папок (документов).

5. Оказалось  в наличии по  инвентарной книге _______________________

                                               (цифрами и прописью)

папок (документов).

Из них требуют:

5.1. дезинфекции и дезинсекции ____________________ документов;

                               (цифрами и прописью)

5.2. реставрации ____________________ документов;

                 (цифрами и прописью)

5.3. переплета или подшивки _____________________ документов;

                             (цифрами и прописью)

5.4. восстановления  затухающих  текстов ___________________________

                                            (цифрами и прописью)

документов;

5.5. неисправимо поврежденных __________________ документов;

                             (цифрами и прописью)

5.6. выдано    во   временное  пользование  ________________________

                                              (цифрами и прописью)

документов.

6.  Характеристика   состояния   и   условий  хранения   документов.

Отрицательные явления и факторы, влияющие на условия их хранения, __

____________________________________________________________________

7. Меры, принятые по розыску недостающих  документов: _______________

____________________________________________________________________

 

Проверку производили:

________________________                           _________________

(должность работников,                              (И.О.Фамилия)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

___________ N _______

Председатель ЭК

_________  _____________

(подпись)  (И.О.Фамилия)

 

При наличии заключения комиссии по фактам утрат или выявления неучтенных дел и документов выделенного хранения оно прилагается к акту проверки с отражением в отметке о наличии приложения.

 

1.2. Квартальные проверки фактического наличия конфиденциальных носителей и документов

Для проверки наличия носителей, не переведенных на учет документов выделенного хранения, независимо от времени их регистрации,  привлекаются носители и журнал учета носителей. На носителе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида, наименования или назначения носителя, количества листов с их просчетом. В стенографических и рабочих тетрадях просчет листов можно не производить, соответствие количества листов записям в журнале проверяется по заверительной надписи в тетрадях.

Для проверки наличия не подшитых в дела и не переведенных на выделенное хранение изданных документов, независимо от времени их регистрации, привлекаются документы и журнал учета изданных документов. На документе и в журнале проверяется соответствие учетного номера, грифа конфиденциальности, вида и заголовка документа, количества экземпляров документа и количества листов в каждом экземпляре с их просчетом. Одновременно проверяется наличие подписи за уничтожение черновика (если он был). Если на момент проверки по каким-либо причинам черновик не уничтожен, то проверяется его наличие с просчетом листов и соответствие записям в графе 5 журнала.