Делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну

Всего подлежит уничтожению __________________________ дел и документов.

(прописью)_______________________________________

(подпись, инициалы, фамилия  лица, составившего акт)

Одобрено

Протокол ПДЭК

от ________ № ____________ 

 

Председатель ПДЭК

_____________________________   

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

Включенные в акт дела и документы сверены с записями в протоколе ПДЭК, акте и учетных формах

___________________________

 (подписи, инициалы, фамилии, дата) 

 

Дела и документы полностью уничтожены путем _________________

___________________________

(подписи, инициалы, фамилии, дата)

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале (карточках) учета документов выделенного хранение и в описях документов дел произведены.

___________________________

(подпись, инициалы, фамилия, дата)

Лишние экземпляры (копии) документов выделенного хранения, журналы (картотеки) учета конфиденциальных носителей, изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хранения по акту аналогичной формы (с исключением данных, относящихся к делам) без ссылки на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя.

Каждое дело, каждый документ и учетный журнал (картотека) вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией, а в графе 3 вместо второго и последующих томов пишется: «То же, т______», с добавлением номера тома. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в графе 6 указывается фактическое оставшееся в деле количество листов.

Перед уничтожением включенных в акт дел, документов и учетных журналов (картотек) проверяется соответствие данных акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных листах дел и документов выделенного хранения, в описях документов дела (по документам, изъятым из дела). Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные документы разворачиваются. Соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов (картотек) в графе 9 номенклатуры дел, документов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета документов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, производившего отметки.

Составление акта о выделении к уничтожению дел и документов и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства или другого подразделения предприятия, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.

Четкая регламентация технологии уничтожения документов, дел и носителей информации направлена, прежде всего, на исключение любой возможности утраты документов, подмены документов, предназначенных для уничтожения, неполного их уничтожения и последующего восстановления текста и предотвращения других опасностей для конфиденциальной информации.

 

Глава 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ

 

Разглашение сведений, содержащих коммерческую тайну Организации и сведений конфиденциального характера влечет гражданскую, уголовную, административную и дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Работник, разгласивший закрытую информацию, обязан немедленно принять меры для минимизации утечки информации, а также возместить Организации причиненные убытки. Определение размера убытков, причиненных нарушением работником режима конфиденциальности информации, осуществляется комиссией, создаваемой в порядке, предусмотренным настоящим Положением.

Возмещение убытков производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за разглашение конфиденциальной информации Организации.

Ответственность за разглашение коммерческой или иной тайны предусмотрена в КоАП.

Виновное лицо может быть подвергнуто штрафу в размере от 4 до 20 базовых величин за умышленное разглашение коммерческой или иной охраняемой законом тайны без согласия ее владельца лицом, которому такая коммерческая или иная тайна известна в связи с его профессиональной или служебной деятельностью, если это деяние не влечет уголовной ответственности (ст.22.13 КоАП).

Уголовная ответственность за разглашение коммерческой или банковской тайны, а также коммерческий шпионаж установлены УК.

Похищение либо собирание незаконным способом сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, с целью их разглашения либо незаконного использования (коммерческий шпионаж) наказывается штрафом, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 3 лет, или лишением свободы на тот же срок (п.1 ст.254 УК).

Коммерческий шпионаж, повлекший причинение ущерба в особо крупном размере, наказывается арестом на срок от 2 до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок от 2 до 5 лет, или лишением свободы на срок от 1 года до 5 лет (п.2 ст.254 УК).

Умышленное разглашение коммерческой или банковской тайны без согласия ее владельца при отсутствии признаков преступлений, предусмотренных ст.2261 и 254 УК, лицом, которому такая коммерческая или банковская тайна известна в связи с его профессиональной или служебной деятельностью, повлекшее причинение ущерба в крупном размере, наказывается штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 3 лет, или лишением свободы на тот же срок (п.1 ст.255 УК). То же действие, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, наказывается ограничением свободы на срок до 4 лет или лишением свободы на срок до 5 лет (п.2 ст.255 УК).

Состав данного преступления - материальный, так как для привлечения лица к уголовной ответственности согласно ст.255 УК недостаточно самого факта разглашения такой тайны, а необходимо, чтобы вследствие упомянутых действий виновного владельцу коммерческой или банковской тайны был причинен ущерб в крупном размере.

Разглашение коммерческой тайны является умышленным преступлением, совершаемым с прямым или косвенным умыслом.

Субъект преступления - специальный, им является только лицо, которому коммерческая или банковская тайна стали известны в связи с его профессиональной или служебной деятельностью.

В случае причинения ущерба виновным лицом на сумму менее 250 базовых величин состав преступления, предусмотренный ст.254 и 255 УК, будет отсутствовать.

Квалифицирующими признаками рассматриваемого состава преступления являются корыстная или иная личная заинтересованность.

Лицо, разглашающее коммерческую или банковскую тайну, действует из корыстной заинтересованности тогда, когда стремится извлечь из совершенного преступления для себя или своих близких выгоду имущественного характера либо намеревается избавить себя или своих близких от материальных затрат (часть десятая ст.4 УК). Личная же заинтересованность может выражаться в стремлении лица извлечь выгоду неимущественного характера.

 

1.1. Ответственные лица

 

Ответственными за соблюдение режима конфиденциальности информации в подчиненных им структурных подразделениях Организации являются руководители таких подразделений.

Ответственным за соблюдение режима конфиденциальности информации, хранящейся на едином сервере Организации и защиту от несанкционированного удаленного доступа к информационным ресурсам, находящимся у работников Организации, несет начальник Службы автоматизации Организации. Ответственными за соблюдение режима конфиденциальности информации по отношению к закрытым информационным ресурсам, находящейся у работников, являются такие работники.

 

1.2. Противоправность поведения работника

 

Противоправность поведения работника может выражаться как в действиях, так и в бездействии, приведших к разглашению коммерческой тайны. Если имеет место неосторожность, то ответственность работника регулируется нормами трудового законодательства, если умысел, то правовое регулирование ответственности в этом случае подпадает под действие ТК, ГК, Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) и Уголовного кодекса РБ (далее - УК).

 

1.3. Обязанность возместить причиненные убытки

 

Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки (часть вторая п.2 ст.140 ГК).

Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в т.ч. контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

Поэтому гражданско-правовая ответственность наступает в виде возмещения убытков, причиненных владельцу коммерческой тайны.

 

Глава 7. СПОСОБЫ ЗАЩИТЫ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ

 

Какие же меры вы можете предпринять для охраны конфиденциальности информации?

Можно рекомендовать следующее:

1) определите перечень  информации, составляющей коммерческую  тайну;

2) ограничьте доступ к  информации, составляющей коммерческую  тайну, путем установления порядка  обращения с этой информацией  и контроля за соблюдением  такого порядка;

3) ведите учет лиц, получивших  доступ к информации, составляющей  коммерческую тайну, и (или) лиц, которым  такая информация была предоставлена или передана;

4) урегулируйте отношения  по использованию информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  на основании трудовых договоров  и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

5) наносите на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф «Коммерческая тайна» с  указанием обладателя этой информации (для юридических лиц - полное  наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Наряду с указанными выше мерами обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости другие средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, не противоречащие законодательству.

Определяем эффективность мер по охране конфиденциальности информации

Меры по охране конфиденциальности информации можно признать разумно достаточными, если:

1) исключается доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;

2) обеспечивается возможность  использования информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  и передачи ее контрагентам  без нарушения режима коммерческой тайны.

Защита коммерческой информации должна основываться, в первую очередь, на принципе законности, в соответствии с которым все мероприятия для защиты коммерческой тайны должны носить правомерный характер, основываться на требованиях действующего законодательства и не нарушать прав и законных интересов не только лиц, имеющих непосредственное отношение к коммерческой тайне, но и других лиц и субъектов хозяйствования.

Несмотря на право граждан и юридических лиц согласно п.1 ст.8 ГК по своему усмотрению осуществлять принадлежащие им гражданские права, они не вправе совершать действия с намерением причинить вред другому лицу, а также злоупотреблять правом в иных формах.

Не допускается использование гражданских прав в целях ограничения конкуренции, а также злоупотребление своим доминирующим положением на рынке (часть вторая п.1 ст.9 ГК).

Способы защиты коммерческой тайны

Cпособы защиты коммерческой тайны можно разделить:

- на организационные мероприятия;

- правовые средства.

К организационным мероприятиям относятся:

- создание служб безопасности;

- организация специального  делопроизводства, включающего классификацию  документов, содержащих коммерческую  информацию, по степени секретности  и срокам хранения;

- определение круга сотрудников, имеющих право доступа к информации;