Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организаций и предприятий

18. Документы  по перевозке и оформлению  приемки товаров: товаро-транспортная  накладная, счет-фактура, доверенность, акт о приемке, коммерческий акт. Особенности их составления.

Организации (изготовители товаров, а также торгующие) могут  перевозить грузы как собственным  транспортом, так и пользуясь  услугами организаций-перевозчиков, с  которыми должен быть заключен договор  перевозки.

В настоящее  время значительная часть грузоперевозок выполняется коммерческими предприятиями.

Правильное  оформление товарно-сопроводительных документов важно для предприятий, пользующихся услугами транспортных организаций.

По договору перевозки груза перевозчик обязуется  доставить переданный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его получателю, а отправитель обязуется уплатить за перевозку установленную договором плату.

Грузы, предъявляемые  к перевозке, должны быть оформлены  товарно-транспортными накладными по форме N 1-Т, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

ТТН предназначена  для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки на территории РФ и, как правило, оформляется грузоотправителем.

Однако по согласованию сторон документ может составляться и перевозчиком.

Товарно-транспортная Накладная состоит из двух разделов - товарного и транспортного (см. приложение - бланк товарно-транспортной накладной).

Товарный раздел определяет отношения между отправителем и получателем груза и служит для списаниия ТМЦ со склада у грузоотправителя и оприходования их на склад грузополучателя.

Транспортный  раздел отражает отношения между  грузоотправителем - заказчиком автотранспортных услуг с организацией - владельцем этого транспорта, выполняющим перевозку  грузов, и служит для учета транспортных работ и расчетов за оказанные  услуги по перевозке грузов и другим сопутствующим работам.

Таким образом, ТТН выполняет одновременно несколько  функций.

Правильное  оформление товарно-транспортной накладной  важно и для отправителя, и  для получателя груза, поскольку  ТТН является документом, подтверждающим выполнение грузоотправителем своих обязанностей перед грузополучателем в соответствии с заключенным между ними договором.

ТТН составляется грузоотправителем для каждого  грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (незаполненные поля прочеркиваются). Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Как правило, ТТН выписывается в четырех экземплярах.

Первый экземпляр  остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ со склада.

Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, подписью водителя и вручаются водителю.

Второй экземпляр  сдается водителем грузополучателю  для оприходования ТМЦ.

Третий и  четвертый экземпляры, заверяемые подписями  и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются в бухгалтерию транспортной организации.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчета платы за перевозку, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику.

Четвертый экземпляр  прилагается к путевому листу  и служит основанием для учета  транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Грузоотправитель  может выписывать дополнительные экземпляры ТТН, количество которых устанавливается  участниками договора.

В зависимости  от особенностей товаров к ТТН  могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

Заполнение ТТН грузоотправителем

Рассмотрим общий случай оформления ТТН, когда товар перевозит  специализированная организация, оказывающая  транспортные услуги.

Сначала часть реквизитов ТТН заполняется грузоотправителем  до прибытия автомобиля под погрузку.

В заголовочной части ТТН грузоотправитель проставляет дату ее составления и присваивает ей номер.

Кроме этого заполняются  следующие данные:

- наименование грузоотправителя, грузополучателя и плательщика  транспортных услуг (в нашем  примере плательщиком выступает  грузоотправитель);

- их реквизиты - такие,  как адрес, номер телефона и  расчетный счет организации, оплачивающей  транспортную работу, а также  коды ОКПО отправителя и получателя  груза).

Далее переходим к товарному  разделу, в котором заполняется  таблица данных о товаре (коды, номенклатура, количество, цена, наименование, единицы измерения, упаковка, количество мест и масса, сумма, пр.).

В тех случаях, когда для  списания ТМЦ у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя  требуются помимо указанных в  ТТН дополнительные характеристики отгружаемых товаров, к ТТН могут прилагаться специализированные формы, например товарная накладная по форме ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

В этом случае в таблице  товарного раздела ТТН указывается, что в качестве товарного раздела  приложена специализированная форма, без которой ТТН считается  недействительной и не должна применяться  для расчетов между грузоотправителем и грузополучателем и для учета транспортной работы.

При выдаче грузоотправителем  документов, определяющих качество груза  и взаимоотношения поставщика и  покупателя (например, сертификаты, счета, счета-фактуры, счета-проформы, удостоверения, свидетельства и т.д.), которые перечисляются в строке "Приложение", водитель обязан принять эти документы и передать их вместе с грузом грузополучателю.

Следует также  иметь в виду, что при приемке  груза, перевозимого навалом, насыпью, наливом или в контейнерах, в  ТТН должна быть указана масса  такого груза в тоннах (с точностью  до 0,01). При приеме к перевозке  тарно-штучного груза в ТТН следует обязательно указывать только общее количество и маркировку грузовых мест.

Если накладная  состоит более чем из одного листа, то указывается количество листов продолжения, номера их бланков и номера записей. Указывают также общее количество наименований товара, количество мест, массу груза, наценку, сумму складских расходов и общую сумму "Всего к оплате".

В строке "Всего  на сумму" прописью записывают общую  стоимость отгруженных товаров, а в строке "Отпуск разрешил" указывается должность лица, ответственного за отгрузку товарно-материальных ценностей, которое своей подписью удостоверяет правильность сделанных записей и разрешает произвести отправку груза грузополучателю.

В соответствующем  поле ставит свою подпись и главный  бухгалтер.

В транспортном разделе указываются наименование транспортной организации и ее реквизиты, наименование и реквизиты организации, которая будет оплачивать услуги по перевозке, а в строках "Пункт погрузки" и "Пункт разгрузки" - соответствующие адреса.

В таблице "Сведения о грузе" грузоотправитель до прибытия автомобиля под погрузку может:

- в графе  1 "Краткое описание груза" - указать наименование груза;

- в графе  2 "С грузом следуют документы" - вписать наименования и номера  документов, прилагаемых к ТТН  (сертификатов, удостоверений, свидетельств и т.д.). Указанные документы водитель-экспедитор обязан принять и передать вместе с грузом грузополучателю;

- в графе  3 "Вид упаковки" - записать сокращенно  вид тары, в которой перевозится  груз (например: "ящики", "коробки", пр.). При предъявлении к перевозке неупакованного груза указывается сокращенно "н/у";

- в графе  4 "Количество мест" - указать  количество мест отдельно по  каждому из приведенных в графе  1 наименованию груза и по каждому  виду упаковки. При перевозке  грузов пакетами на поддонах указывается количество пакетов, при перевозке грузов навалом, насыпью или наливом вносится соответствующая запись и количество мест не указывается.

После прибытия автомобиля на основании предъявленного водителем путевого листа и других необходимых документов грузоотправитель заполняет остальные реквизиты ТТН.

В транспортном разделе вписываются дата и номер  путевого листа и все необходимые  реквизиты прибывшего под погрузку автомобиля, такие, как фамилия, имя  и отчество водителя, реквизиты лицензионной карточки, подтверждающей право заниматься грузоперевозками, марка автомобиля и его государственный номерной знак и др. Если какой-либо реквизит отсутствует, то ставится прочерк.

В таблице "Сведения о грузе" указываются:

- в графе  5 - способ, которым определена масса груза. При взвешивании груза на весах должен быть указан тип весов (товарные весы, автомобильные весы и др.). Если вес груза определен по стандарту, замеру или расчетным путем, в графе производится соответствующая запись. Масса груза и количество грузовых мест определяются совместно грузоотправителем и перевозчиком техническими средствами грузоотправителя.

(Графы 6 "Код  груза" и 8 "Класс груза"  заполняет организация-перевозчик.);

- в графе  9 "Масса брутто" - масса груза  в тоннах с точностью до 0,01 по видам наименований перевозимых грузов и общая масса груза.

При оформлении нескольких ездок с грузом по одной  ТТН в строке "Количество ездок, заездов" указывается общее количество выполненных ездок.

Если перевозка  грузов осуществляется под пломбой грузоотправителя (крытые фургоны, контейнеры, цистерны и т.п.), то в ТТН в соответствующих полях под таблицей "Сведения о грузе" ставятся оттиски пломбы.

Если при  приемке груза получателем окажется, что пломба была повреждена, то составляется акт и в ТТН в разделе "Отметки о составленных актах" делается соответствующая запись.

В строке "Сдал" ниже таблицы "Сведения о грузе" материально-ответственное лицо грузоотправителя своей подписью удостоверяет сдачу  груза водителю, а в следующей  строке за прием товара к перевозке расписывается водитель.

В разделе "Погрузочно-разгрузочные операции" грузоотправитель заполняет  реквизиты по погрузочным работам: наименование организации, выполняющей  погрузочные операции (в нашем  примере это сам грузоотправитель), способ погрузки (ручной, механизированный и т.д.), наименование механизма, которым выполнены погрузочные работы, и его характеристики (грузоподъемность, емкость ковша и т.д.), затем проставляет время прибытия автомобиля под погрузку и убытия после ее окончания.

Временем прибытия под погрузку считается время предъявления водителем путевого листа у въездных ворот (контрольно-пропускного пункта).

Временем убытия автомобиля из-под погрузки считается  время подписания и передачи ТТН  водителю.

Если в одной  ездке груз отгружается по нескольким ТТН, то время прибытия под погрузку записывается в первой из них, а в остальных в соответствующих графах ставятся прочерки.

В товарном разделе  в строке "Отпуск груза произвел" записываются должность и ФИО  представителя грузоотправителя, выдавшего груз к перевозке, ставится его подпись и штамп (печать) и, таким образом, удостоверяется правильность всех данных в ТТН, а также выдача груза к перевозке.

В строке "Груз к перевозке принял" записывается ФИО водителя (экспедитора), который  своей подписью заверяет прием грузов к перевозке, а в поле "По доверенности N" - номер доверенности, дата и название организации-перевозчика, которая ее выдала.

Груз считается  принятым к перевозке после передачи водителем грузоотправителю подписанного им экземпляра ТТН.

Заполнение ТТН грузополучателем

Грузополучатель после доставки и приемки груза  от водителя в трех экземплярах ТТН  заполняет следующие реквизиты.

В транспортном разделе грузополучателем заполняются:

- реквизиты  по разгрузочным операциям: наименование организации, выполняющей разгрузку (в нашем примере - это грузополучатель), способ разгрузки, время прибытия автомобиля под разгрузку и убытия после ее окончания;

- в строке "Сдал  водитель-экспедитор" водитель-экспедитор  своей подписью удостоверяет  сдачу груза грузополучателю;

- в строке "Принял" (ниже таблицы "Сведения о  грузе") проставляются должность,  ФИО лица, принявшего груз, подпись  этого лица, а также штамп грузополучателя,  чем и удостоверяется прием  груза.

Материально ответственное  лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись также и на других товаросопроводительных документах, следующих вместе с грузом, и заверяет ее круглой печатью организации.

После приема товара по количеству и качеству грузополучатель  в товарном разделе ставит свою подпись в строке "Груз получил грузополучатель".

В случае несоответствия фактического наличия товаров или  отклонения по качеству, установленному в договоре, данным, указанным в  сопроводительных документах, должен составляться акт, который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.