Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организаций и предприятий

В графе 8 бланка доверенности на получение указывается  номер и дата накладной или  др. документа, который подтверждает получение ТМЦ по доверенности. В  противном случае делается отметка  «не использована».

Приемка товара осуществляется комиссией в составе не менее трех человек, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии материально-ответственного лица, а также представителя поставщика (грузоотправителя) или представителя незаинтересованной организации.

Составление акта о приемке товара по форме № ТОРГ-1

Если количество и качество поступившего товара соответствует  сопровождающим документам, то комиссия оформляет акт о приемке товара по форме № ТОРГ-1, который составляется в одном экземпляре в день поступления товара и применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Причем количество экземпляров акта может быть увеличено в зависимости от конкретной ситуации.

В шапке акта по форме № ТОРГ-1 указываются:

- наименование  организации, составляющей акт,  и при наличии – структурное  подразделение;

- основание  для составления акта: номер и  дата приказа или распоряжения  по организации (ненужный вариант  зачеркивается);

- номер акта;

- дата составления  акта;

- место приемки  товара;

- сопроводительные  документы;

- вид (телефонограмма, телеграмма, факс и т.д.), номер  и дата документа о вызове  представителя грузоотправителя, производителя  и поставщика. Согласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно - технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 N П-6 (далее – Инструкция № П-6), на приемку груза должен приглашаться поставщик товара. Но читателям журнала следует учитывать, что данная Инструкция применяется только в случае, если это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18). В примере, приведенном в конце данного раздела, товар доставлен представителем поставщика, поэтому он и участвует в приемке товара. Ему и выдана доверенность на участие в приемке. Реквизиты доверенности приведены в конце акта;

- наименование, адрес и номер телефона грузоотправителя, производителя и поставщика товара;

- наименование, адрес и номер телефона страховой  компании при условии, что груз  застрахован. В примере груз  не застрахован, поэтому проставлен  прочерк;

- реквизиты  договора поставки товара (номер  и дата) и счета-фактуры;

- реквизиты коммерческого акта в случае его составления, если при приемке груза устанавливаются повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, предусмотрена в п. 4 ст. 796 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) и в п. 5 Инструкции № П-6.

Особенности составления  коммерческого акта предусмотрены  в соответствующих документах для  разных видов транспорта:

1) в отношении  автомобильного транспорта - р. VI Правил  перевозок пассажиров и багажа  автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112. Коммерческий акт составляется в двух экземплярах и должен содержать следующую информацию:

а) описание состояния  багажа и тех обстоятельств, при которых обнаружена его несохранность;

б) данные о том, правильно ли был погружен, размещен и закреплен багаж;

в) описание нарушения  требований к погрузке, размещению или креплению багажа.

Коммерческий  акт составляется перевозчиком в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению актом. Если коммерческий акт невозможно оформить в вышеуказанный срок, он должен быть составлен в течение следующих суток.

Форма коммерческого  акта не утверждена, поэтому согласно п. 5 Инструкции № П-6 коммерческий акт может быть заменен соответствующей отметкой на товарно-транспортной накладной;

2) в отношении  железнодорожного транспорта - ст. 119 гл. VIII Устава железнодорожного транспорта, утвержденного Федеральным законом  от 10.01.2003 № 18-ФЗ «Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации». Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и должен содержать:

а) точное и подробное  описание состояния груза, багажа, грузобагажа  и тех обстоятельств, при которых  обнаружена несохранность груза, багажа, грузобагажа;

б) данные о том, правильно ли погружены, размещены  и закреплены груз, багаж, грузобагаж, а также имеется ли защитная маркировка груза, перевозимого в открытом подвижном  составе. В случае нарушения требований к погрузке, размещению или креплению груза, багажа, грузобагажа в коммерческом акте указывается, какое нарушение допущено.

При составлении  коммерческого акта о порче продовольственного и скоропортящегося грузов к нему прикладывается выписка из рабочего журнала о температурном режиме изотермических вагонов, контейнеров.

Коммерческий  акт подписывается перевозчиком, а также грузополучателем, пассажиром, получателем, если они участвуют  в проверке грузов, багажа, грузобагажа.

Форма коммерческого  акта утверждена Правилами составления  актов при перевозках грузов на железнодорожном транспорте, утвержденными приказом МПС России от 18.06.2003 № 45;

3) в отношении  воздушного транспорта: ст. 124 Воздушного  кодекса Российской Федерации  от 19.03.1997 № 60-ФЗ. Форма коммерческого  акта не утверждена;

4) в отношении  внутренних водных перевозок  - ст. 160 Кодекса внутреннего водного  транспорта Российской Федерации  от 07.03.2001 № 24-ФЗ. Причем коммерческий  акт не составляется:

- при недостаче  массы груза в пределах норм  естественной убыли, норм снижения процента влажности или сорности при перевозке груза, норм расхождения в показаниях весовых приборов, разницы в массе груза, принятого для перевозки исходя из условий расчетов по итогам за навигацию;

- при выдаче  груза, доставка которого осуществлена  на технически исправном судне или в контейнере с неповрежденными запорно-пломбировочными устройствами либо в сопровождении представителя грузоотправителя или грузополучателя. Форма коммерческого акта не утверждена;

5) в отношении  внешних водных перевозок - ст. 402 § 1 гл. XXV Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации от 30.04.1999 № 81-ФЗ.

Форма коммерческого  акта не утверждена, но должна устанавливаться  федеральным органом исполнительной власти в области транспорта (п. 2 ст. 5 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации).

- реквизиты  ветеринарного свидетельства при  его наличии;

- реквизиты  железнодорожной накладной, если  груз доставлялся железнодорожным  транспортом;

- по строке "Способ  доставки" - вид транспортного  средства, доставившего товар (в  вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.);

- дата отправления  товара со станции (пристани, порта)  отправления. Приводятся наименование  станции отправления при перевозке  железнодорожным транспортом, наименование  пристани – при перевозке водным  транспортом, наименования порта – при перевозке по морю. Неприменяемый вариант зачеркивается. В нашем случае перевозка осуществляется автотранспортом со склада отправителя, поэтому в данной строке ставится прочерк, но зато в стоке «со склада отправителя товара» указывается наименование отправителя;

- при перевозке  мяса (рыбы) указывается температурный  режим.

В разделе «Дата  и время» приводятся дата и время  мероприятий по приемке товара:

- дата прибытия  груза,

- время начала, приостановления, возобновления  и окончания приемки товара. В нашем примере приемка не приостанавливалась, поэтому в этих графах ставится прочерк.

Следующая таблица  заполняется согласно сопроводительным документам поставщика.

При заполнении строки "Сертификат" (документа, удостоверяющего  качество товара в соответствии с принятыми стандартами) в обязательном порядке указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

Описывается состояние  товара, тары и упаковки в момент приемки товара.

Следующие строки заполняются в случае, если в процессе приемки обнаружено несоответствие количества, качества или ассортимента поступившего товара сопроводительным документам поставщика:

- «Способ определения  недостающего товара»;

- «Заключение  о причинах и месте образования  недостачи товара»;

- графы с  20 по 24 «Отклонение»;

- «Решение руководителя»  по выявленным отклонениям.

Акт подписывается  всеми членами приемочной комиссии, а также представителем грузоотправителя (поставщика, производителя). В нашем  случае это представитель поставщика. Указаны реквизиты доверенности, выданной ему организацией-поставщиком.

Последним на акте формы № ТОРГ-1 ставит свою подпись  заведующий складом, принимающий на учет товар. При этом указывается  дата окончания операции по его приемке.

Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится на первой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации - 5 лет.

Составление акта о приемке торга  по формам № ТОРГ-2, № ТОРГ-3

Если же в  процессе приемки обнаруживается несоответствие товара сопроводительным документам, то, кроме акта по форме № ТОРГ-1, оформляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме № ТОРГ-2 в четырех экземплярах. Если же поступил импортный товар, то составляется аналогичный акт по форме № ТОРГ-3 в пяти экземплярах.

Вышеуказанные акты применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными  сопроводительных документов поставщика, и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Претензии могут  быть предъявлены в случае ненадлежащего  исполнения договора, которое может  быть выражено в нарушении условий:

- о количестве  товара (ст. 466 ГК РФ);

- о качестве  товара (ст. 469 ГК РФ);

- его ассортимента (ст. 468 ГК РФ) и т.д.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую  по одному транспортному документу.

Первая страница акта по форме № ТОРГ-2 повторяет все данные из соответствующего акта по форме ТОРГ-1. Поэтому мы не комментируем порядок заполнения 1-й страницы акта, а сразу переходим к порядку заполнения 2-й страницы акта по форме ТОРГ-2.

В строке «Сведения  о состоянии вагонов, автофургонов и т. д. Наличие, описание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертификатов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка» переписываются данные из сопроводительных документов транспортной организации и поставщика.

В таблице «По сопроводительным транспортным документам значится» приводятся данные о товаре в соответствии с сопроводительными документами поставщика.

В строке «Сведения  о состоянии вагонов, автофургонов и т. д. Наличие, описание упаковочных  ярлыков,пломб транспорта на отдельных местах (сертификатов, спецификаций в вагоне, контейнере) фактически» описываются фактические данные, выявленные при осмотре транспортного средства при приемке товара.

Следующая таблица  отражает приемку товара по количеству мест и выявленные расхождения.

Далее приводятся сведения о количестве и стоимости  товара по документам поставщика.

В разделе «Условия хранения товара (продукции) до его  вскрытия на складе получателя» описываются  условия хранения груза на складе покупателя до момента его приемки комиссией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченный груз лежит на покупателе, а не на поставщике.

При необходимости  указываются сведения о температурном  режиме при разгрузке товара в вагоне (рефрижераторе и т.д.).

В разделе «Состояние тары и упаковки, маркировки мест, товара и тары в момент внешнего осмотра  товара (продукции)» описывается, в  каком состоянии на момент приемки  находятся тара и упаковка, а также  маркировка мест и самого товара.

Приводятся  сведения о принадлежности наружной маркировки тары, в которой упакован товар.

Указываются дата вскрытия тары, наименование организации, которая опломбировала товар  при отгрузке.