Документ, его функции и способы документирования

Кумулятивная функция – это  способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать  информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего  поколения.

Функция документа как исторического  источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

Некоторыми функциями документ наделяется сознательно, другие присущи  ему объективно и, как правило, не осознаются автором.

Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.

 

2.3. СПОСОБЫ  ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

 

Документирование – это создание документа с использованием различных  методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.

Метод документирования – это прием  или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и  т.п.).

Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).

Средства документирования – это  предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования  и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

Кодирование информации – это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования  информации являются код, язык, знак, с  помощью которых информация фиксируется  и передается в пространстве и  времени.

Код – это набор знаков, упорядоченных  в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Язык – это сложная система  символов, каждый из которых имеет  определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного  сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Знак – это метка, предмет, которым  обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак  вместе с его  значением называют символом.

В документоведении знак – материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый  для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).

Различают знаки языковые и неязыковые.

Знак языковой – единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения  предметов и явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте.

Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми. К неязыковым знакам отнесены символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии,  образцы пород, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники.

Код, знак и символ позволяют передать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования.

 Выделяются три способа документирования:

текстовое документирование,

техническое документирование,

фотокинофонодокументирование

1. Текстовое документирование.

Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления  имеет  существенные недостатки. Являясь средством  передачи мысли, оно ограничено расстоянием  и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать  знаковым. Именно с использованием знаков можно говорить о документировании.

На смену предметному (или наравне  с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей каменного века, 40-60 тыс. лет.

Вопрос происхождения и развития письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько  ступеней развития.

Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8-6 тыс. лет до н. э.). Пиктография (лат. «pictus» – рисованный, живописны, греч. «grapho» – пишу) – древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только   предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова.

Язык рисунков нельзя читать. «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения.  Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.

В настоящее время также используется пиктографическое письмо.

Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.

Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь появляется позднее. Его  первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные  знаки для конкретных предметов  остались картинками. Для передачи общих понятий использовались слова  со сходным звучанием. Для того чтобы  различить значение данного знака стали ставить над ним специальный значок – детерминатив, т. е. так называемый «ключ». Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов  со временем постоянно упрощались и  превратились в условные знаки – иероглифы.

Иероглифическое письмо является разновидностью идеографического письма. Оно используется с IV тыс. до н.э. Иероглиф – условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин «иероглифический» применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II тыс. до н.э.) и современного китайского и японского письма.

В Древнем Египте для названия имен, стран и т.д. стал применяться  третий тип знаков – фонетические знаки. Многие слова в египетском языке состояли из одного слога. Иероглифы, обозначавшие эти слова, стали применять  и для записи слогов в многосложных словах.  Таким образом появляются зачатки слогового письма.

В клинописи Двуречья происходила  аналогичная постепенная схематизация знаков, пока они не превратились в  клинья. В Китае – до сих пор  живы традиции древнего  иероглифического письма.

Логографические знаки также используются и в настоящее время.

Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35-40 до 200-300 знаков.  Древнейшие слоговые системы возникли во II тысячелетии до н. э.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). Вокализованно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа «черт и резов». В VII – VIII вв. славяне, как и другие народы заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две азбуки – глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице, наоборот, были замысловаты.

В дальнейшем русское письмо почти  непрерывно развивалось. До XVIII в. развитие шло стихийно, а с начала  XVIII в. – в порядке государственных реформ. Реформами 1707—1710 гг. были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи «пси», «омега», «юс», «ферт», «земля», «иже». В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917—1918 гг. были исключены буквы i, фита, ижица, ять. В 1945 г. были введены буквы «й» и «ё».

Претерпевала значительные изменения  и графика русского письма.

С изобретением пишущей машинки  появляется машинопись как способ текстового документирования. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование  остается распространенным способом первоначального составления документа.

Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз.

2. Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы –  обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на группы:

1. Технические документы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет капитального строительства.
2. Технические документы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства.
3. Технические документы – фиксация природы, между которой и человеком  совершается процесс труда. В эту групп входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой др.
4. Технические документы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е.  фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав групп могут входить  чертежи, рисунки, расчеты, технические описания,  графики, технологические карты, картографические, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение  предмета на плоскости, выполненное  особыми графическими приемами (методом  ортогонального проектирования).

Рисунки также дают изображение  предмета на плоскости, но в отличие  от чертежа на рисунке дается рельефное  изображение предмета.

Картографические материалы, в  состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.).

На графиках даются графические  изображения физических, химических и других явлений.

3. Фотокинофонодокументирование.

Фотография – совокупность процессов  и способов получения изображения  на светочувствительных материалах действием на них света и последующей  химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негатива при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией.

Фотодокумент – изобразительный  документ, содержание которого передано фотографическим способом.