Документ, его функции и способы документирования

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Основными задачами совершенствования  форм документов следует считать:

при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;

при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Унификацию рассматривают часто как один из методов стандартизации.

Правовая сила стандартов, включение  в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление  в стандартах лишь наилучших решений  и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Унификация и стандартизация документов имеет достаточно длительную историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В статутах ВКЛ существовали нормы, закреплявшие правила оформления документов, прежде всего, удостоверения документов.

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы всевозможных журналов, сформулированы требования к составлению, написанию и оформлению целого ряда документов.

Однако на серьезном научном  уровне работа по унификации и стандартизации управленческих документов была начата в СССР. Уже в первой половине 1920-х гг. начинается практическая деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов.

В 20-е гг. проводится упорядочение форматов бумаг. Разрабатываются  формы и бланки документов. Основное внимание уделяется письмам, как самому массовому виду документов. В  середине  20-х гг. в  ряде  ведомств  разрабатываются единые бланки писем в пределах всей системы определенного ведомства. Предпринимаются попытки создать устойчивые формуляры и других наиболее распространенных в управленческой практике видов документов  (протокола,  извещения, командировочного удостоверения). 

В 1929-1930 гг. были утверждены первые общесоюзные стандарты  на ряд форм документов: ОСТ 2479 - письма деловые, ОСТ 1780 - телефонограмма, ОСТ 1781 - протокол заседания, ОСТ 1782 – извещение о заседании,  ОСТ 1783 - явочный лист, ОСТ 3000 – командировочное удостоверение и  др. Часть из них действовала до 1941 г.  и была отменена в силу изменившихся условий.

Еще оно направление  направление унификации, получившее свое развитие в эти годы – выработка  трафаретов текстов документов и  попытка  установить структуру отдельных  разновидностей документов. В ведомствах рационализаторские органы типизировали письма, разрабатывали структуру планов, отдельных разновидностей протоколов.

Активизация деятельности по совершенствованию управленческой документации, ее  качественно новый  этап начинается в середине 1960-х  гг. Основным направлением совершенствования  документации с конца 60-х гг. становится стандартизация и  унификация, которая рассматривается как общегосударственная проблема. Одновременно начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первичной учетной и организационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных министерств,  ведомств и научно-исследовательских институтов. Методика унификации и стандартизации складывается в этот период на базе накопленного отечественного и передового зарубежного  опыта. Под  влиянием  практики   международной стандартизации получает  распространение метод стандартизации документов на основе построения их графической  модели  -  формуляра-образца. Толчком  к выбору именно этого метода явилось внедрение машинной техники и использование ЭВМ для  обработки  документов. Единый  формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов, закрепленных на одном листе.

Однако теоретическая  неразработанность документоведческих проблем приводит  первоначально  к выбору объектов стандартизации, исходя из массовости распространения того или иного вида документов в практике  управления. В результате был разработан целый комплекс проектов государственных стандартов на отдельные виды организационно-распорядительных документов.

Но уже в  начале 70-х гг. происходит разработка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований и функционального анализа документов приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как основной объект стандартизации.

Одной из наиболее массовых и распространенных систем документации является система организационно-распорядительной документации (ОРД). Первые стандарты  на ОРД были утверждены в 1972 г.

В настоящее  время состав реквизитов документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации,  а  также общие  правила  их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ    6.38-2004 используются следующие реквизиты:

      1 – Государственный герб Республики Беларусь;

      2 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

      3 – код организации: ОКОГУ  по (1) для министерств и других  органов управления, код ОКЮЛП  по (2) для других организаций  

      4 – код документа по Общегосударственному  классификатору Республики Беларусь "Унифицированные документы" (ОКУД);

      5 – наименование вышестоящей  организации;

      6 – наименование организации;

      7 – наименование структурного  подразделения;

      8 – почтовый адрес отправителя;

      9 – коммуникационные данные (телеграфный  адрес, номера телефакса, телетайпа,  телекса, телефона, электронной почты  и т.д.) и коммерческие данные (номер  счета, наименование банка и  т.д.);

     10 – название вида документа;

     11 – дата;

     12 – регистрационный индекс;

     13 – ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

     14 – место составления или издания;

     15 – гриф ограничения доступа  к документу;

     16 – адресат;

     17 – гриф утверждения;

     18 – резолюция;

     19 – заголовок к тексту;

     20 – отметка о контроле;

     21 – текст;

     22 – отметка о наличии приложения;

     23 – подпись;

     24 – гриф приложения;

     25 – гриф согласования;

     26 – визы;

     27 – печать;

     28 – отметка об исполнителе;

     29 – отметка о заверении копии 

     30 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     31 – отметка о поступлении (регистрационный  штамп  входящих документов);

     32 – отметка о переносе данных  на машинный носитель.

Реквизит «Название вида документа» – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы, -- один вид, приказы – другой вид, акты – третий). Разновидность документа детализирует понятие вид (разновидность – разные виды). Разновидность уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Указание вида – один из обязательных элементов  документа. Оно дает первое самое  общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении  и характере изложения информации.

Реквизиты «Наименование  вышестоящей организации», «Наименование  организации»,  «Наименование  структурного  подразделения», «Адресат»,  «Резолюция»,  «Гриф утверждения», «Индекс документа», «Почтовый адрес», «Коммуникационные и коммерческие данные» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами  в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит  «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ, а реквизит «Индекс» – дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее  решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты – «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема» организации, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Положение документа  во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» показывает, в какой  момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты – «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др. Дата важна прежде всего в тех реквизитах, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название  вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые  другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии» и «Подпись» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут  сообщать о документе и некоторые  другие сведения. Например, отметка  о наличии приложения свидетельствует  о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения  и лишь информирует о пересылке других документов, например, сопроводительное письмо.

Наличие реквизита  «Текст» свидетельствует,  что  речь идет о конкретном документе,  который является средством передачи и сохранения информации во времени  и пространстве.

Порядок расположения некоторых  реквизитов  предусматривает  для них одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, то есть не встречающимися в одном и том же документе. Из каждой пары реквизитов – «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа», «Ссылка на индекс и дату входящего документа» и «Место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Например, в письмах обязательно будет указываться реквизит «Адресат» и никогда – «Гриф утверждения»; в должностной инструкции – наоборот – обязательно наличие «Грифа утверждения» при отсутствии «Адресата».

Кроме того, все  реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при  изготовлении  унифицированной формы  документа или бланка документа.  Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации (товарный знак), наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные и коммерческие данные.

Устанавливается также перечень реквизитов, которые  следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью, реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа» – только частично (на № __ от ___).

При оформлении документов большое внимание уделяется  реквизитам, придающим юридическую  силу документам. Назначение этой группы реквизитов – закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов  документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся:

реквизиты бланка, которые свидетельствуют о принадлежности документа определенному органу управления, организации. Необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;