Документ, его функции и способы документирования

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным  покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинематограф изобретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г.

Кинодокумент – изобразительный  документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных  на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события  в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике.

В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокументов (звуковой документ). Под фонодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. – валики фонографа Эдисона.

В связи ростом объема информации появилась необходимость ее обработки, хранения, поиска на новом качественном уровне. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать  информацию из формы, понятной человеку, в форму, «понятную» машине.

Механизированный способ обработки  и поиска информации основан на использовании  устройств механического, электрического и других способов действия. Такие  устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом – текстовым, техническим, фонодокументированием и т.п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями.

Перфокарта представляет собой  карточку из плотной бумаги или пластического  материала, на котором проставляются  отверстия или вырезы. Данные таким  же способом можно зафиксировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной микропленке данные заносятся в виде комбинации черных и белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофотокопирования.

Таким образом, при механизации  обработки информация воспроизводится  в виде физических состояний: отверстий, черных и белых прямоугольников, отдельных намагниченных участков и т.п. Однако для прочтения человеком информации, обработанной машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный для визуального восприятия.

С развитием науки и техники появляются все новые способы документирования.

В 70-ые годы ХХ в. возникала оптическая запись информации сфокусированным  пучком электромагнитного поля оптического  или близкого к нему диапазона  излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации.

Запись и считывание информации могут выполняться и посредством  лазерного луча (оптический диск, диски  типа CD-ROM, голограмма).

При магнитооптической записи одновременное действие оптического пучка и магнитного поля на носитель вызывает изменение магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией. Причем передатчиком информации является магнитной поле, а оптический пучок оказывает дополнительное воздействие на носитель записи. Магнитооптической является также запись данных с помощью лазерного луча и магнитного поля (магнитооптический диск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки.

Документы, содержание которых полностью  или частично выражено перфорациями,  матричной магнитной записью, матричных расположением стилизованных знаков и т.п., приспособленные  для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми (их разновидность – электронные) документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины.

Традиционный текстовый документ, изготовленный с помощью специальных  машин и печатающих устройств (принтеров) называется машинограммой. Машинограмма – это документ, созданный средствами вычислительной техники на бумажном носителе в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке.

 

2.4. МАТЕРИАЛЬНЫЕ  НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ.

 

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также широко применялись  надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус. Писали на папирусе заостренными камышевыми кисточками.

В сирийском городе Пергамен было организовано производство нового материала  для письма – пергамента, представлявшего  собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказывало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н.э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма.

На Руси материалом для письма был  пергамент (до XII в. привозной, с XII – XIV вв. было развернуто собственное производство). Для бытовой переписки применялась береста. С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге были гусиные перья, реже – лебединые и павлинья. В середине XIX в. получили распространения стальные перья.

Технические документы изготавливаются  на особых сортах бумаги (ватман, калька).

Материалом для кинодокументов служит пленка на триацетатной, нитратной  или ацетатной основе.

Для машиночитаемых документов используются перфокарты, магнитные ленты, ленты  для видеозаписи, магнитные карты, жесткие и гибкие диски, дискеты, флоппи-диски,  оптические диски, диски типа CD-ROM и т.п.

Носитель информации оказывает  самое непосредственное влияние  на долговечность и стоимость  документа.

ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА

3.1. ОРИГИНАЛЬНОСТЬ  И ПОДЛИННОСТЬ ДОКУМЕНТА

 

Слово «оригинал» происходит от латинского «originalis», что означает первоначальный, самобытный.

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.  В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов.  Нередко оригиналы составляются в двух и более экземплярах. Такие оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

 По внешнему виду оригиналы  текстовых документов могут быть  беловиками или черновиками. Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом. Черновик отражает работу автора над его текстом.

Беловик – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан  с чернового или написан без  помарок и исправлений. Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.

Термин «подлинник» в переводе с латинского означает «достоверный, действительный».

Подлинник официального документа – первый или единственный экземпляр официального документа. Чтобы оригинал официального документа стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс.

Среди подлинников  различают автографы – документы, переписанные или правленные (после  перепечатки) рукою автора.

С развитием современной  техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов.

Признак уникальности сохраняется также за документами, полученными не текстовыми способами  документирования. Для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и чертеж на кальке. Оригиналом фотодокумента являются негативы, фонодокументов – первоначальная запись звука, т.е. матрица граммзаписи, валики фонографа, ленты электрической и магнитной записи.

 

3.2. Копийность документа.

 

Слова «копия» происходит от латинского «copia» – «множество».

Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия».

Прежде всего, копии можно разделить  на выписки и отпуски. Выписка – это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола); отпуск – это копия отосланного документа. Понятие «отпуск» – чисто канцелярское и применяется только в делопроизводстве.

Копии по способом получения делятся  на ручные и автоматические. Ручные получаются при переписке оригинала от руки или перепечатке на пишущей машинке.

Автоматические (факсимильные) копии  определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле).

Кроме копий, снятых непосредственно  с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии разделяются в зависимости  от способа удостоверения на: нотариальные копии, официально заверенные копии, простые заверенные копии, незаверенные копии.

Особый вид копий – дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника.

Дипломатические копии – их название происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т.д.).

 

СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

4.1. ФОРМУЛЯР  ДОКУМЕНТА И ЕГО СОСТАВНЫЕ  ЧАСТИ

 

Каждый из документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих элементов не однозначно. Одни информационные элементы содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Другие информационные элементы несут сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное  делопроизводство,  объектом  которого является документ как единое целое, оперирует в основном теми информационными  элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Информационный  элемент документа, характеризующий  сам документ, его целевое назначение или место,  занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Совокупность  реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа.

Формуляр документа  – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных  в определенной последовательности.

Иначе говоря, формуляр документа – это схема его  построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. В то же время формуляр документа определенного исторического этапа развития может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Каждому реквизиту  отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре-образце  – своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств  определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр-образец  документа – модель построения формы  документа, устанавливающая область  применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной  сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец  ОРД включает не только схему размещения реквизитов, но и их размеры.

При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное  число необходимых реквизитов. Набор  реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Свой набор  реквизитов характерен и для документов разных видов. Это дает основания  выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр – формуляр конкретного документа.

Все реквизиты  делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит,  наносимый при изготовлении  унифицированной формы документа или бланка документа.  Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

 

4.2. СОЗДАНИЕ  И РАЗВИТИЕ ТРАДИЦИОННОЙ ФОРМЫ  ДОКУМЕНТА

 

Формуляр текстового документа Великого княжества Литовского XVI – XVII вв.