Документ, его функции и способы документирования

печати, который  является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному в реквизитах бланка органу или организации. Печать необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для организаций, работников, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Печать используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами делопроизводства стадий предварительной обработки в организации. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.

дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные.  Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к  фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц  является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у  документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими правовыми актами о распределении обязанностей.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов  документов, могут предусматривать  в них наличие и других реквизитов этой группы, характерных только для  данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии» и др.

 

4.4. ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

 

Текст документа – это информация, зафиксированная любым типом  письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или  основную часть документа.

Приступая к составлению документа, прежде всего, следует решить вопрос, нужен ли вообще документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, документы  делятся на простые и сложные. Простые – те документы, в которых  рассматривается один вопрос. Содержание сложных документов отражает несколько вопросов.

Обычно содержание текстовых документов состоит из 3-х частей: введения, в  котором излагаются цели, задачи, причины  составления документа или дается ссылка на какой-либо другой документ; изложения, где приводятся цифры, факты и доводы; заключения, содержащего суть вопроса, т.е. предложение, распоряжение или просьбу.  Первые две части или одна из них могут отсутствовать, но заключение – обязательная часть любого текста документа.

Композиционная (логическая) структура текста документа – последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных  единством темы или предмета.

Композиция текста документа определяется:

• видом (разновидностью) управленческого документа;
• формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма)
• содержание конкретного документа;
• спецификой отдельного акта делового общения.

В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста в  значительной степени задана самой формой представления текста (в таблицах: объекты, признаки их описания, конкретные показатели, в анкетах: объект, признаки его описания, конкретные показатели).

Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, определяющим состав и последовательность смысловых частей текста документа, индивидуальным для каждого вида документа или его разновидности.

Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необходимость отступления от заданной схемы.

Официальный документ должен быть написан  деловым стилем. Специфическими признаками делового стиля являются:

• безупречность формулировок документа в юридическом отношении,
• точность текста документа, не допускающего различных толкований;
• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность.

Деловому стилю свойственно  употребление однотипных падежных форм взаимосвязанных имен существительных, так называемое «нанизывание падежей». Чаще всего используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном. Широкое использование таких конструкций, исключающих предлоги для связи слов, при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями позволяет сделать структуру предложения более четкой и легче воспринимаемой.

Возможности слов сочетаться с другими  словами в разных стилях речи различны. Существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля.

При использовании языковых конструкций  следует иметь в виду, что в  деловой речи активно используются конструкции из отглагольных существительных  со значением действия в сочетании с полузнаменательным глаголом.

Деловое общение осуществляется между  организациями и должностными лицами и является официальным по своему характеру, в связи с чем ему  присущ неличный (безличный) характер изложения текста, что выражается в ограничении употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено...», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

С этим связано и преобладание страдательных  конструкций над формами действительного  залога, например:

«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не «Проект предусматривает  …»);

«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Министерством иностранных дел» (а не «Министерство иностранных дел прорабатывает …»).

В текстах документов широко применяются так называемые универсальные слова – слова  со стертым, неопределенным значением. Универсальное слово является многозначным, что позволяет употреблять его в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

«До настоящего времени  слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту  инженерных сетей» (слово «слабо»  одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).

При составлении документов следует избегать длинных фраз с  большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор.

Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить устаревшие выражения (архаизмы и историзмы), канцеляризмы.

Не следует употреблять также  слов, которые, не уточняя и не раскрывая  мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов (от греч. «pleonasmos» – многословие).

Явным недостатком при составлении  текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов).

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие.

Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано  определенное научное или специальное  понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.

Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа  и однозначность понимания текста.

Использование новых слов – неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов – слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо). Неологизмы, относящиеся к первой категории, имеют полное право на существование в речи, второй – не должны употребляться в текстах документов.

В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий  используются сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Различаются два вида сокращенных  слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов.

графические сокращения – применяемые  на письме сокращенные обозначения  слов.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью

Названия географических понятий  сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь.

Слово «город» сокращают до одной  буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две  буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг.

Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.

 

4.5. УНИФИКАЦИЯ  ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

 

Унификация текстов управленческих документов рассматривается как  организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.

Унификация текстов управленческих документов позволяет решить следующие задачи:

• упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
• унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
• сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
• использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства;
• ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов применяются  методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методами формальной унификации являются: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.

В основе унификации текстов лежит  метод выделения постоянной и  переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.