Отчет по производственной практике в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва»

 

 

1.Общее  знакомство с организацией

 

В период с 15 марта по 25 апреля 2010 года я проходила производственную  практику в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва» «Орловское ЛПУМГ»  в качестве помощника секретаря руководителя на Должанской производственной площадке.

ООО «Мострансгаз» является правопреемником Предприятия по транспортировке и поставкам газа «Мострансгаз» в отношении его имущественных и неимущественных прав и обязанностей по всем обязательствам, в том числе по заключенным договорам, а также прав пользования землей, недрами, природными ресурсами.

Решением Участника  «Мострансгаз» от 21 января 2008 г. №37             ООО «Мострансгаз» переименовано в ООО «Газпром трансгаз Москва».

В соответствии с Решением Участника ООО «Мострансгаз» от 02.04.2007 №54/У  ликвидированы филиалы ООО «Мострансгаз» Должанское управление магистральных газопроводов и Орловское управление магистральных газопроводов.

В соответствии с Решением Участника ООО «Мострансгаз» от 18.12.2006 №58/У в составе ООО «Мострансгаз» создан филиал — Орловское линейное производственное управление магистральных газопроводов (Орловское ЛПУМГ).

Орловское ЛПУМГ - сегодня единственный филиал в ООО «Газпром  трансгаз Москва», получивший статус линейного производственного управления. Иными  словами первое ЛПУМГ. А быть первым это всегда ответственно. Расширилась зона ответственности служб, поскольку «Орловское ЛПУМГ» образовалось на базе двух бывших филиалов «Орловское ЛПУМГ» и «Должанское УМГ».

Область, в которой образован филиал, расположена в центральной части Среднерусской возвышенности в начале течения рек Ока и Сосна и притоков рек Десна, Нерруса и Навля и входит в Центральный экономический район.

«Орловское ЛПУМГ» сегодня – это:

• Две промплощадки «Орловская» и «Должанская»;
• Свыше 1290 км магистральных  газопроводов и газопроводов отводов в однониточном исчислении на территории Орловской, Липецкой областей;
• Две компрессорных станции на Должанской промплощадке с тремя типами агрегатов;
• 45 газораспределительных станций;
• Система электрохимической защиты ЛЧ МГ, КС, ГРС от коррозии.
• Система и сооружение энерго и теплообеспечения, водоснабжения;
• Газоснабжение городов и других населённых пунктов Орловской и Липецкой областей;
• Численность работников – 659 человек.

Основная задача, выполняемая УМГ – беспрерывный транспорт голубого топлива.

В Орловском ЛПУМГ  активно ведётся работа с молодежью. Производственно-технической учебной, советом и делом им помогают специалисты-наставники. Молодым доверяются сложные и ответственные работы. В результате плодотворной работы с молодежью в филиале за короткое время подготавливается резерв кадров. На семинарах молодых специалистов Общества, начиная с 2002 года, завоёвывается призовые места по выступлениям на насущные эксплуатационные темы. Молодые перспективные специалисты постоянно делегируются на руководящие должности в другие УМГ и структурные подразделения Общества.

Целенаправленно ведётся рационализаторская работа. В этой работе вовлечены практически все производственные службы. Ежегодно рассматриваются более 90 рационализаторских предложений, направленных на улучшение условий труда, на экономию ТЭР, на полезность. Наиболее значимые предложения филиала входят в Сборник лучших предложений Общества. В 2007 году в сборнике от филиала   было опубликовано 8 рацпредложений.

Производственные службы укомплектованы квалифицированными специалистами, чьими стараниями и умениями поддерживается тот высокий уровень эксплуатации, который необходим для бесперебойного и  безаварийного транспорта газа.

Графическое изображение организационно – структурной схемы организации  (смотрите  Приложение № 1.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Изучение структуры и функций  делопроизводственной службы

 

На Должанской производственной площадке есть только секретарь ответственный за делопроизводство находящийся в подчинении начальника филиала.

Секретарь должен выполнять следующие функции делопроизводителя:                             

1. Прием, учет, регистрация, сканирование, внесение резолюций, передача документов исполнителям, справочно-информационное обслуживание и хранение документной информации с использованием автоматизированной системы «Дело».

2.Контроль качества подготовки, правильность составления, согласования,

утверждения документов, представляемых на подпись начальнику филиала.

3 .Контроль  исполнения документов и поручений  начальника филиала,

обобщение информации о ходе исполнения и представление этой информации руководителю филиала для учета и принятия мер.

4.Регистрация  и отправка исходящей корреспонденции  за подписью 

руководства филиала.

5.Внесение  информации в подсистему «Дело- WEB» автоматизированной 

системы «Дело» о ходе исполнения поручений генерального директора ОАО «Газпром».

6.Разработка инструкции по ведению делопроизводства филиала с учетом

требований Инструкции по делопроизводству ОАО «Газпром».

7 .Ежегодный  отбор документов на архивное  хранение и на уничтожение.

8.Совертенствование  форм и методов работы с  документами в филиале, его функциональных  службах на основе применения  организационной и компьютерной  техники. 

 9.Обучение работников филиала по вопросам автоматизации делопроизводства и совершенствования на этой базе документационного обеспечения его основной деятельности.

 Секретарь  должен знать:

• требования государственных стандартов Российской Федерации: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Инструкцию по делопроизводству ОАО «Газпром»;
• другие локальные нормативно-методические документы, касающиеся делопроизводства и документооборота.

Секретарь несет ответственность за:

• ненадлежащее и несвоевременное выполнение обязанностей, изложенных в перечне;
• некачественное оформление документов, представляемых на подпись руководству филиала;
• несоблюдение требований нормативных документов по организации делопроизводства, (смотреть  Приложение№2)

На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор программ, которые могут отвечать  требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями. В данной организации используется  Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.

Краткие характеристики системы  «Дело»

     Система автоматизации делопроизводства  и документооборота «Дело» была  разработана ЗАО «Электронные  офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

 

   Функциональные возможности:

• отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
• ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
• направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
• регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
• получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• хранение электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.

«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:

     Система обеспечивает поиск документов  в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

     По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта  на соответствие ГСДОУ.

     Таким образом, я  пришла к выводу, что эффективность деятельности делопроизводственной службы зависит от квалифицированного работника делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.

 

 

 

 

 

 

3.Документирование деятельности организации

 

В любой организации существует множество документом по разным направлениям ее деятельности. Во время практики я познакомилась с различными документами. Все рассматриваемые мной документы можно разделить на 4 группы:

1) нормативно-методические (всевозможные  инструкции, инструкции по делопроизводству, положения, уставы,  правила внутреннего порядка);

2)распорядительные (постановления, приказы, решения,  распоряжения, указания);

3) информационно-справочные (протоколы, справки, служебное письмо, докладные и объяснительные записки, отчёт, сметы расходов, акт, факс, телеграммы, телефонограммы);

4) документы  по кадровому составу (личный  листок по учету кадров, трудовой  договор, приказ о расторжении  трудового договора, приказ о  командировании, личная карточка  работника, приказ о заключении  трудового договора и др.).

Изучая систему документации организации мной были проанализированы документы, по видам относящиеся к распорядительным документам (приказ, решение) и информационно-справочным (протокол, служебная записка).

В рассмотренном мной приказе продольного расположения реквизитов, он оформлен на бланке формата А4. В состав реквизитов входят: эмблема, наименование учреждения – автора, название вида документа, дата, номер, оформлены, верно. Реквизит место составления отсутствует. Заголовок к тексту, текст, подпись, оформлены верно. Отметка о согласовании, отметка об исполнении, отметка об исполнении документа и направление его в дело отсутствует, что не соответствует ГОСТу. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами. (смотрите Приложение №3)

            Также я рассмотрела решение  с продольным расположением реквизитов, он оформлен на бланке формата  А4. в состав реквизитов входят: эмблема, наименование учреждения  – автора, название вида документа,  номер, оформлены верно. Дата оформлена  неверно, так как цифры до 10 начинаются  с 0 . Место  составления документа  отсутствует, заголовок к тексту  тоже  отсутствует. Текст. Подпись  секретаря отсутствует. (смотрите  Приложение №4)

Мной был рассмотрен протокол технического совещания ИТР Орловского ЛПУМГ эксплуатирующих газоперекачивающие агрегаты на КС «Долгое» от 05.08.2008 года.

 Протокол  оформляется по форме общего  бланка оформляется на стандартном  листе формата А4. Создан этот  документ компьютерным способом. Наиболее распространённый способ  создания документов в организации  это компьютерная техника.  В  его формуляр входят: наименование  учреждения–автора, указание вида  документа, дата заседания, номер, место  заседания , заголовок к тексту, текст, подписи. Дата, номер, название вида  документа, название организации  эти реквизиты в протоколе оформлены, верно. В реквизите место заседания указывается место составления документа, этот реквизит отсутствует. Заголовок протокола оформлен правильно: отвечает на вопрос Чего? И содержит указание вида коллегиальной деятельности название коллегиального органа в родительном падеже. Начинается с прописной буквы.

В водной части текста должны указываться фамилии председателя, секретаря, присутствующих и повестка дня.

Основная часть текста строится по разделам повестки дня. Она включает в себя следующие части:

• Слушали;
•   Выступили;
•   Решили;

В протоколе эти части поменяны местами они расположены так выступили, решили, слушали.

В конце документа стоят подписи и секретаря и председателя.

         К информационно – справочным  документам относится  служебная записка являющаяся разновидностью докладной записки. Служебная записка оформляется на общем бланке учреждения. Создан этот документ компьютерным способом.  Это внутренняя записка организации она оформлена на чистом листе бумаги с воспроизведением таких реквизитов как: название структурного подразделения, названия вида документа, дата адресат, заголовок к тексту, текст, подпись с указанием должности и фамилия с инициалами составителя. Также  проставляется резолюция для принятия этих мер  руководителем организации. Служебная записка правильно оформлена в соответствии с ГОСТом. (смотрите Приложение №5)

  Практически  все эти документы создаются с помощью персонального компьютера. Сегодня программные продукты фирмы Microsoft являются  стандартом для офисной работы. Сложно найти учреждение, предприятие, фирму, в офисе которой не стояли бы компьютеры с операционной системой Windows (95,98,98SE,2000, NT, ХР) и пакетом прикладных программ Office. Знание составных частей пакета — текстового редактора Microsoft Word, электронных таблиц Microsoft Excel сегодня является обязательным для работника офиса.

Если раньше Word и Excel в первую очередь ориентировались на то, что подготовленный документ будет распечатан на бумаге, то теперь  подготовленный документ будет в первую очередь отправлен по электронной почте или размещен в Internet. Для этого разработчики Office включили в продукт еще один формат файлов – HTML, являющийся стандартом для размещения материалов в Internet который так же используется как средство изготовления документов. Сохранение документов в формате HTML позволяет также просматривать документы пользователям, не имеющим на своем компьютере MS Office. Для просмотра таких документов теперь достаточно Internet Explorer, входящего в стандартный комплект Windows.