Отчет по производственной практике в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва»

1. помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
2. резолюции, оформленные на отдельных листах (бланках), формировать в дела вместе с документами, к которым они относятся;
3. помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие и личные дела);
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа; не подшивать черновики;
5. помещать приложения с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформлять отдельно, о чем в документе сделать отметку;
6. раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
7. подшивать в дело не более 250 листов (4 см).

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации (структурному подразделению), их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное.

Например: филиал ООО «Газпром трансгаз Москва» Орловское ЛПУМГ

Под ним пишется название структурного подразделения: учетно-контрольная группа.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке указывается новое наименование подразделения (правопреемника), а прежнее наименование заключается в скобки.

Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре.

Например: Дело № 55-01-01

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

Крайние даты дела - год (ы) заведения и окончания дела - указываются арабскими цифрами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается соответствующая запись: «В деле имеются документы за ... год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы или отчеты, так как они содержатся в заголовке дела.

На обложке указывается количество листов в деле и срок хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Все данные выносятся на обложку в самом начале его заведения.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации, так распорядительные документы группируются в дела по видам с учетом авторской принадлежности и хронологии с относящимися к ним приложениями (приказы, распоряжения ООО «Газпром трансгаз Москва» и т.д.).

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака, в хронологическом порядке и по номерам (протоколы совещаний у начальника филиала, протоколы профсоюзного собрания и т.д.).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановые и отчетные документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и др. документы группируются отдельно от проектов.

  Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении или продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года. На документах, помещаемых в дела текущего года и их ЭРК делаются отметки о месте нахождения связанных документов в делах предыдущего года (индекс дела, номера страниц), кроме того запрещается делать отметки на документах в делах предыдущих лет и в их ЭРК.

Поступающие документы служб и отделов: планы, отчеты, акты, сводки, справки и другие - группируются в самостоятельные дела по каждой службе или по видам документов (одного названия) по всем службам: списки работников, нуждающихся в улучшении жилищных условий и т.п.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

По окончании года на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Если дела сформированы по разновидностям документов (приказы, протоколы, личные дела и др.), заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, то составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документа, датах, заголовках и номерах листов дела(смотрите Приложение№15).

Документы, составляющие дело постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепки из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) хранение допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются.

 

7.Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в  архив

 

Подготовка документов к передаче в архив филиала включает:

• про ведение экспертизы ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей дел;
• составление актов о выделении документов к уничтожению.

Для организации работы по проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для архивного хранения или уничтожения, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подразделений создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом начальника филиала.

В подразделениях филиала отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения (экспертизу) осуществляют работники подразделений под непосредственным методическим руководством членов экспертной комиссии.

По результатам экспертизы ценности документов в подразделениях составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также описи дел по личному составу для передачи в архив филиала и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акт на уничтожение документов имеет типовую форму и строго установленный порядок оформления и удостоверения. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. Юридическим основанием для реального уничтожения документации является утверждение акта начальником филиала.

В акт включают дела, срок  хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется.

 Например, в 2002 году было сформировано дело, имеющее срок хранения 5 лет.

 В этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2008 года, и оно должно быть включено в акт, составленный в 2008 году.

Акт составляется на дела всего филиала.

Если в него входят дела нескольких отделов, то перед группой заголовков дел каждого отдела указывается его название.

Однородные дела вносят в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел постоянного хранения за этот же период (смотрите  Приложение № 16).

Уничтожение включенных в акт документов производится только после утверждения ЭК описей дел постоянного хранения за соответствующий период.

Оформление дел, передаваемых в архив филиала, проводится работниками подразделений, в ведении которых находились дела.

Сдаваемые в архив дела должны удовлетворять следующим требованиям:

документы, составляющие дело, должны быть подшиты в твердые обложки в четыре прокола или переплетены, металлические скрепки удалены;

 на обложке  должно быть написано:

название учреждения и подразделения;

индекс дела;

заголовок дела, номер тома, если дело состоит из нескольких томов, дата дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения в деле все листы (кроме чистых, листов с заверительной надписью) нумеруются в правом верхнем углу черным графитным карандашом. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если в деле имеется конверт с вложениями, то вначале нумеруется конверт, затем вложения.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

В конце дела на отдельном листе-заверителе дела делается заверительная надпись, подтверждающая количество листов в деле, пропущенные и литерные номера(смотрите Приложение №17).                                                     

На завершенные дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел (смотрите  Приложение№18).

Опись дел это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи дел подразделений составляются работниками, ответственными за делопроизводство, при методической помощи ЭК и ответственного за делопроизводство в филиале.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В делопроизводстве описи указанных категорий дел составляются в двух экземплярах, в отдельности на дела каждого подразделения за несколько лет. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

Графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копии и.т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись о количестве единиц хранения (дел, томов), первом и последнем номерах единиц хранения по описи дел.

Описи дел составляются в двух экземплярах, подписываются составителем, согласовываются с экспертной комиссией и утверждаются начальником филиала.

   На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел филиала, подготовка которого возлагается на заведующего архивом (смотрите Приложение№19)

 

Передача дел в архив филиала

 

Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в подразделениях, в которых они были сформированы.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов.

Передача дел в архив филиала осуществляется через год после завершения их в делопроизводстве. Так дела 2005 года передаются в архив в 2007 году.

В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Работник филиала, ответственный за ведение архива проверяет правильность оформления и формирования сдаваемых дел и составления описей.

Дела и описи, не соответствующие установленным требованиям, в архив не принимаются.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, руководством подразделений принимаются меры по их розыску.

Если дела не будут найдены, то составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения.

Дела в архив филиала доставляются сотрудниками подразделений с двумя экземплярами описей.

При приеме дел на архивное хранение работник архива присваивает описям дел учетные номера по реестру описей.

Прием каждого дела производится работником архива филиала в присутствии работника структурного подразделения. Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывая дату приема и количество принятых дел.

 

Порядок предоставления документов (дел), находящихся на архивном хранении.

 

Предоставление информации о документах, хранящихся в архиве филиала, по мотивированным запросам, касающимся компетенции подразделений

филиала и организаций, осуществляется с разрешения начальника филиала и осуществляется в форме информационного письма, справки о наличии в архиве соответствующих документов, а также перечня заголовков дел (документов).

Копии документов, хранящихся в архиве филиала, выписки из них и архивные справки, необходимые организациям и гражданам для решения вопросов, касающихся их компетенции, выдаются организациям и гражданам по их письменным запросам.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.