Отчет по производственной практике в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва»

Контролю подлежит исполнение всех документов, зарегистрированных в приемной начальника филиала согласно Перечню контролируемых документов с указанием срока их исполнения (смотрите Приложение № 12).

По указанию начальника филиала на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в Перечень.

Поручения исполняются к сроку, указанному в тексте документа или в резолюции руководства филиала. Если, срок исполнения не указан, то ответственный за делопроизводство в филиале устанавливает его согласно типовым срокам исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания или утверждения документа (протоколы, соглашения и т.п.), если не указан другой срок, а для поступивших - с даты регистрации.

Поручения с пометкой "срочно" и "немедленно" исполняются в срок не более трех дней, "оперативно" - в 10-дневный срок (в том числе с резолюцией "доложить"), если срок не установлен - в месячный срок.

Ответы на телеграфные запросы должны быть даны в срок не более трех дней.

Подготовленные проекты ответов, завизированные и согласованные со всеми задействованными в процессе его подготовки должностными лицами, передаются на подпись начальнику филиала за два дня до указанного срока исполнения.

Изменение срока исполнения производится только лицом, его установившим. При необходимости продление срока исполнения должно быть оформлено должностным лицом, указанным в поручении первым, который не позднее чем за три дня до истечения сpокa представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения документа.

Решение о переносе срока исполнения поручений, изложенных в приказах филиала, принимает начальник филиала.

Если продления срока требуют поручения, данные руководством ООО"Газпром трансгаз Москва", то ответственный исполнитель готовит письмо за подписью начальника филиала на имя руководителя ООО "Газпром трансгаз Москва" или ОАО "Газпром" , давшего поручение, не менее, чем за два дня до истечения установленного срока исполнения, с обоснованием причины отсрочки и отслеживает ход принятия решения.

Решение о продлении срока исполнения фиксируется в электронной карточке путем проставления отметки "Продлен до ... (кем) ... ". Информацию о продлении срока ответственный исполнитель обязан своевременно сообщить ответсвенному за делопроизводство в филиале.

Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь на основании документированного подтверждения исполнения. Решение о снятии поручения с контроля во всех остальных случаях принимается начальником филиала.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.

Поручения начальника филиала с резолюцией "представить", "внести предложения", "доложить" считаются исполненными, если представленные начальнику филиала они не возвращаются на доработку, и по ним принято соответствующее решение.

Контроль документов длительного срока исполнения осуществляется в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий текущего месяца - каждые пять дней.

За пять дней до истечения контрольного срока в отделы ответственным за ведение делопроизводства в филиале направляются "напоминания" о контрольных документах и поручениях, находящихся у них на исполнении.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов в структурных подразделениях филиала несут его руководители.

Функции ведения непосредственного контроля возлагаются на работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, который отслеживает ход исполнения документа и за два дня до истечения срока (кроме документов, исполняемых ответственному за ведение поручения).

На поступившие в их структурные подразделения по электронной почте "напоминания" ответственные за ведение делопроизводства заносят полученную от ответственного исполнителя информацию о ходе исполнения документа и визируют ее у руководителя структурного подразделения. Оформленное таким образом "напоминание" возвращается в электронном виде и на бумажном носителе ответственному за ведение делопроизводства в филиале.

Полученные данные ответственный за ведение делопроизводства в филиале заносит в электронную карточку для подготовки информации о ходе выполнения контрольных документов и поручений и готовит доклад руководству филиала и еженедельные справки:

о контрольных документах и поручениях, находящихся на исполнении в подразделениях филиала;

о контрольных документах и поручениях с истекшими сроками исполнения, составленную на основании полученных от структурных подразделений сведений.

Кроме того, ежедневно передает начальнику филиала в электронном виде сведения о контрольных поручениях, срок исполнения которых наступает на следующий рабочий день.

Секретарь руководителя оперативно информирует начальника филиала о поступивших в почте контрольных поручениях и о фактах нарушения сроков исполнения.

Снятие с контроля производится:

ответственным за ведение делопроизводства в филиале на основании документированного подтверждения исполнения;

решение о снятии поручения с контроля во всех остальных случаях принимается начальником филиала.

заместителями начальника филиала, руководителями структурных подразделений - данных ими поручений.

После выполнения задания руководство структурных подразделений, непосредственно ответственные исполнители или работники, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны представить ответственному за ведение делопроизводства в филиале копию ответа или другого документа (служебная записка, план, мероприятия и др.), свидетельствующего о выполнении поручения, со всеми относящимися к нему материалами для снятия с контроля.

Если по представленным материалам или проектам даны новые поручения начальником филиала, то дальнейший контроль осуществляется на основании последних поручений.

Поручение считается неисполненным, если исполнителем не представлены документы, подтверждающие его исполнение.

Данные о состоянии контроля исполнения и исполнительской дисциплины в филиале обобщаются секретарем руководителя, докладываются начальнику филиала, регулярно обсуждаются на совещаниях у руководителей филиала.

 

6.Классификация и систематизация  документов. Формирование дел.

 

В целях правильного формирования и учета дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов в филиале, составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке (смотрите Приложение № 13).

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Номенклатура дел подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ответственным за делопроизводство в филиале и утверждается начальником филиала.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года, уточняется, утверждается руководителем подразделения и представляется ответственному за делопроизводство в филиале на согласование.

На основании номенклатуры дел подразделений ответственный за делопроизводство в филиале составляет сводную номенклатуру дел, которая утверждается руководством филиала (смотрите Приложение№14).

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В номенклатуру дел включается вся документация, как создаваемая самим филиалом, так и получаемая от других организаций и лиц, отражающая деятельность филиала.

Не включаются в номенклатуру печатные, рекламно-информационные издания (сборники, справочники, газеты, журналы, плакаты, проспекты, благодарственные и поздравительные письма, пригласительные билеты и т.д.)

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Например: 55-01-03, где 55 - индекс филиала, 01 - индекс службы или отдела, 03 - порядковый номер дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разное", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), а также уточняющих данных о содержании документов, корреспондентах, датах, указание подлинности и копийности

 и т.д.

В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно - распорядительную документацию вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самого филиала (приказы, решения, протоколы).

За этой группой дел следуют дела с плановыми или отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из этих групп дела располагают по степени их важности. Например, вначале - годовые планы, затем - квартальные и после них месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в дело. Например: документы по эксплуатации подводных переходов (мероприятия, справки, переписка и т.д.).

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале - переписка с директивными и вышестоящими органами, затем с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями (филиалами).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: переписка с филиалами ООО «Газпром трансгаз Москва» о транспортировке газа.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Например: переписка по отчуждению домов операторов.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: переписка по поверке приборов с Орловским ЦСМ.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного

года. В графе 4 проставляются сроки хранения и номера статей в соответствии с типовым или ведомственным перечнями.

Сроки хранения документов, постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т.д.), устанавливаются в зависимости от значимости документов.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности, т.е. с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Отметка «ЭК», добавленная к сроку хранения, означает, что по истечении установленного срока должна быть проведена экспертиза ценности документов дела с целью определения их научно-исторической ценности и принятия решения о дальнейшем хранении или уничтожении.

Отметка «ДМН» («до минования надобности») означает, что срок хранения определяется при проведении экспертизы ценности документов дела, но не может быть менее одного года.

Временные (не постоянные) сроки хранения могут содержать примечания, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии окончания расчетов, завершения ревизии, истечения срока действия договора и т.д.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, заведении дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию или подразделение, о выделении дел к уничтожению.

Если в течение года возникает необходимость заведения дела, непредусмотренного в номенклатуре дел, то оно вносится дополнительно. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: