Порядок и основные правила составления управленческих документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 1 ПРАВИЛА И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Процедура составления документов Основные требования к содержанию документов Основные требования к структуре документов. 2 ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ Требования, предъявляемые к оформлению документов       2.2 Формы представления текстов управленческих документов 2.3 Стиль изложения документов 2.4 Бланки документов, их краткая характеристика ЗАКЛЮЧЕНИЕ БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

3   5 5 8 10   14 14 16 18 22 24 25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность всех предприятий, учреждений, организаций, независимо от формы собственности, охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную деятельность, контроль и расстановку кадров. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации, носителем которой является документ.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирование  информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Актуальность выбранной темы работы обусловлена тем фактом, что документ имеет юридическую силу только в том случае, если процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Цель работы – рассмотреть порядок и основные правила составления управленческих документов.

В соответствии с целью  работы, можно сформулировать задачи:

• рассмотреть процедуру составления управленческих документов;
• изучить основные требования к содержанию и структуре документа;
• проанализировать требования, предъявляемые к стилю изложения материала в документе.

При написании работы использовались нормативно-правовые акты Российской Федерации, учебные пособия и учебники по основам документационного обеспечения управления, делопроизводству.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ПРАВИЛА И ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Процедура составления документов

Подготовка основных видов управленческих документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие  стадии подготовки управленческого документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления  и оформления управленческого документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта управленческого документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших управленческих документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, – достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки управленческого документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки управленческого документа по какому-либо вопросу. Первая стадия разработки проекта управленческого документа, как и всякого другого – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам [6, с. 54].

Изучение законодательных  актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта управленческого документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания управленческого документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Завершающим этапом работы с проектами управленческих документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта  свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты управленческих документов.

Согласование проводит структурное подразделение или  лицо, готовившее проект управленческого документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств [8, с. 85].

Проекты управленческих документов, принимаемых коллегиальными органами, – постановлений и решений – обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или  его заместителем. Постановление  и решение имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в управленческий документ после подписания не вносятся.

Управленческие документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается  доведению управленческого документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

1.2 Основные требования к содержанию документов

В ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. На наш взгляд, это не совсем так. В обоснование подобной точки зрения сошлемся, к примеру, на соответствующие положения государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003, согласно которым текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов или одну из составляющих содержания документа.

Таким образом, будет  более верным рассматривать в  качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести:

• сведения об авторе (отправителе) документа;
• сведения об адресате (получателе) документа;
• сведения, позволяющие идентифицировать документ как фрагмент общей документированной информации, используемой в процессе управления предприятием, в том числе дата и номер документа, заголовок к тексту, а в ряде случаев, кроме того, и наименование вида документа;
• сведения, обеспечивающие юридическую силу документа – в частности, подпись (подписи) должностного лица (лиц) с соответствующими полномочиями;
• сведения вспомогательного характера, включение которых в состав содержания документа обеспечивает наибольшее удобство в работе с ним – например, о наличии приложений к документу, о его непосредственных (технических) исполнителях, а также об электронной копии документа.

Сведения о составляющих содержания типового управленческого  документа представлены на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Сведения о составляющих содержания

типового управленческого документа

Функциональное назначение содержания управленческого документа, по сути, совпадает с одной из основных коммуникативных функций письменного делового языка и заключается в обеспечении информационного обмена между участниками письменной деловой коммуникации, нередко определяемой как переписка (внутренняя или внешняя) [10, с. 25-27].

В большинстве случаев, однако, посредством управленческих документов обеспечивается информирование, предполагающее сообщение по назначению строго определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность реализации перечисленных функций, в свою очередь, зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации. Важной чертой содержания управленческого документа является его ясность и убедительность.

1.3 Основные требования к структуре документов

Эффективность изучения и уяснения содержания управленческого  документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. В соответствии с предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастная структура, предполагающая разделение текста на вводную (констатирующую) и основную (распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции.

Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время  логически взаимосвязанные фрагменты – части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы в составе нескольких (в некоторых случаях – только одного) предложений.

Пример развернутой  структуры части текста управленческого  документа представлен на рисунке 2. Отдельные виды управленческих документов в силу специфики своего функционального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру.

Так, для структуры текстов устава, положения характерно деление на разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты – аналогичной нумерацией с применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случаях точками. Отметим также, что структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.