Порядок и основные правила составления управленческих документов

 

                   ┌──────────────────────────────────┐

                   │              Часть I             │

                   └────────────────┬─────────────────┘

            ┌───────────────────────┴──────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Раздел I              │                        │Раздел II  (и т.д.)    │

│Общие положения       │                        └───────────────────────┘

└───────────┬──────────┘

            ├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Глава 1               │                        │Глава 2 (и т.д.)       │

│Основы организации    │                        └───────────────────────┘

│деятельности          │

└───────────┬──────────┘

            ├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Параграф (статья) 1   │                        │Параграф (статья) 2    │

│Сущность организации  │                        │(и т.д.)               │

│деятельности          │                        └───────────────────────┘

└───────────┬──────────┘

            ├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Пункт 1.1             │                        │Пункт 1.2  (и т.д.)    │

└───────────┬──────────┘                        └───────────────────────┘

            ├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Подпункт 1.1.1        │                        │Подпункт 1.1.2 (и т.д.)│

└───────────┬──────────┘                        └───────────────────────┘

            ├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Абзац первый          │                        │Абзац второй (и т. д.) │

└───────────┬──────────┘                        └───────────────────────┘

            ├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐                        ┌──────────┴────────────┐

│Первое предложение    │                        │Второе (и последующие) │

└──────────────────────┘                        │предложения            │

                                                └───────────────────────┘

Рис. 2. Пример развернутой структуры  части текста

управленческого документа

Рекомендуемая структура  текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура  текста положения о предприятии (организации, учреждении) предусматривает наличие следующих разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура  текста положения о структурном  подразделении в составе предприятия включает следующие разделы: общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности и права); ответственность; взаимоотношения; заключительные положения.

Более многообразной  представляется структура текстов  организационно-распорядительных документов предприятия. Рассмотрим в этой связи наиболее показательные варианты структуры, применяемые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной инструкции и приказа [10, с. 28-30].

Так, рекомендуемая структура  текста инструкции по виду деятельности предусматривает наличие следующих  разделов: общие положения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим); общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вида деятельности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста приказа  включает констатирующую и приказную  части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая – из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.

Рекомендуемая структура текстов документов договорной деятельности – контрактов (соглашений) – предусматривает наличие следующих разделов: стороны контракта (соглашения); предмет контракта (соглашения); условия контракта (соглашения); права и обязанности сторон; срок действия контракта (соглашения); порядок расчетов между сторонами; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон; особые условия; порядок разрешения споров между сторонами; юридические адреса сторон, их реквизиты. Разделы документов договорной деятельности, в свою очередь, обычно подразделяются на пункты и подпункты.

Коротко остановимся на структуре  текстов некоторых видов управленческих документов, образующих переписку предприятия.

Так, рекомендуемая структура текста протокола включает вводную и  основную части: первая формируется из отдельных предложений, вторая – из пунктов, соответствующих вопросам, рассматриваемым в рамках протокольного мероприятия (собрания, совещания, заседания и т.п.).

Рекомендуемая структура текста акта также предполагает наличие вводной  и основной частей. Вводная часть документа включает несколько предложений, а основная излагается по пунктам, в заключительном из которых содержатся предложения и (или) выводы.

Менее устойчивой в сравнении  с другими документами рассматриваемой группы является структура текстов деловых писем. В наиболее простых случаях мы, как правило, имеем дело с одночастными письмами, и наиболее показательным примером в этом смысле является текст сопроводительного письма. Тексты сложных писем, в которых излагается несколько взаимосвязанных друг с другом вопросов, могут структурироваться на три части - вводную, основную и заключительную. В большинстве случаев, однако, структура текста делового письма предусматривает наличие двух частей – вводной и основной.

Рекомендуемая структура  текста справки социально-правового  характера – одночастная, поскольку функциональное назначение данного документа состоит в подтверждении определенных сведений (фактов), а не в их интерпретации (описании).

 

 

 

 

 

 

 

2 ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Требования, предъявляемые к оформлению документов

Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и их краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Эти реквизиты – пусть и с известной долей условности – можно разделить на три функциональные группы:

1-я группа – реквизиты, применяемые в составе бланков;

2-я группа – реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;

3-я группа – реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.

К первой функциональной группе следует отнести:

• изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01, 02, 03);
• наименование предприятия (организации, учреждения) (08);
• отметку о дате документа (11);
• отметку о месте составления (издания) документа (14);
• код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);
• основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);
• справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (09);
• наименование вида документа (10).

Уточним, что применение последнего реквизита, 10, в совокупности с другими реквизитами является обязательным только для бланка конкретного  вида документа (за исключением бланка письма), а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 – для бланка письма. Для общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).

Ко второй функциональной группе следует отнести:

• код формы документа в соответствии с ОКУД (07);
• отметку о регистрационном номере документа (12);
• ссылку на регистрационный номер и дату документа (13);
• сведения об адресате (15);
• гриф утверждения документа (16);
• заголовок к тексту документа (18);
• текст документа (20);
• отметку о наличии приложения (21);
• подпись (22);
• гриф согласования документа (23);
• визы согласования документа (24);
• оттиск печати (25);
• отметку о заверении копии (26);
• отметку об исполнителе (27);
• идентификатор электронной копии документа (30).

К третьей функциональной группе следует отнести:

• резолюцию (17);
• отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);
• отметку об исполнении документа и направлении его в дело (28);
• отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).

 

2.2 Формы представления текстов управленческих документов

В соответствии с предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» текст управленческого документа должен составляться на государственном языке РФ или субъекта Федерации, за исключением случаев, когда документ направляется в другую страну. Не следует рассматривать данное правило как некую формальность – ведь документ, с содержанием которого не представляется возможным ознакомиться вследствие неверного выбора языка письменного делового общения, не способен реализовать свое основное функциональное назначение. Подчеркнем, что во всех случаях содержание управленческого документа должно полностью соответствовать грамматике и орфографии используемого для его изложения языка.

Столь же значимым представляется и обоснованный выбор формы представления  текста. В Методических рекомендациях  перечисляются следующие основные формы представления текстов управленческих документов:

• связный (сплошной) текст;
• текст-анкета;
• текст-таблица;
• комбинированный текст.

Связный (сплошной) текст  представляет собой грамматически  и логически согласованную управленческую информацию. Подобная форма представления текста является наиболее распространенной и применяется для подготовки содержания широкого круга управленческих документов, в том числе:

• организационно-нормативных (устав, положение, учредительный договор);
• организационно-распорядительных (инструкция по виду деятельности, должностная инструкция, правила, приказ, распоряжение);
• документов договорной деятельности (договор, контракт, соглашение, доверенность);
• документов, образующих переписку предприятия (протокол, акт, справка, служебная записка, деловое письмо) [6, с. 57-58].

Текст-анкета является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуется один объект по определенным признакам. Такие тексты наиболее широко применяются для представления содержания документов по кадрам, некоторых финансовых, экономических (бухгалтерских) документов, а также содержания приложений к большинству известных управленческих документов.