Порядок и основные правила составления управленческих документов

Постоянной информацией  в составе текста-анкеты являются наименования признаков, а переменной – соответствующие им характеристики. Постоянная информация обычно выражается именами существительными (словосочетаниями, в которых опорными словами являются имена существительные), а переменная информация - прилагательными, глаголами или цифрами (например, в виде даты).

Текст-таблица является предпочтительным во всех тех случаях, когда в содержании документа характеризуются по определенным признакам (одному или нескольким) несколько объектов одновременно. Подобные тексты чаще всего используются для представления содержания документов по планированию и отчетности, а также содержания приложений к ним.

Постоянная информация в составе текста-таблицы располагается  в так называемых головке («шапке») и боковике (крайней левой графе или столбце) таблицы, а переменная информация – в соответствующих ячейках таблицы, образованных пересечением строк и граф (столбцов). Обязательной является нумерация граф таблицы (арабскими цифрами), а также их озаглавливание (присвоение графам общего заголовка и подзаголовков) с преимущественным использованием имен существительных.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Наконец, комбинированный  текст представляет собой сочетание связного (сплошного) текста с текстом-анкетой и (или) текстом-таблицей. Подобная форма представления содержания является наиболее универсальной и потому применяется в большинстве управленческих документов.

2.3 Стиль изложения документов

Адекватность восприятия сути управленческого документа  во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов» тексты управленческих документов надлежит излагать деловым (официально-деловым) стилем.

Уточним, что деловой  стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками делового стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:

• нейтральный тон изложения;
• точность и ясность изложения;
• лаконичность изложения.

Деловой стиль характеризуется:

1. Сжатостью, компактностью изложения, основанной, в частности, на экономном использовании языковых средств.

2. Активным применением речевых клише.

3. Широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований (в особенности юридических, административных и др.).

4. Сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур.

5. Частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов.

6. Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для связи между частями сложных предложений.

7. Повествовательным способом изложения, опирающимся, в частности, на номинативные предложения с перечислениями.

8. Преобладанием прямого порядка слов в предложениях.

9. Особой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних менее значительных фактов другим более значительным.

10. Отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля автора управленческого текста.

Рассмотрим далее особенности  применения в управленческих текстах  некоторых категорий слов и словосочетаний. Начнем с так называемых клише – устойчивых языковых оборотов («языковых формул»), используемых при подготовке текстов в практически неизменном виде для описания однотипных управленческих ситуаций или вытекающих из них действий.

Применение клише позволяет  сократить текст, «спрямить» его, одновременно упростив его изучение и восприятие для адресата, поскольку смысловая нагрузка клишированных словосочетаний предельно унифицирована (стандартизирована) и практически исключает какое-либо вольное их толкование.

Применение терминов способствует повышению точности изложения  и соответственно более четкому  и однозначному его восприятию в  процессе изучения документа. Термин, как известно, – не что иное, как слово (в некоторых случаях – словосочетание), которому присвоено строго определенное (научное, специальное и т.п.) смысловое значение. Следует, однако, избегать перенасыщения управленческих текстов терминологией, в особенности специфической или редкой.

Терминологический «перебор» влечет за собой затрудненное восприятие документа. Во избежание недоразумений следует во всех необходимых случаях разъяснять адресату значение того или иного термина, используя для этого, к примеру, официальные определения из соответствующих ГОСТов.

Завершая разговор о  стилистике управленческих документов, обратимая к особенностям применения сокращений. Сокращение – это общепринятая неполная (усеченная) форма слова, используемая для дополнительной компрессии письменной деловой речи. Применительно к содержанию управленческих документов принято различать два основных вида сокращенных слов: лексические сокращения и графические сокращения.

Лексические сокращения, или аббревиатуры, представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов (например, СНГ, АСУ, Москапремонт, зам., спецназ и др.). Лексические сокращения функционируют в составе текста как самостоятельные слова.

Графические сокращения, в свою очередь, представляют собой сокращенные обозначения слов (например, п/о, гр-н, тчк, ж.-д., кв. м и др). В отличие от лексических сокращений графические сокращения словами не являются и применяются в изначальной форме только в письменной деловой речи, а при чтении подлежат расшифровке.

Примеры сокращений, используемых в текстах управленческих документов наиболее часто:

А. Лексические сокращения:

1. Буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ, АОЗТ.

2. Звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЕЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз.

3. Буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть – звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП.

4. Слоговые сокращения (образованы из частей слов, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар.

5. Частично сокращенные слова (образованы из части или частей и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза, профсоюз.

6. Усечения: зам., зав., спец., пред.

7. Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия] и [электро]ника).

8. Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Б. Графические сокращения:

1. Точечные: стр. – страница, др. – другие, т.п. – тому подобное, см. – смотри, эт. – этаж, ул. – улица, проц. – процент и др.

2. Дефисные: г-н – господин, гр-н – гражданин.

3. Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г – без года и др.

4. Нулевые или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины): т, кг, см, л.

5. Комбинированные: ж.-д. – железнодорожный, об/мин – оборотов в минуту, сев.-зап. – северо-западный и др.

Подытоживая, отметим, что  тексты управленческих документов не следует перенасыщать сокращениями, в особенности сокращениями графическими. В этой связи рекомендуется применять в текстах только сокращения, предусмотренные законодательными актами, государственными стандартами и словарями.

Введению в текст сокращения должно предшествовать применение полной формы сокращаемого слова, при этом сокращение указывается в скобках, например «домостроительный комбинат N 5 (ДСК-5)». При этом сокращения, применяемые в одном и том же тексте, не должны дублировать друг друга.

2.4 Бланки документов, их краткая характеристика

Управленческие документы, как это предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003, должны оформляться на бланках. Бланк  представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с  определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации.

Функциональное назначение бланков различно. Как правило, предприятия (организации, учреждения) применяют следующие основные виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

На предприятиях, кроме  того, в целях документационного  обеспечения деятельности структурных  подразделений (должностных лиц) могут  применяться общие бланки соответствующих структурных подразделений (должностных лиц).

Общий бланк предприятия  применяется при оформлении любых  видов документов, за исключением  писем. Соответственно, общий бланк  структурного подразделения (должностного лица) также может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк письма применяется  только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, должностного лица). Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, например, приказов, распоряжений и т.п.

Бланки, применяемые предприятием, должны соответствовать определенным требованиям.

Основные требования к бланкам предприятия:

1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).

2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу – не менее 20 мм, справа – не менее 10 мм.

3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.

4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрованным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).

5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.

Разработка бланков  организуется предприятием с соблюдением  положений разд. 5 Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Как было сказано в  данной работе, документ проходит следующие стадии подготовки:

• составление проекта или черновика документа;
• его предварительное согласование;
• перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);
• согласование и визирование оригинала;
• подписание оригинала.

К содержанию и форме  документа предъявляются определенные требования.

В заключение хочется  отметить, что количество обращающихся в различных сферах человеческой деятельности документов постоянно увеличивается. Составить, обработать, проанализировать, оперативно найти необходимую информацию можно только при рациональной организации работы с документами, внедрении современных информационных систем и технологий, программного обеспечения делопроизводства. Грамотное использование технико-технологических новшеств (компьютерной и копировальной техники, современных средств связи, включая электронные сети, электронную почту и т. д.) значительно влияет на такие важные показатели эффективности управления, как оперативность, экономичность, организация и культура труда персонала.

 

 

 

 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  СПИСОК 

1. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
2. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов». – М.: ВНИИДАД ФАС РФ, 2003.
4. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ. – Собрание Законодательства Российской Федерации, 1995, №8, ст. 609.
5. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учебное пособие. – М.: Вузовский учебник, 2004.
6. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003.
7. Зотова Е.Г. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие. – М.: РГОТУПС, 2006.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
9. Мандрица В.М. Делопроизводство: документационное управление деятельностью. – М.: ИНФРА-М, 2005.
10. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: Проспект, 2004.
11. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – 6-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2008.
12. Соколовская Т.А. Документационное обеспечение деятельности предприятий. – М.: Высшая школа, 2006.