Приказы по основной деятельности: этапы подготовки и правила оформления

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РОСИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«….»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Документоведение»

на тему:

«Приказы по основной деятельности:

этапы подготовки и правила оформления»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:   студентка I I курса Ларченко Олеся Викторовна   

                                                                                                                                                                     

                                                        

                                                         Научный руководитель:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Надым – 2013 г.

 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

Глава 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭТАПОВ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛ      ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ………………………………………………………….……...5

1.1 Понятие приказа и его виды…………………………………………...5

1.2. Этапы подготовки приказа. Этапы создания приказов по основной деятельности………………………………………………………………16

1.3. Правила оформления приказов

по основной деятельности…………………………………………..30

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ИЗУЧЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….45

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И  ЛИТЕРАТУРЫ…………………………............47

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….50

 

Введение

 

Единая государственная  система стандартизации коснулась также делопроизводства. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Унификация и стандартизация документации, в том числе ОРД – одна из важных сторон грамотного ведения делопроизводства в организациях и на  предприятиях¹.

Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что создание и оформление организационно-распорядительной документации на предприятии должно соответствовать нормам, правилам, ГОСТам, рекомендациям по ведению делопроизводства. Такое грамотное ведение и оформление документации обеспечит юридическую силу документам, что важно для любой организации.

Во всех предприятиях и учреждениях имеются единые формы ведения и оформления документов. Имеются общие бланки, формуляры и образцы документации.  Такая единая стандартизация и унификация документов облегчает и упрощает работу с ними. Благодаря Единой государственной системе делопроизводства облегчилось взаимоотношения и взаимопонимания между организациями в деловом и правовом обществе.

Целью курсовой работы является изучение приказов по основной деятельности (ОД), этапы создания и оформления на примере приказов ГБО.

Предметом исследования являются приказы по основной деятельности ГБОУ СПО «БПК». Объектом – устранение ошибок и совершенствование работы при создании и оформлении приказов.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить соответствующую  литературу по этапам подготовки, создания и оформления приказов по ОД;

- познакомиться с правовой и нормативной базой создания ОРД;

- изучить и проанализировать приказы по ОД на примере ГБОУ СПО «БПК»;

- найти и устранить  ошибки в приказах ГБОУ СПО «БПК»;

- предложить методы  усовершенствования в оформлении приказов и придания им юридической силы.

При написании  данной работы использовались следующие методы исследования: анализ, индукция, дедукция, комплексный метод, обобщение, классификация, сравнение, наблюдение.

 

Глава 1. Теоретические основы этапов подготовки и правил оформления приказов по основной деятельности

1.1. Понятие приказа и его виды

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами»².

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).

«Организационно-распорядительный документ - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц»³.

Организационно-распорядительной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях  независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как  наиболее общую категорию управленческих документов.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих  в сфере управления, которые подразделяются на следующие основные группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным относятся  документы, которые определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных  подразделений. Это уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания и т.д.

Распорядительной документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средством передачи письменных указаний подчиненным учреждениям и конкретным лицам. Это постановления, решения, распоряжения, указания, приказы и т.д.

Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры и т.д.

К организационно-распорядительной документации относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления.

Перечень приведенных  выше документов, входящих в систему  ОРД, не является исчерпывающим. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое  назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие - несут

информацию о самом  документе, являясь его обязательными атрибутами⁴.

В конкретной организации  порядок составления организационно-распорядительных документов устанавливается инструкций по делопроизводству или инструкцией, излагающей порядок работы с документами.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Все они составляют группу организационных  документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения⁵.

К организационным документам относятся устав, учредительный  договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция⁶.

Документы, составляемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, относятся к группе организационных документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения⁷.

С точки зрения срока  действия организационные документы  относятся к бессрочным: они действуют  впредь до их отмены или до утверждения  новых (исключение составляет штатное  расписание, которое разрабатывается  и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационные документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение)⁸.

Разрабатывает организационные  документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинства таких документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные  документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации⁹.

Организационные документы  оформляются на стандартном листе  бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами¹⁰.

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач¹¹.

Правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы наделяется руководство любой организации независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и др. факторов. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали¹².

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

- администрация предприятий,  учреждений, организаций - приказы,  инструкции, указания;

- кооперативные организации  - решения; 

- общественные организации  - постановления, распоряжения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, решения, постановления. Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов¹³.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть: