Приказы по основной деятельности: этапы подготовки и правила оформления

- необходимость исполнения  принятых законодательных, нормативных  правовых актов и иных решений  вышестоящих органов и ранее  принятых решений данной организации; 

- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа, согласование документа и его подписание¹⁴.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), издаются в соответствующей  форме (приказ, постановление и др.). Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений  документов вышестоящих органов  или документов других организаций  осуществляется в форме, установленной  автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Информационно-справочные - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов¹⁵.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие  принимать определенные решения  или может быть лишь принята к сведению, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам и, в отличие от последних, не содержат поручений и не являются обязательными к исполнению.

Документы этой системы  играют служебную роль по отношению  к организационным и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую¹⁶. К таким документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень¹⁷.

Среди ОРД можно также выделить отдельно группу документов по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки) и коммерческие документы (контракты, договоры).

Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с соответствующими документами называются административным делопроизводством.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов: общих, для организационно-распорядительных документов (ОРД), и бланков для писем.

Схема оформления большинства  организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Приказ относится к  распорядительным документам.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности¹⁸.

Приказ является самым  распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по «вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений и их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности¹⁹.

Приказ – это нормативный  документ, издаваемый руководителем  предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и  оперативных задач, стоящих перед  организацией, по всем вопросам руководства  ее текущей деятельностью. Эти приказы  называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Приказы по основной деятельности издаются при:

• создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;

• утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

• введение новых стандартов;

• изменении графика работы предприятия и т. д.;

Приказы по личному составу издаются при:

• назначении работников на должность;

• при освобождении от должности;

• при перемещении по службе;

• поощрениях или взысканиях;

• уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных пунктов  делает приказ сложным.

В сложных приказах при  решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок  формулируется в зависимости  от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»).

В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты. Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц, оформляется отдельным пунктом.

 

 

1.2. Этапы подготовки  приказа. Этапы создания приказов

по основной деятельности

 

На стадии подготовки приказа выполняются следующие операции:

подготовка проекта  приказа, оформление проекта приказа.

Подготовку и оформление проектов приказов проводят должностные лица - руководители подразделений (специалисты) по поручению руководителя предприятия.

1. Подготовка проекта приказа

При подготовке проекта  приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта приказа. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания приказа.

Констатирующая часть приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания приказа очевидна).

Констатирующую часть  приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек²⁰.

В распорядительной части  приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать. Распорядительную часть текста приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения и др.) или части их, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие приказом нормативные документы (инструкции, положения, правила и др.), как правило, оформляются в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".

Страницы приказа и  приложений нумеруются как единый документ.

2. Оформление проекта  приказа

Оформление проекта  приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов²¹. На данной стадии на проекте приказа проставляются следующие реквизиты:

- эмблема организации;

- код организации по ОКПО;

- код документа по ОКУД;

- наименование организации;

- название вида документа;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на общем бланке предприятия.

На стадии подписания приказа выполняются технологические операции, связанные с:

- согласованием проекта приказа;

- передачей проекта приказа в службу ДОУ;

- проверкой правильности оформления проекта приказа;

- корректировкой проекта приказа;

- проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";

- подписанием проекта приказа.

3. Согласование проекта приказа.

Подписание проекта  приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект приказа, согласует его с руководителями структурных подразделений, юристом, главным бухгалтером и другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется  в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект приказа (далее "на бланке приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются, либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на бланке приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта приказа²².

4. Передача проекта  приказа в службу ДОУ

После завершения согласования проект приказа передается должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").

5. Проверка правильности оформления проекта приказа

Перед передачей проекта  приказа на подпись руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект приказа возвращается должностному лицу, готовившему его, на доработку²³.

6. Корректировка проекта  приказа.

В полученный от специалиста  службы ДОУ для подписания проект приказа руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта приказа и не нарушают его юридической силы.

7. Проставление реквизита  "Гриф ограничения доступа  к документу".

При наличии в проекте приказа сведений, входящих в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте приказа руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу"²⁴.

8. Подписание проекта  приказа.