Приказы по основной деятельности: этапы подготовки и правила оформления

- документы к приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

- приказы, содержащие сведения, входящие в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, группируются и подшиваются в отдельное дело. 

 

Этапы подготовки приказов по основной деятельности

 

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому.

Подготовка приказа  включает в себя несколько этапов:

- инициирование издания приказа;

- сбор необходимой информации;

- подготовка проекта документа;

- согласование;

- проверка правильности оформления;

- подписание;

- доведение приказа до исполнителей.

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Инициирование издания  приказа по основной деятельности, сбор необходимой информации  и подготовка проекта документа осуществляются по тем же правилам, что и для любых других видов приказов³³.

Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными  лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

Если приказ вводит в  действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются  в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются  в тексте.

Приказ вступает в  силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности определяются на постоянное хранение.³⁴

В Указаниях по применению Перечня говорится о том, что  организации, не являющиеся источниками  комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа № 3) следующим образом:

- государственные, муниципальные организации – 10 лет;

- негосударственные организации – не менее 10 лет.

Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

 

 

1.3. Правила  оформления приказов по основной  деятельности

 

Приказы (распоряжения) оформляются  на общем бланке формата А4 или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее). Формуляр приказа включает следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• дату (датой приказа является дата его подписания);

• регистрационный номер (индекс документа или его порядковый номер);

• место издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись руководителя;

• отметку о согласовании;

• отметку об исполнителе (фамилию и номер телефона).

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05

Документы, изданные двумя  или более организациями, должны иметь одну (единую) дату³⁵.

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией  о корреспонденте, исполнителях и  др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе³⁶.

Место составления или  издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок. Он отвечает на вопрос «о чем?» – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д. При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером 14 через полуторный интервал или 12 через одинарный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков приказов по основной деятельности, которые хранятся постоянно³⁷, лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм³⁸.

Текст приказа состоит  из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: "В целях...", "На основании...", "В связи с...".

Если основанием для  издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т. е. приводятся все поисковые данные. Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть  отделяется от констатирующей глаголом "Приказываю", который пишется  прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце  глагола ставится двоеточие. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Например: "Директорам заводов...", "Начальнику отдела кадров Иванову В. П..." и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "обеспечить", "утвердить".

В качестве исполнителей поручений могут выступать также организации и структурные подразделения. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит лист рассылки произвольной формы, где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить.

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.И.О.). Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера.

Распорядительные документы  могут иметь приложения, на которые  даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части³⁹.

Приложение к приказу - дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Но "приложение" как реквизит в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «"Утвердить инструкцию по делопроизводству" (приложение 1)».

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово "Приложение" (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

 Приложение 1

 к п. 2 Приказа 

от 14.12.2009 N 165

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: "(прилагается)", а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных  подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Далее в ходе работы над  проектом приказа следуют этапы  согласования и подписания. Проекты  приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - "Проект".

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и  сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне⁴⁰.

Согласование документа  оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки  из приказа по каждому пункту⁴¹.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

После подписания и регистрации  с приказа снимаются копии  и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

 

Глава 2. Анализ и изучение оформления приказов по основной деятельности в ГБОУ СПО «Бирский педагогический колледж»

2.1. Анализ и  устранение ошибок в оформлении  приказов по основной деятельности  ГБОУ СПО «Бирский педагогический  колледж»

 

Приказ «О создании штаба оповещения…» (приложение 1) оформлен на общем бланке формата А4. Необходимые поля бланка соблюдены, шрифт № 14, междустрочный интервал одинарный. При шрифте № 14 междустрочный интервал должен быть полуторным или при одинарном интервале – шрифт № 12.

Название организации  без указания справочных данных, т.к. это внутренний документ. Рядом с  регистрационным номером указан код «ОД», он необязателен и указывает на то, что данный приказ относится к приказам по основной деятельности.

Заголовок к тексту оформлен верно. Текст от заголовка отделен лишь полуторным интервалом. Должен быть 2-3 междустрочный интервал.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной частей. Основанием для издания данного приказа  послужило Постановление и Указание. Указано название, номер и дата только Постановления.

Глагол "Приказываю" должен печататься с новой строки, но без абзаца.

Распорядительная часть  делится и состоит из 5 пунктов, пронумерованных арабскими цифрами. Первый пункт представлен в виде таблицы с указанием фамилий и должностей. Ответственный за создание штаба указан в пункте 3. Можно было эти два пункта объединить или прописать друг за другом. Исполнителями являются сотрудники учебного заведения. Сроки исполнения в пунктах указаны не корректно: «С момента получения распоряжения ОВК РБ по г. Бирск и Бирскому району». Отсутствие конкретной даты делает сроки «размытыми», чего не должно быть в документе.