Приказы по основной деятельности: этапы подготовки и правила оформления

В пятом пункте указано  контролирующее лицо: сам руководитель образовательного учреждения.

Отсутствует отметка  о наличии приложения. В распорядительной части приказа говорится об исполнении в срок «с момента получения распоряжения ОВК РБ по г. Бирск и Бирскому району». Данное распоряжение необходимо включить в данный приказ как приложение, соответственно оформив его в документе. Под текстом с новой строки, пропустив 2-3 междустрочный интервал необходимо написать слово «Приложение:» и ниже указать его название, на скольких листах и в каком количестве экземпляров. Само распоряжение прилагается далее на отдельных листах. Сверху в правом углу первого листа приложения указывается: «Приложение №», наименование документа, его дата и регистрационный номер⁴².

Отсутствует также гриф согласования документа, который является обязательным реквизитом, поскольку  документ касается деятельности всей организации. Гриф согласования и визы согласования указывают на последнем листе приказа, на верхней части оборотной стороны.

Визы ознакомления проставлены  в нижней части лицевой стороны  последнего листа документа. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа⁴³. Анализируемый приказ останется в самом учебном заведении, поэтому визы целесообразно проставлять в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

В визах ознакомления отсутствует дата подписания. Нет  подписи последнего исполнителя, что  делает приказ незавершенным, незаконченным, что также недопустимо по отношению к документам. Только законченный, завершенный приказ: со всеми визами, подписями – можно считать вступившим в юридическую силу и подшить к делу.

Согласование документа  оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись  и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Визы проставляют в верхней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа⁴⁴.

В документе отсутствует отметка об исполнителе, которая должна состоять из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Анализ приказа «Об  организации субботника» (приложение 2).

Приказ оформлен на общем бланке формата А4. Необходимые поля бланка соблюдены, шрифт № 14, междустрочный интервал одинарный. Необходимо изменить шрифт на № 12, либо, междустрочный интервал сделать полуторным.

Заголовок к тексту оформлен верно. Текст от заголовка необходимо отделить 2-3 междустрочным интервалом.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части указана причина: «В связи  с проведением экологического субботника…».

Глагол "Приказываю" должен печататься с новой строки, но без абзаца.

Распорядительная часть делится и состоит из 4 пунктов, пронумерованных арабскими цифрами. Исполнителями являются сотрудники организации: руководители учебных групп, комендант. Контроль и ответственность за исполнением приказа возложена на заместителя директора по АХР, заместителя директора по воспитательной работе и педагога-организатора.

Отсутствует отметка  о наличии приложения. В первом пункте приказа говорится о наличии приложения: «по приложенному графику». Данный график необходимо включить в приказ как приложение, соответственно оформив его в документе. Под текстом с новой строки, пропустив 2-3 междустрочный интервал необходимо написать слово «Приложение:» и ниже указать его название, на скольких листах и в каком количестве экземпляров. Сам график прилагается далее на отдельных листах. Сверху в правом углу первого листа приложения указывается: «Приложение №», наименование документа, его дата и регистрационный номер⁴⁵.

Гриф согласования документа в целом оформлен верно. Однако после слова «согласовано» предлог «с» не нужен, а должность указывается в именительном падеже. В анализируемом приказе гриф согласования находится в нижней части лицевой стороны приказа. Гриф согласования и визы согласования указывают на последнем листе приказа, на верхней части оборотной стороны.

Визы ознакомления проставлены в нижней части лицевой стороны последнего листа документа. Так как подлинник документа остается в организации, визы должны проставляться в нижней части оборотной стороны подлинника документа. В визах ознакомления также отсутствуют даты подписания. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Соответственно этому порядок очередности подписей исполнителями приказа необходимо изменить: заместитель директора по воспитательной работе,

заместитель директора  по АХР,

комендант,

педагог-организатор.

В документе отсутствует отметка об исполнителе, которая должна состоять из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу⁴⁶.

Анализ приказа «О соревновании санитарных дружин» (приложение 3).

Оформление приказа  по отношению к шрифту, междустрочным  интервалам и т.д. имеет такие же недочеты, как и в первых двух ранее анализируемых приказах.

Заголовок к тексту должен быть без кавычек.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной частей. Основанием для издания данного приказа послужил другой приказ. Дата, номер и название приказа основания указаны верно.

Распорядительная часть  делится и состоит из 6 пунктов, пронумерованных арабскими цифрами. В первом пункте указан срок исполнения: 25.05.2012г.

Отсутствует также гриф согласования документа, который является обязательным реквизитом, поскольку документ касается деятельности всей организации. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Гриф согласования и визы согласования указывают на последнем листе приказа, на верхней части оборотной стороны.

Визы ознакомления проставлены  в нижней части лицевой стороны  последнего листа документа. Так как приказ останется в самом учебном заведении, визы нужно проставлять в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

В визах ознакомления отсутствует дата подписания. Нет  подписи первого исполнителя (Байрамгулова А.З.), что также является неправильным. Этап подписания и ознакомления так же важен, как и остальные этапы подготовки и создания приказа. Среди исполнителей приказа в списке подписей ознакомления отсутствуют фамилии и подписи и.о. заместителя директора (исполнитель по пункту 3), который по должности должен стоять первым в списке, и шеф-повар (исполнитель по пункту 4).

В документе также отсутствует отметка об исполнителе.

Анализ приказа «Об  участии в республиканском фестивале» (приложение 4).

В констатирующей части  основанием являются протокол и письмо из  министерства. Название протокола указано, но отсутствует его дата и номер. Необходимо указать все реквизиты протокола.

Распорядительная часть  состоит из 8 пунктов. В первом указаны  сроки исполнения. Во втором пункте необходимо дополнить название должности исполнителя Имановой Н.М. В остальных пунктах указаны исполнители приказа. Не прописано контролирующее лицо. Отсутствуют также гриф и визы согласования. Так как в приказе затрагивается тема оплаты, документ согласовывается с бухгалтерией. Подписи ознакомления необходимо проставлять в нижней части оборотной стороны последнего листа приказа. Не хватает подписи ознакомления Имановай Н.М., а также дат подписания.

Также отсутствует отметка  об исполнителе документа.

Анализ приказа «О проведении Дня ветерана» (приложение 5).

Текст приказа состоит  из констатирующей и распорядительной частей. Вторая часть приказа состоит  из 12 пунктов. В первом прописаны  сроки исполнения: дата проведения мероприятия. В остальных пунктах  перечислены исполнители – сотрудники учебного заведения и задания. Контролирующие ответственные лица указаны в последнем пункте.

Подписи ознакомления оформлены  в нижней части лицевой стороны  последнего листа приказа. Так как  документ внутренний, их необходимо было оформить в нижней части оборотной  стороны последнего листа приказа. Из 20 фамилий исполнителей прописаны только 18. Среди данного списка отсутствуют фамилия заместителя директора по воспитательной работе Надыршина Я.С и председателя совета ветеранов колледжа Киьмяковой Б.Р. Причем заместитель директора по должности должен стоять первым в списке подписей ознакомления. Среди подписавшихся исполнителей нет двух подписей: Батаниной Е.В. и Кузьминой Т.И., что делает приказ незавершенным. Также отсутствуют даты подписания.

Гриф согласования, визы согласования и отметка об исполнителе также отсутствуют. Для приказов по основной деятельности эти реквизиты являются обязательными.

Изучив и проанализировав  примеры приказов по основной деятельности в ГБОУ СПО «БПК» можно сделать  следующие выводы.

В целом оформление, реквизиты, стиль ведения приказов по ОД соответствуют стандартам УСОРД, за исключением некоторых недочетов, которые повторяются: несоответствие № шрифта и междустрочного интервала, отсутствие 2-3 междустрочного интервала между заголовком и текстом, слово «приказываю» пишется без абзаца. Но это незначительные замечания, которые не являются особо важными. Более грубыми ошибками в оформлении приказов являются отсутствие грифа и виз согласования, отметки о наличии приложения, там, где они очевидны, отсутствие отметки об исполнителе (во всех анализируемых приказах). В некоторых приказах часто отсутствуют подписи ознакомления и во всех – даты подписания. Такое в оформлении документов недопустимо. Приказ должен иметь законченный вид и лишь тогда, когда все визы и подписи будут проставлены, документ вступает в юридическую силу.

2.2. Рекомендации  по усовершенствованию оформления  документов  в ГБОУ СПО «Бирский  педагогический колледж»

 

Изучение и анализ приказов по основной деятельности в  ГБОУ СПО «БПК» показал, что в целом оформление приказов в организации проходит на должном уровне. Приказы ведутся по унифицированным и стандартизированным формам. За исключением небольших ошибок в оформлении соблюдаются все правила (реквизиты, стиль, оформление, грамматика и т.д.) составления таких видов документов. Особо грубых нарушений в оформлении приказов по ОД замечено не было. Отсутствие тех или иных реквизитов в некоторых приказах объясняется неосведомленностью некоторых моментов составления документов исполнителем. А так как это повторяется сразу в нескольких приказах – это объясняется тем, что при проверке документов такого рода замечания не были предъявлены исполнителю, в связи с их незначительным нарушением.

Для устранения ошибок при оформлении документации необходимо обращаться к методическим пособиям по делопроизводству, инструкциям, правилам, перечням, к ГОСТам, законам:

- Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденна распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

- Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с.

- ГОСТ Рб.30-2003. Унифицированные системы документации. 
Унифицированная система организационно-распорядительной 
документации. Требования к оформлению документов. — М.: 
Изд-во стандартов, 2003.

- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Изд-во стандартов, 1998.

- Закон Российской Федерации от 20.02.95 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». – Ч.ч. 2-4 ст. 5.

- Федеральный закон № 77-ФЗ от 23.11.1994 г. «Об обязательном экземпляре документов».

Также руководителю организации  в целях повышения грамотности  среди работников делопроизводства целесообразно отправлять сотрудников  на различные семинары и лекции по повышению квалификации.

Любая организация должна понимать, что именно грамотное оформление документации (стандартизация, унификация документов, реквизиты, стиль и т.д.), обеспечит юридическую силу всем своим документам.

 

 

Заключение

 

Контроль за соблюдением  правил оформления документов, а также ответственность за нарушение требований ГОСТ несет прежде всего руководитель организации. Поэтому именно в его интересах иметь грамотный персонал, ведущий делопроизводство. Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организациях осложнено вследствие его рекомендательного характера. Кроме того, вступивший в действие с 01.07.2003 Федеральный закон «О техническом регулировании» устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность его применения (статья 12). Эта новая для нашей страны правовая норма, принятая в международной стандартизации, будет иметь в качестве последствия изменение форм внедрения.

Устанавливается определенное соглашение заинтересованных сторон —  авторов стандарта и потребителя  — о соблюдении его положений. Участниками соглашения могут быть все заинтересованные стороны, а именно: служба ДОУ⁴⁷.